Saber como convidar alguém para uma reunião no Teams e adicionar uma pessoa a uma chamada no Teams é uma habilidade essencial para colaborar de forma eficaz hoje em dia. Com mais de 80 milhões de usuários ativos diariamente no Microsoft Teams (Microsoft 2024), conseguir convidar rapidamente alguém para uma reunião no Teams ajuda as equipes a manterem-se conectadas e produtivas.
Em 2025, com o avanço do trabalho híbrido, dominar essas habilidades se tornou ainda mais importante. Segundo a Slack (2023), cerca de 60% das reuniões agora incluem uma combinação de participantes no escritório e remotos, tornando o acesso de convidados e a capacidade de adicionar participantes em tempo real no Teams partes fundamentais de uma colaboração bem-sucedida.
Este guia vai mostrar diferentes formas de enviar convites e adicionar participantes às suas reuniões no Teams — seja antes da reunião começar ou durante a chamada — além de dicas para solucionar problemas comuns e recomendações de ferramentas que podem tornar o processo mais simples.
Como convidar alguém para uma reunião no Teams antes de ela começar
Para adicionar alguém a uma reunião no Teams antes que ela comece, você pode agendar a reunião diretamente no Microsoft Teams ou pelo seu calendário do Outlook. No Teams, vá até a aba de calendário e clique em “Nova Reunião”. A partir daí, preencha os detalhes da reunião, como título, data, horário e participantes obrigatórios. Você pode usar o Assistente de Agendamento para verificar a disponibilidade e, em seguida, convidar pessoas digitando seus nomes ou e-mails. Depois de adicionar todos, clique em “Enviar” para compartilhar o convite da reunião do Teams. A reunião aparecerá no calendário de todos com todas as informações necessárias.
Se você estiver usando o Outlook, pode selecionar “Nova Reunião do Teams” diretamente do seu calendário do Outlook. Assim como no Teams, você insere as informações da reunião e envia o convite. Ambos os métodos incluem automaticamente um link que permite aos convidados entrar na reunião online com apenas um clique.
Você também pode compartilhar o link manualmente se quiser adicionar alguém de última hora à chamada no Teams ou convidar alguém de fora da sua organização para os detalhes da reunião. Basta abrir a reunião agendada no seu calendário do Teams, clicar para visualizar os detalhes completos da reunião e copiar o link no topo. Você pode colar e enviar esse link por chat, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação. Isso dá aos participantes acesso fácil à reunião, mesmo que eles não tenham sido incluídos no convite original.
Antes de iniciar sua reunião no Teams, teste a configuração do seu Teams para garantir que está tudo funcionando corretamente.
Como convidar alguém para uma reunião no Teams durante a chamada
Se você já estiver em uma reunião no Microsoft Teams e precisar incluir alguém que não foi convidado originalmente, é possível adicionar participantes no momento. Esse processo de convite em tempo real é rápido e funciona tanto para pessoas da sua organização quanto para convidados externos, conforme indicado na documentação da Microsoft (2025) e nas práticas comuns de TI compartilhadas no Reddit (2023).
Veja como convidar alguém para uma reunião no Teams durante a chamada:
1. Clique no ícone “Pessoas” nos controles da reunião na parte superior da tela.
2. Na barra lateral que aparecer, digite o nome ou o e-mail da pessoa na barra de pesquisa.
3. Selecione o usuário correto e clique em “compartilhar convite” ou “Solicitar participação”.
4. O convite para a reunião do Teams será enviado imediatamente, permitindo que a pessoa acesse por meio do link da reunião.
Esse recurso é especialmente útil se você esqueceu de adicionar uma pessoa à chamada do Teams ao agendar a reunião ou se precisar convidar alguém devido a uma mudança de última hora. Seja um membro interno da equipe ou um contato externo, o acesso de convidados do Teams permite incluí-los sem complicações. No entanto, é importante verificar com o departamento de TI qual é a capacidade máxima de reuniões no Teams para sua organização.
Soluções quando não for possível adicionar alguém
Se você não conseguir adicionar participantes obrigatórios ou alguém à reunião do Teams, geralmente o motivo está nas configurações ou na disponibilidade. Abaixo estão dois dos motivos mais comuns pelos quais você pode enfrentar problemas ao tentar convidar alguém para uma reunião no Teams, junto com maneiras práticas de resolvê-los.
- Permissões ou configurações da reunião estão bloqueando convites
Às vezes, as opções da reunião são configuradas para impedir que certas pessoas, como convidados externos, participem da reunião. Essas configurações também podem impedir que notificações sejam enviadas aos participantes.
Solução: Vá até o calendário do Teams e encontre o convite da reunião agendada.
Clique em “Editar”.
Em seguida, revise as configurações de acesso à sala de espera, apresentadores e permissões de convidados.
Certifique-se de que participantes externos possam ignorar a sala de espera e que o acesso de convidados esteja ativado.
- Usuário está offline ou indisponível
Pode não ser possível adicionar participantes se o usuário estiver offline ou inativo no Microsoft Teams. Isso ocorre com frequência com convidados externos ou contas que não acessaram o Teams recentemente.
Solução: Verifique novamente o e-mail da pessoa e reenvie o convite da reunião. Você também pode copiar o link da reunião nos detalhes do evento e enviá-lo manualmente por e-mail ou por outra plataforma como o Outlook.
Soluções comuns para problemas ao adicionar participantes
Se a solução de problemas básica não resolver, considere os seguintes ajustes no nível da organização:
- Ativar o acesso de convidados no Centro de Administração do Microsoft Teams
Conforme destacado pelo TechRadar (2024), o acesso de convidados em reuniões do Teams pode estar desativado por padrão em algumas empresas. Sua equipe de TI pode ativá-lo nas configurações do Teams para permitir que usuários externos participem. - Revisar políticas organizacionais que bloqueiam o acesso externo
As configurações de segurança do Microsoft Teams podem restringir usuários que não fazem parte da sua organização. Essas políticas podem precisar ser ajustadas para permitir a adição de determinados participantes.
Exemplo: O departamento de TI descobriu que um usuário convidado estava bloqueado devido a uma política padrão. Depois de atualizar as configurações de acesso, o usuário pôde ingressar na reunião on-line por meio do link compartilhado, sem precisar de um novo convite do Teams.
Ao verificar as opções da reunião, garantir que as permissões de convidados estejam habilitadas e — se necessário — atualizar a política da organização, você resolverá a maioria dos problemas ao tentar adicionar colaboradores ou qualquer pessoa a uma chamada ou reunião do Teams.
Ferramentas para aprimorar convites de reunião no Microsoft Teams
Quando se trata de gerenciar e acompanhar convites de reunião no Teams, usar as ferramentas certas economiza tempo e evita confusão. Uma opção útil é o Bluedot, um assistente de reunião com IA que não apenas captura áudio e transcreve suas reuniões no Microsoft Teams, mas também registra quando novos participantes são adicionados durante a chamada. Isso facilita consultar quem entrou e em que momento, sendo especialmente útil para manter registros precisos quando alguém é adicionado no meio da reunião.
Para funcionalidades básicas, o Microsoft Teams também oferece compartilhamento de link integrado. Ao agendar uma nova reunião no calendário do Teams, o sistema gera automaticamente um link da reunião. Você pode copiar esse link nos detalhes do evento e enviá-lo por chat, e-mail ou qualquer outra plataforma. Assim, é rápido convidar alguém para uma reunião — mesmo em cima da hora — sem precisar reenviar o convite completo.
Combinar os recursos nativos do Teams com ferramentas como o Bluedot proporciona mais visibilidade, melhores anotações e um gerenciamento tranquilo das mudanças de participantes de última hora.
Conclusão
Saber como adicionar alguém a uma reunião do Microsoft Teams é simples quando você conhece os passos certos. Seja enviando o convite com antecedência ou adicionando uma pessoa depois que a chamada já começou, este guia detalhado mostra como o Teams oferece maneiras intuitivas de manter suas reuniões inclusivas e organizadas. Usar recursos como o link de convite do Teams e o painel “Pessoas” durante as chamadas garante que você possa convidar rapidamente participantes sem interromper o andamento da reunião.
Para tornar o gerenciamento das suas reuniões ainda mais fácil, considere usar ferramentas como o Bluedot. O Bluedot não só grava a reunião no Teams, mas também registra automaticamente quando novos participantes entram, com identificação de falantes, para que você nunca perca um detalhe. Esse tipo de assistente inteligente melhora o fluxo de trabalho, simplifica a colaboração e facilita a revisão de discussões importantes mais tarde.
Experimente usar o Bluedot na sua próxima reunião e veja como ele aprimora a experiência — desde o gerenciamento de convites até a captura de cada momento importante. É uma forma poderosa de manter tudo organizado e garantir que todos estejam na mesma página.
Adicionar Alguém a uma Reunião do Teams: Perguntas Frequentes
Posso adicionar alguém que não pertence à minha organização?
Sim. O Microsoft Teams permite convidar pessoas para reuniões mesmo que não façam parte da sua empresa. Ao criar o link de convite, basta compartilhá-lo com qualquer pessoa para que ela participe como convidada. Você pode ver quem participará nos detalhes da reunião do Teams. Isso é muito útil para a colaboração em modo híbrido, quando clientes ou parceiros externos precisam de acesso. Apenas verifique se as configurações da sua organização permitem o acesso de convidados — às vezes é necessário que a equipe de TI habilite essa opção.
Por que não consigo adicionar alguém à minha reunião do Microsoft Teams?
Se estiver com dificuldades para adicionar alguém aos detalhes da reunião, pode ser por vários motivos. Em algumas empresas, as políticas bloqueiam o acesso de convidados ou limitam quem pode participar — um problema comum de acesso no Teams. Em outros casos, as configurações da reunião podem permitir somente certos participantes ou exigir que eles aguardem no lobby. Revise as opções da reunião e o convite no calendário para garantir que as permissões corretas estejam ativadas. Se necessário, peça ao departamento de TI para verificar as ferramentas de agendamento ou crie uma nova reunião.
Como adicionar alguém depois que a reunião do MS Teams já começou?
Se você esqueceu de incluir alguém antes, não se preocupe. Durante a chamada, clique no ícone “Pessoas”. Digite o nome ou o e-mail da pessoa e envie o convite na hora. Isso funciona tanto para usuários da sua organização quanto para convidados. Eles receberão imediatamente um link para entrar na reunião. É uma forma simples de manter a colaboração no Teams sem interromper o andamento da conversa.
