Lorsque vous vous lancez dans la prise de notes de réunion, vous pourriez vous retrouver à taper frénétiquement sur votre bloc-notes pour essayer de suivre le rythme effréné de la discussion. Mais voici le hic : cette saisie effrénée peut vous donner l'impression d'être une machine à transcrire plutôt que de participer activement à la conversation. Heureusement, lorsqu'il y a un défi, il y a toujours une solution qui attend d'être découverte.
L'application de techniques efficaces de prise de notes vous permet de saisir des informations vitales pendant les réunions tout en restant activement impliqué. Dans les sections suivantes, découvrez comment créer des notes de réunion efficaces, qui mettent en évidence de manière succincte les principales informations et constituent des documents de référence précieux pour les prochaines réunions.
Que sont les notes de réunion ?
Les réunions laissent derrière elles une trace d'informations vitales, capturées sous forme de notes de réunion. Ces notes fonctionnent comme un outil de mémorisation, résumant les points clés, les décisions et les mesures d'action discutés. Pourquoi rédiger des notes de réunion ? Considérez-les comme un compte rendu condensé des progrès de la réunion, y compris des détails importants tels que les délais, les objectifs et les obstacles rencontrés.
N'oubliez pas que ces notes sont conçues pour être efficaces. Essayez d'omettre les détails inutiles et concentrez-vous sur la capture de l'essentiel des bonnes notes pour référence ultérieure. Ce faisant, vous créez une ressource précieuse pour vous et vos collègues.
9 conseils pour prendre des notes de réunion productives
La prise de notes efficace permet non seulement de saisir les informations essentielles, mais favorise également l'engagement actif et la collaboration lors des réunions. En appliquant les conseils suivants, vous pouvez prendre de meilleures notes de réunion de manière plus efficace.
1. Trouver votre style de prise de notes
Il existe une variété de méthodes de prise de notes courantes. Il est donc essentiel de trouver celle qui vous convient le mieux, en tenant compte de votre rôle et de la meilleure façon d'apprendre. Voici quelques-unes des méthodes de prise de notes les plus populaires :
- Prise de notes linéaire : Cela implique l'enregistrement des informations dans un format séquentiel, idéal pour les présentations structurées ou les conférences.
- Cartographie mentale : En créant des diagrammes visuels illustrant les relations entre les idées, la cartographie mentale facilite le brainstorming et l'organisation conceptuelle.
- Méthode Cornell : Structurée en sections pour les notes, les indices et les résumés, la méthode Cornell favorise la prise de notes systématique.
- Méthode d'esquisse : L'organisation hiérarchique des notes avec les sujets principaux et les sous-sujets permet d'avoir une vue d'ensemble structurée du contenu.
- Méthode de création de graphiques : À l'aide de tableaux ou de graphiques, cette méthode permet de comparer et de contraster différents éléments.
- Méthode de phrase : Le fait de résumer les informations à l'aide de phrases complètes garantit que les explications détaillées sont saisies efficacement.
- Prise de notes visuelle : L'incorporation de dessins, de symboles et d'icônes à côté du texte facilite la représentation visuelle et améliore la rétention de la mémoire.
2. Stylo et papier ou numérique
Des études indiquent que la prise de notes manuscrites améliore la rétention à long terme des informations conceptuelles. Lorsqu'ils prennent des notes de réunion manuellement, les participants ont tendance à se concentrer sur les aspects essentiels de la discussion, car il n'est pas pratique de saisir chaque détail mot pour mot. De plus, s'abstenir d'utiliser un ordinateur portable peut décourager les comportements multitâches, favorisant ainsi un plus grand engagement dans la réunion.
3. Capturez les points clés
Tenter de transcrire les notes de réunion mot pour mot peut être extrêmement épuisant. Bien que les réunions impliquent un dialogue approfondi, chaque mot n'est pas crucial pour ceux qui examinent les notes par la suite. Concentrez-vous plutôt sur la saisie des idées clés, des points de discussion, des décisions qui en résultent et des actions pour hiérarchiser les tâches.
4. Organisez vos notes
Si vous utilisez un modèle de note de réunion ou un modèle de compte rendu de réunion, l'utilisation d'un format prédéfini peut accélérer votre processus de prise de notes, éliminant ainsi le besoin de préparation ou de mise en forme en temps réel. Avec une structure standardisée en place, quel que soit le preneur de notes, votre prochaine réunion maintiendra l'uniformité, en veillant à ce que chaque membre de l'équipe sache à quelles informations s'attendre.
5. Prise de notes par les délégués
Lorsque vous êtes chargé de diriger une réunion, il peut être difficile de jongler entre la prise de notes et l'animation des discussions avec les membres de l'équipe. Si vous êtes le fer de lance d'une réunion cruciale, pensez à confier ces responsabilités à un membre de l'équipe au lieu de prendre vos propres notes. Pour les réunions récurrentes, alternez le rôle du preneur de notes désigné parmi les membres de l'équipe afin que toutes les personnes présentes dans la salle de conférence aient la possibilité de participer activement à la discussion.
6. Enregistrez des conversations à l'aide d'un logiciel de transcription
Dans l'environnement de travail à distance actuel, il peut souvent être plus pratique d'enregistrer et de partager une vidéo des réunions que de rédiger des notes de réunion détaillées. En tirant parti d'intégrations telles que Bluedot, les conversations peuvent être transcrites pour que les membres de l'équipe puissent les consulter ultérieurement. Bluedot est l'un des meilleures applications de prise de notes IA. L'accès à une transcription permet d'identifier rapidement les conversations régulières et les notes de réunion pertinentes contenant les points clés et les mesures à prendre.
Avant d'enregistrer les réunions d'équipe, il est essentiel d'informer tous les participants de l'enregistrement et de son utilisation prévue. Ensuite, assurez-vous que l'enregistrement et la transcription sont partagés dans un emplacement centralisé pour permettre à tous les membres de l'équipe d'y accéder.
7. Suivez les contacts clés
Lorsque quelqu'un soulève un sujet qui peut nécessiter un suivi, assurez-vous d'annoter son nom à côté de ce point. Cela garantit la clarté pour les références futures, ce qui facilite la communication ou la synchronisation avec la personne concernée sur le sujet spécifique.
De plus, cette approche s'avère bénéfique dans les situations où deux parties prenantes ont des opinions divergentes sur un sujet. En documentant les deux points de vue, vous pouvez utiliser ces arguments comme base pour le processus de prise de décision, ce qui vous aidera à déterminer la ligne de conduite ultime.
8. Partagez des notes en direct
Si vous travaillez à distance, vous participez probablement à de nombreuses vidéoconférences. Partager votre écran pendant que vous prenez des notes peut vous aider, à vous et à votre équipe. Si vous manquez quelque chose, votre équipe peut proposer des idées et suggérer des choses lors de la réunion. Partager votre écran tout en prenant des notes peut s'avérer bénéfique pour les membres de votre équipe.
9. Distribuez des notes à tout le monde
L'enregistrement après une réunion permet à chacun de comprendre quelles décisions ont été prises. Si quelqu'un manque la réunion, il pourra lire vos notes plus tard pour rattraper son retard. Si quelque chose d'important a été omis, votre équipe peut l'ajouter aux notes de suivi. Assurez-vous que le document est facile à partager et à retrouver, et élaborez avec votre équipe un plan indiquant où le stocker et comment y accéder ultérieurement.
Modèle de notes de réunion
Ces outils pratiques sont fantastiques pour rationaliser le processus de vos réunions et garantir que chaque réunion est productive et efficace. Grâce aux modèles de notes de réunion, vous pouvez facilement définir l'ordre du jour, définir les principaux points de discussion et attribuer des actions à l'avance. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garder tout le monde sur la bonne voie pendant la réunion elle-même, garantissant ainsi que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
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De plus, en utilisant Modèles de réunion de Bluedot garantit la cohérence de toutes vos réunions, ce qui facilite la révision des discussions passées et le suivi des progrès au fil du temps. En bref, les modèles de réunion changent la donne pour tous ceux qui cherchent à améliorer leur style de réunion et à obtenir de meilleurs résultats avec moins d'efforts.
Conclusion
Prendre de bonnes notes de réunion est une compétence qui peut être perfectionnée grâce à la pratique et à l'utilisation des bons outils. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez vous assurer que vos notes reflètent les principaux points à retenir de chaque réunion, ce qui permet un meilleur suivi, une meilleure action et une meilleure prise de décision globale. Cependant, même la méthode de prise de notes la plus méticuleuse peut être considérablement améliorée à l'aide de la technologie appropriée.
Bluedot va au-delà de la simple capture de texte et propose une solution complète de gestion de réunions. Il vous permet non seulement d'enregistrer des discussions et transcrire avec une précision exceptionnelle, mais vous permet également de les organiser sans effort, de les classer par sujet ou par conférencier, et même de collaborer avec des collègues en temps réel.
Ceci est particulièrement utile lorsque quelqu'un partage son écran pendant une réunion, car Bluedot est parfaitement fluide capture le son et des éléments visuels, en veillant à ce que rien ne soit perdu lors de la traduction.
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FAQs
Quelle est la différence entre les notes de réunion et les procès-verbaux de réunion ?
Les notes de réunion ne doivent pas être confondues avec les procès-verbaux des réunions. Alors que les procès-verbaux des réunions sont généralement distribués à tous les participants après la réunion, à titre de documents officiels, les notes de réunion servent de références personnelles.
Contrairement aux procès-verbaux, qui nécessitent l'approbation de tous les participants à la réunion, les notes ne nécessitent aucune formalité de ce type. Ils offrent une flexibilité pour une expression informelle, subjective et créative. Qu'elles soient partagées ou privées, le choix appartient entièrement à la personne qui prend les notes. L'autonomie est entre vos mains ; la liberté de décider comment les utiliser vous appartient.
La principale différence entre les deux réside dans leur structure et leur contenu. Les procès-verbaux suivent un format spécifique, comprenant des détails objectifs tels que le nombre de participants, les absences, la durée, les principaux points de discussion et les décisions prises. D'autre part, les notes capturent des idées spontanées, des idées innovantes et des avancées potentielles.
Quelle est l'importance de prendre des notes de réunion ?
Que vous dirigiez une réunion ou que vous y participiez, les notes constituent un outil précieux pour garantir que chacun repart avec un compte rendu clair et accessible pour se rafraîchir la mémoire sur les sujets abordés. En prenant des notes de réunion, vous pouvez déléguer des tâches, mettre en évidence les problèmes non résolus et documenter le processus décisionnel de votre équipe. En partageant vos notes avec les absents, vous leur permettez de rattraper rapidement ce qu'ils ont oublié.
