Von der Zusammenfassung der wichtigsten Punkte bis hin zur Aufgabenzuweisung — lernen Sie, wie Sie effektive Follow-ups verfassen, um das Chaos nach dem Meeting in Schach zu halten.
Sie hatten also gerade ein super erfolgreiches Meeting — herzlichen Glückwunsch! Aber wie halten Sie den Schwung aufrecht, wenn sich der Staub (real oder virtuell) gelegt hat?
Hier kommen die Follow-ups der Besprechungen ins Spiel. Diese bösen Jungs sind ein mächtiges Tool, um Diskussionen zusammenzufassen, Aufgaben zuzuweisen und alle auf dem Laufenden zu halten.
In diesem Artikel befassen wir uns mit den unverzichtbaren Komponenten einer erfolgreichen Folge-E-Mail für ein Meeting sowie mit einigen netten Ergänzungen, die Ihre Kommunikation auf die nächste Stufe heben können.
Warum sind Follow-ups zu Besprechungen so wichtig?
Follow-ups mögen wie eine einfache Ergänzung zu effektiven Besprechungen erscheinen, aber sie bieten tatsächlich eine Menge Produktivität. Lesen Sie weiter, um 6 Möglichkeiten zu entdecken, wie Nachbesprechungen die Effektivität Ihres Teams steigern und Ergebnisse wie nie zuvor erzielen können.
- Zusammenfassung und Aktualisierung: Haben Sie jemals ein Meeting mit dem Gefühl verlassen, die Hälfte dessen vergessen zu haben, was besprochen wurde? Nachbesprechungen sind wie ein Auffrischungskurs, bei dem alle an die kritischen Punkte erinnert werden, damit nichts übersehen wird.
Dies ist besonders bei der Projektplanung hilfreich, da Sie so zurückgehen und den Kontext überprüfen können, in dem die Entscheidungen zu Beginn getroffen wurden und warum.
- Rechenschaftspflicht sicherstellen: Auch bekannt als: „Aber ich dachte, du würdest das tun!“ Bei der Nachbereitung Ihrer Besprechung werden alle zur Rechenschaft gezogen, indem Sie die nächsten Schritte und Termine teilen und sicherstellen, dass jeder weiß, wer was tut. Sie sind wie das GPS, das Ihr Team auf dem Weg zum gleichen Ziel hält und sicherstellt, dass Ziele und Zeitpläne eingehalten werden.
- Besprechungen verkleinern: Dank umfassender Follow-ups können Sie Besprechungen auf diejenigen beschränken, die anwesend sein müssen. Nehmen wir an, Sie weisen die Verantwortung auf der Grundlage von RACI zu (d. h. weisen Sie den Verantwortlichen, Rechenschaftspflichtigen, Konsultierten und Informierten die Projektrollen zu). In diesem Fall können Sie Ihr Follow-up einfach an diejenigen senden, die informiert werden müssen, um ihnen wertvolle Zeit zu sparen.
- Produktivität steigern: Effiziente Besprechungsnachverfolgung bedeutet, dass keine Zeit verschwendet wird! Wenn jeder weiß, was er tut, geht die Arbeit reibungslos voran, und niemand ist verwirrt oder dreht die Daumen.
- Halte alle auf dem Laufenden: Follow-ups stellen sicher, dass auch diejenigen, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, auf dem Laufenden gehalten werden. Es ist so, als würde man sicherstellen, dass jeder eine Kopie des Memos erhält, damit niemand etwas verpasst.
- Nutzen Sie Ihre Besprechungsnotizen sinnvoll: Das Ignorieren Ihrer Besprechungsnotizen ist so, als würden Sie Ihre Smartwatch zu Hause lassen. Sie verpassen es, den Fortschritt zu verfolgen und Ihre Ziele zu erreichen. Sie haben sich diese Notizen aus einem bestimmten Grund gemacht, also nutzen Sie sie bei der Nachbereitung Ihrer Besprechung.
- Tolle Gelegenheit, Ihr nächstes Meeting zu buchen: Wenn Sie in einer kundenorientierten Rolle tätig sind, ist es ein wichtiger Teil der Arbeit, ständig mit Kunden in Kontakt zu bleiben. Nutzen Sie diese Follow-ups unbedingt als Gelegenheit senden Sie Ihren Buchungslink und bleiben Sie mit Kunden oder Klienten in Kontakt.
Was sollten Sie in Ihre Besprechungsnachbereitung aufnehmen?
Nachdem Sie nun wissen, was Meeting-Follow-ups bewirken können, gehen wir weiter bewährte Methoden, um sie zu schreiben. Im Folgenden findest du einige wichtige Tipps für wirkungsvolle Folgemaßnahmen sowie einige nette Add-Ons, die du nach eigenem Ermessen hinzufügen kannst.
Unverzichtbar 💯
- Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen—Fassen Sie die wichtigen Entscheidungen zusammen, die während des Treffens getroffen wurden, um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
Beispiel 👉“Nach einer gründlichen Diskussion entschied sich das Team für Option A für die neue Werbekampagne und erklärte sich bereit, sie nächsten Monat zu starten.“
- Die nächsten Schritte—Dies ist vergleichbar mit einem Fahrplan für die kommenden Wochen, in dem die weiteren Schritte und alle bevorstehenden Meilensteine detailliert beschrieben werden.
Beispiel 👉“Die nächsten Schritte beinhalten die Fertigstellung des Projektzeitplans und die Überprüfung der Ressourcenzuweisung.“
- Aktionselemente—Beschreiben Sie klar und deutlich die Aufgaben, die jedem Teilnehmer zugewiesen sind, einschließlich Verantwortlichkeiten und Fristen.
Beispiel 👉“Sarah wird die Präsentationsfolien erstellen, Tom wird den Projektvorschlag ausarbeiten und Emily wird sich bis Freitag mit potenziellen Partnern in Verbindung setzen.
- Notizen zur Besprechung—Sie dienen als umfassende Aufzeichnung Ihrer Besprechung und informieren alle Beteiligten über wichtige Punkte, gestellte Fragen und wichtige Erkenntnisse.
Beispiel 👉“Die Sitzungsnotizen für die heutige Sitzung wurden zusammengestellt und sind als Referenz beigefügt. Bitte überprüfen Sie sie und teilen Sie mir mit, ob etwas geklärt oder erweitert werden muss.“
💡 Profi-Tipp: Sparen Sie sich Zeit und Ärger, indem Sie ein KI-gestütztes Tool verwenden wie Blauer Punkt um automatisch Besprechungsnotizen zu generieren, die Sie an Ihre Follow-ups senden können. Eins und fertig.
Nette Add-Ons 👏
- Persönliche Notiz—Sagen Sie Danke und fügen Sie eine kurze Notiz hinzu, um Ihrem Follow-up eine persönliche Note zu verleihen.
Beispiel 👉“Vielen Dank an alle für das heutige Treffen. Es war so cool, etwas über Ritas Ironman-Trainingsplan zu erfahren!“
- Tagesordnung für die nächste Sitzung—Fügen Sie gegebenenfalls den Plan für Ihr nächstes Meeting hinzu, damit die Teilnehmer im Voraus einen Beitrag leisten können.
Beispiel 👉“Unser nächstes Marketingstrategie-Meeting ist für Dienstag um 10:00 Uhr geplant. Ich habe die Tagesordnung beigefügt, falls jemand Feedback hat.“
- Zusätzliche Referenzen—Fügen Sie alle relevanten Dokumente, Links oder Ressourcen hinzu, die während des Treffens besprochen wurden.
Beispiel 👉“Beigefügt sind die Folien der heutigen Präsentation und ein Link zum Marktforschungsbericht zur weiteren Referenz.“
💡 Profi-Tipp: Haben Sie Angst, dass das Senden von Follow-ups viel Zeit in Anspruch nehmen wird? Probieren Sie ein Online-Planungstool aus (wie Du kannst mich buchen), um automatisch personalisierte Follow-ups an alle Teilnehmer zu senden.
Maximieren Sie die Wirkung Ihres Meetings mit Follow-ups
❌ Ohne weitere Besprechungen ist Ihr Team verwirrt, unorganisiert und läuft Gefahr, wichtige Ziele und Termine aus den Augen zu verlieren.
✅ Durch die Nachbereitung der Besprechungen wird Ihr Team informiert, koordiniert und in die Lage versetzt, Aufgaben mit Klarheit und Zuversicht anzugehen.
Von der Zusammenfassung der Höhepunkte bis hin zur Aufgabenzuweisung — die Nachbereitung der Besprechungen hält nicht nur den Schwung nach jedem Meeting aufrecht, sondern fördert auch eine Kultur der Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit, in der Ihr Team auf Hochtouren läuft.
Psst... wenn Sie weitere Anleitungen benötigen, schauen Sie sich diese an 15 Vorlagen für E-Mails zur Nachbereitung von Besprechungen um deine eigenen zu inspirieren.
