Disposer d’un modèle de réunion en tête-à-tête permet aux managers et aux employés d’avoir des conversations structurées et significatives. Un bon modèle offre une vision claire des moments clés tels que les retours, la performance de l’équipe, le développement de carrière, la performance individuelle, les objectifs personnels, ainsi que des points sensibles courants comme les attentes floues ou les sujets de discussion.
En organisant des réunions en tête-à-tête, vous favorisez une communication ouverte et résolvez des problèmes liés à des réunions improductives ou à un manque d’alignement avec un collaborateur direct. Poursuivez votre lecture pour découvrir des outils et des conseils pour créer un modèle d’ordre du jour exceptionnel, qui stimulera la productivité des employés, apportera une valeur durable et renforcera les relations entre les équipes et les individus.
Qu’est-ce qu’une réunion en tête-à-tête?
Une réunion en tête-à-tête est une rencontre régulière avec un ordre du jour défini, organisée entre un manager et un collaborateur direct ou un employé. Contrairement aux réunions d’équipe générales, elles se concentrent sur les défis, les objectifs de carrière et les aspirations de l’individu dans un cadre privé. Elles permettent également de discuter des indicateurs clés de performance (KPI) du membre de l’équipe, en lien avec ses objectifs. Ces réunions renforcent la culture et la dynamique d’équipe, l’engagement des employés ainsi que leur développement et leur croissance, grâce aux échanges sur les feedbacks, les aspirations professionnelles et les objectifs personnels.
Types de modèles de réunions 1:1
Définition et planification des objectifs OKR
Cette réunion vise à aligner les objectifs et buts d’un employé avec ceux de l’organisation de l’entreprise. Elle est souvent utilisée pour définir des résultats clairs et mesurables, et pour s’assurer que les managers et les employés connaissent toujours leurs responsabilités. Ces réunions servent à clarifier les attentes, à responsabiliser chacun, à discuter des points importants, à encourager les échanges de feedback entre employés, et à suivre les progrès.
Réunion sur l’évolution de carrière
Ces réunions ont pour but d’aider les employés à évoluer en discutant de leurs objectifs et aspirations. Elles permettent d’identifier les lacunes dans leurs compétences et d’explorer les opportunités de croissance professionnelle et d’avancement. Elles sont idéales pour planifier des parcours de carrière à long terme, des opportunités et besoins de développement professionnel immédiats, ainsi que pour élaborer un plan d’action.
Réunion d’intégration et de formation
Les réunions d’intégration aident les nouveaux membres de l’équipe à se familiariser avec l’entreprise et avec la nouvelle équipe qu’ils vont rejoindre. Ces réunions visent à comprendre le rôle, répondre aux questions et passer en revue le programme de formation. Elles ont pour but d’instaurer un climat favorable à l’engagement et à la productivité pour l’ensemble de la nouvelle équipe durant les premières semaines.
Réunion de brainstorming
Les réunions de brainstorming sont des moments pour se réunir et générer de nouvelles idées et réflexions. Ces réunions encouragent la conversation ouverte et la collaboration afin de trouver des solutions pour de nouveaux projets ou tâches entre deux personnes.
Réunion sur le bien-être des employés
Ces réunions concernent le bien-être professionnel et personnel des employés. C’est une manière pour un manager de faire le point sur la charge de travail d’un employé afin d’équilibrer les niveaux de stress et la satisfaction générale au travail. Elles offrent un espace privé où les employés peuvent s’exprimer librement, et un lieu où les managers peuvent reconnaître, rassurer et fournir des retours sur la performance.
Réunion sans niveau intermédiaire
Ces réunions permettent aux cadres supérieurs d’avoir une discussion approfondie avec un employé situé deux niveaux en dessous, dans un espace dédié, en contournant les managers directs. Elles sont destinées aux managers efficaces qui souhaitent recueillir des retours constructifs non filtrés, renforcer les relations et comprendre la dynamique des équipes à travers les différentes couches de l’organisation. Elles peuvent même inclure des discussions sur la philosophie de rémunération de l’entreprise.
Réunion de résolution de problèmes
Ces réunions ont pour but de traiter un défi spécifique auquel une équipe ou un employé est confronté. Elles servent à discuter des solutions potentielles, à identifier les problèmes et à décider d’une marche à suivre. Ces modèles de réunions individuelles fonctionnent bien pour les ingénieurs logiciels. Les réunions de résolution de problèmes favorisent la résolution proactive des conflits, le respect mutuel et le travail d’équipe lors des rapports d’avancement.
Comment utiliser le modèle de réunion individuelle
Étape 1. Organisez une réunion individuelle
Commencez par créer un modèle de réunion individuelle adapté au sujet que vous allez aborder. Vous devriez inclure:
- Développement de carrière, qui inclura leurs aspirations et objectifs.
- Passez en revue les tâches et projets de la semaine précédente et examinez leur état actuel.
- Prenez des notes, identifiez les défis, donnez des retours, et fixez des objectifs ainsi que des attentes pour la prochaine réunion.
Étape 2. Tenez la réunion individuelle
Pendant la réunion:
- Trouvez un endroit calme, virtuel ou en personne, et choisissez un créneau horaire qui convient aux deux parties pour être en privé.
- Écoutez activement pour montrer du respect et favoriser une communication ouverte.
- Revoir les tâches accomplies, les défis quotidiens du travail et les efforts de l’employé.
- Donner un retour sur la performance, tenter de répondre aux préoccupations et explorer la planification de carrière ainsi que le développement professionnel futur.
- Utilisez cette séance axée sur la conversation pour montrer un réel intérêt pour la croissance personnelle et les aspirations de l’employé.
Étape 3. Résumer et partager avec le participant
Après la dernière réunion de:
- Résumez les points clés tels que les sujets abordés, les objectifs fixés et les actions à entreprendre pour la prochaine réunion.
- Partagez les notes, les points saillants et les résumés avec le participant afin que vous soyez tous les deux clairs sur ce qui a été discuté.
- Utilisez les retours pour affiner les prochaines réunions afin de favoriser une culture d’entreprise plus efficace.
- Prévoyez des réunions bimensuelles pour que votre employé se sente valorisé lorsqu’il accomplit ses tâches.
Directives pour les réunions individuelles
Un bon modèle de réunion en tête-à-tête inclut toujours un point de vérification personnel:
- Revue des projets passés et récents
- Parlez des mises à jour sur l'état d'avancement de la semaine passée et passez en revue les obstacles et les réalisations depuis la dernière réunion.
- Aspirations professionnelles et objectifs
- Essayez d'explorer les opportunités de croissance pour vos employés, comme les objectifs professionnels et les aspirations de carrière au sein de l'entreprise.
- Définissez les attentes et donnez des retours
- Échangez les retours et les conseils, et abordez toutes les questions sur lesquelles vous avez besoin de clarifications pour la prochaine réunion.
- Commencez par les points de l'agenda
- Laissez votre employé partager ses préoccupations et ses sujets de discussion dans un espace sécurisé pour encourager une conversation ouverte.
Conseils pour une réunion en tête-à-tête
- Concentrez-vous sur vos employés
- Passez la majorité du temps de la réunion à écouter votre employé et à comprendre la perspective de son subordonné direct.
- Parlez de leur travail quotidien, des projets en cours et des défis auxquels ils font face au travail.
- Pratiquez l'écoute active
- Vous pouvez écouter activement en posant des questions ouvertes et en maintenant un contact visuel. Ne les interrompez pas lorsqu'ils parlent.
- Montrez que vous êtes intéressé par leurs retours et leurs idées.
- Développement de carrière
- Parlez de leur carrière, de leurs objectifs et de leurs ambitions à long terme.
- Parlez des opportunités d'améliorer leurs compétences interpersonnelles et leur développement personnel.
- Donner un retour
- Un retour équilibré sur leurs points forts, ce qu’ils pourraient améliorer et comment ils peuvent améliorer ces aspects.
- Donner des exemples de la façon de surmonter certains obstacles.
- Encourager une communication ouverte
- Soyez bienveillant et invitez vos employés à venir vous parler de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ainsi que de leur engagement.
- Demandez à vos employés de partager leurs réflexions sur la charge de travail, la dynamique d’équipe et leur développement professionnel.
Conclusion
Avoir un modèle d’entretien individuel pour les managers et les membres de l’équipe est la meilleure façon de favoriser la communication et de renforcer les relations entre eux. Ces moments dédiés, dans un espace sûr, permettent de partager ses craintes, ses rêves et ses objectifs. En retour, les entretiens individuels peuvent combler les lacunes en matière de communication.
Il se peut que vous ne puissiez pas toujours prendre de notes ou faire des résumés lors du premier entretien individuel, car vous essayez de construire une relation solide avec vos employés. C’est là que Bluedot brille. Bluedot est l'outil idéal pour enregistrer les réunions et même créer des modèles d’entretiens individuels pour faciliter les échanges.
Enregistrer les réunions, surtout lors des entretiens individuels, est essentiel pour capturer toutes les informations, et Bluedot le fait bien. Au-delà de la transcription, il dispose de fonctionnalités telles qu'un chat IA, des e-mails générés automatiquement, un logiciel de transcription d'entretiens personnalisable, des modèles de réunions 1:1, des agendas de réunions, et un stockage sécurisé pour une référence future.
