Créer vos propres ordres du jour de réunion du conseil et garantir une prise de décision stratégique peut être un véritable défi. Dans ce guide complet sur les ordres du jour et modèles de réunions du conseil, vous découvrirez des conseils essentiels pour structurer des réunions efficaces qui favorisent le succès.
Que vous soyez novice en matière de réunions du conseil ou que vous cherchiez à améliorer vos processus de réunion, cette ressource offre des solutions pratiques pour simplifier la création des ordres du jour, garantir des discussions productives et favoriser une prise de décision éclairée.
Plongez dans notre guide de gestion des réunions pour découvrir des stratégies visant à maximiser l'efficacité de vos réunions du conseil et à obtenir des résultats impactants.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour pour les réunions du conseil?
Un ordre du jour pour les réunions du conseil décrit généralement les sujets à aborder ainsi que leur ordre de traitement. Il sert de guide pour la réunion, garantissant que les questions importantes soient traitées correctement et que tous les participants soient informés et préparés.
Les éléments clés incluent souvent la relecture du procès-verbal des réunions précédentes, la discussion des questions stratégiques, les rapports et mises à jour financières, les rapports des différents comités, ainsi que les nouveaux points à aborder. L’ordre du jour aide à maintenir la concentration et la productivité pendant la réunion.
Qui prépare l’ordre du jour de la réunion du conseil?
Bien qu’il n’y ait pas une seule personne responsable, c’est généralement le secrétaire du conseil ou un cadre exécutif, ainsi que l’assistant du PDG ou du directeur financier, qui rédigent l’ordre du jour initial des réunions du conseil.
Voici un aperçu du processus habituel:
- Rédaction: le secrétaire ou l’assistant recueille les contributions de différentes sources:
- Directeur général et président: ils présentent leurs priorités clés et les points de discussion.
- Membres du conseil: Certains conseils permettent aux membres de soumettre des points à l’ordre du jour pour examen.
- Collaboration: Le projet est ensuite examiné et éventuellement modifié par:
- Président du conseil: Il a le dernier mot sur ce qui figure à l’ordre du jour.
- Distribution: Une fois finalisé, l'ordre du jour et tous les documents annexes sont envoyés à tous les membres du conseil bien avant la réunion, généralement au moins 5 jours ouvrables à l'avance.
Donc, c’est un effort collaboratif, mais le secrétaire ou l’assistant prend l’initiative de rédiger le premier projet.
Que faut-il inclure dans l’ordre du jour d’une réunion du conseil
Ouverture de la séance
Chaque réunion du conseil commence par une ouverture officielle de la séance, où le président ou le responsable désigné lance la session et confirme qu’un nombre suffisant de membres est présent pour délibérer. Cette étape initiale donne le ton pour la suite, en garantissant que tous sont prêts à participer à des discussions constructives.
Modifications de l’ordre du jour
Cette section permet un court moment durant lequel les membres du conseil peuvent proposer des ajouts, suppressions ou modifications de l’ordre du jour. Cette flexibilité garantit que la réunion aborde les questions les plus urgentes et permet d’ajuster le programme en fonction des développements récents ou des besoins imprévus. Toute modification proposée doit être traitée rapidement afin de préserver un déroulement de réunion concentré et efficace.
Approbation du procès-verbal de la réunion précédente
Avant d’aborder les points à l’ordre du jour, le conseil examine et approuve le procès-verbal de la réunion précédente. Cette étape est cruciale pour garantir l’exactitude des décisions prises et des actions engagées. Elle permet également de s’assurer que tous les membres ont une compréhension commune des discussions, des résolutions et des sujets abordés lors de la réunion précédente, établissant ainsi une base solide pour la réunion à venir.
Rapports
Ce créneau réservé permet aux principaux responsables de présenter des mises à jour sur différents aspects de l’organisation. C’est l’occasion d’obtenir un aperçu de la situation actuelle et des orientations futures de l’organisation.
Le rapport du PDG peut couvrir la performance globale de l’entreprise, les objectifs stratégiques et les initiatives à venir. Le rapport du directeur financier (CFO) peut détailler la santé financière de l’organisation, le budget et les prévisions financières. Les présidents des comités peuvent également présenter des rapports sur des domaines spécifiques de gouvernance, tels que la gouvernance, les risques et la conformité, ou les nominations et la rémunération. Ces rapports fournissent des informations précieuses au conseil et peuvent susciter des discussions ou conduire à des décisions stratégiques.
Anciennes affaires
Passons aux anciennes affaires, où les questions non résolues ou les projets en cours des réunions précédentes sont revus. C’est le moment de traiter les préoccupations persistantes, d’examiner l’avancement des initiatives en cours et de prendre des décisions pour faire progresser les choses. Cela permet de s’assurer que les réunions passées et les engagements sont bien suivis et que les questions en suspens sont correctement traitées.
Nouvelles affaires
Les nouvelles affaires introduisent de nouveaux sujets ou propositions nécessitant une discussion du conseil et, potentiellement, un vote. Cela peut concerner des initiatives stratégiques susceptibles d’avoir un impact important sur l’orientation de l’organisation, des dépenses en capital demandant une attention financière particulière, ou de nouveaux partenariats offrant des opportunités intéressantes.
Les membres du conseil auront l’occasion de poser des questions, de débattre des mérites des propositions et, en fin de compte, de parvenir à une décision par le biais de discussions et d’un vote. Un ordre du jour bien préparé, accompagné des documents pertinents distribués à l’avance, permet une discussion éclairée et une prise de décision efficace sur ces nouvelles questions.
Commentaires et annonces
Temps pour les commentaires et les annonces!: Les membres du conseil d’administration ont la parole pour partager des réflexions, des observations ou des mises à jour importantes concernant l’organisation. C’est une occasion de communication ouverte qui garantit que tous les points de vue sont entendus. Cette section favorise une atmosphère collaborative où les idées peuvent être échangées et où la sagesse collective peut orienter la prise de décision.
Ajournement
Enfin, la réunion se termine par une clôture officielle. Le président ou le responsable désigné résume les décisions clés, les actions à entreprendre et la date de la prochaine réunion. C’est une clôture formelle de la session exécutive qui garantit la clarté sur ce qui doit être fait ensuite et qui est responsable de chaque tâche.
Modèle d'ordre du jour de réunion du conseil
Voici un modèle de base pour l'ordre du jour d'une réunion du conseil d'administration ci-dessous:
Date: [Date]
Heure: [Heure]
Lieu: [Lieu]
- Appel à l'ordre
- Remarques d'ouverture du président
- Confirmation du quorum
- Revue de l’ordre du jour et ajustements
- Examen et approbation de l’ordre du jour
- Ajustements ou ajouts éventuels
- Approbation du procès-verbal de la réunion précédente
- Examen et approbation du procès-verbal de la réunion du [Date de la réunion précédente]
- Rapports
- Rapport financier
- Rapports des comités (le cas échéant)
- Rapport du directeur exécutif
- Affaires précédentes
- Suivi des points d’action des réunions précédentes
- Mises à jour sur l’avancement des projets en cours
- Nouvelles affaires
- Discussion des nouvelles initiatives ou propositions
- Prise de décision sur les nouvelles questions
- Commentaires et annonces
- Commentaires des membres du conseil
- Annonces du Président ou du Directeur exécutif
- Ajournement
- Résumé des décisions prises
- Date et heure de la prochaine réunion
- Remarques de clôture par le président
6 conseils pour des ordres du jour efficaces des réunions du conseil
Chronométrez votre réunion pour rester dans les temps
Attribuez des durées réalistes à chaque point de l'ordre du jour. Prenez en compte la complexité du sujet, le niveau de discussion prévu et les éventuelles présentations. Cette organisation permet de garder la réunion concentrée et d'éviter que les débats ne s’éternisent. Respecter le planning garantit que toutes les questions importantes reçoivent l’attention nécessaire et que la réunion se termine à l’heure.
Abordez la réunion sous un nouvel angle
Ne vous contentez pas de répéter les informations des réunions précédentes. Concentrez-vous sur la présentation de nouvelles idées et mises à jour qui font avancer la compréhension du conseil. Cela peut inclure des rapports d’avancement avec des indicateurs clés de performance financière (KPI) ou des analyses de nouvelles données ou tendances.
Allez droit au but lors de la réunion
Concentrez-vous sur l’essentiel. Priorisez les points de l’ordre du jour qui ont un impact direct sur les objectifs de l’organisation ou qui nécessitent des décisions du conseil. Maintenez les discussions centrées sur les enjeux stratégiques et évitez de vous attarder sur des détails inutiles qui ne contribuent pas à l’atteinte des objectifs. Cette approche garantit des réunions ciblées et orientées vers les résultats.
Donnez une raison pour chaque point à l’ordre du jour
Assurez-vous que chaque point à l’ordre du jour ait un objectif clair et une pertinence par rapport aux responsabilités du conseil. Communiquez clairement pourquoi chaque point figure à l’ordre du jour du conseil et quels résultats sont attendus. Cela aide les membres du conseil à se préparer efficacement et à s’engager de manière significative dans les discussions, ce qui conduit à des décisions et actions éclairées.
Ouvrir la parole aux retours
Créer une culture de communication ouverte et de collaboration. Encourager les membres du conseil à partager leurs points de vue et leurs idées sur les points à l’ordre du jour. Prévoir du temps pour les questions, commentaires et suggestions lors des discussions. Valoriser la diversité des opinions favorise un processus décisionnel plus inclusif et peut conduire à des solutions innovantes.
Ne surchargez pas la pièce
Gardez l’ordre du jour concis et ciblé. Résistez à la tentation d’entasser trop de sujets dans une seule réunion. Un ordre du jour trop long peut entraîner une surcharge d’informations et nuire à des discussions productives. S’il y a de nombreux points à aborder, envisagez de prioriser les plus importants pour la réunion en cours et de programmer des réunions supplémentaires pour traiter le reste.
Modèles d’ordre du jour pour les réunions du conseil
Voici quelques modèles d’ordres du jour pour les réunions du conseil:
- Modèle standard d’ordre du jour pour une réunion du conseil
- Modèle d’ordre du jour pour une réunion du conseil dédiée à la planification stratégique
- Modèle d’ordre du jour pour l’Assemblée Générale Annuelle (AGA)
- Modèle d'ordre du jour pour réunion de conseil d'administration à but non lucratif
- Modèle d'ordre du jour pour une réunion d'urgence du conseil
- Modèle d'ordre du jour à points consensuels
Quelle est la différence entre un ordre du jour de réunion du conseil et le procès-verbal?
L'ordre du jour de la réunion du conseil et le procès-verbal ont des fonctions différentes dans la gouvernance et la documentation des réunions du conseil:
- Ordre du jour de la réunion du conseil:
- But: L’ordre du jour présente les sujets et l’ordre de discussion pour une réunion du conseil.
- Préparation: Elle est préparée à l'avance par le secrétaire du conseil ou une autre personne désignée, en collaboration avec le président ou le directeur général.
- Contenu: L'ordre du jour comprend généralement des points clés tels que l'ouverture de la séance, l'approbation du procès-verbal précédent, les rapports, les affaires anciennes, les affaires nouvelles, les commentaires, les annonces et la clôture de la séance.
- Fonction: Elle sert de feuille de route pour la réunion, garantissant que tous les sujets nécessaires sont abordés et apportant une structure à la discussion.
- Compte rendu de la réunion:
- Objectif: Le compte rendu est un document officiel qui relate ce qui s’est passé lors d’une réunion du conseil.
- Préparation: Ils sont rédigés après la réunion par le secrétaire du conseil ou une personne désignée pour prendre les procès-verbaux, à partir des notes prises pendant la réunion.
- Contenu: Les procès-verbaux incluent des détails tels que l’heure et la date de la réunion, les noms des participants, des résumés des décisions et des discussions, les tâches assignées, ainsi que les résultats des votes.
- Fonction: Les procès-verbaux sont un enregistrement officiel des décisions et des déroulements de la réunion. Ils documentent les actions du conseil, assurent la responsabilité et servent de référence pour les réunions futures et les audits.
En résumé, alors que l’ordre du jour fixe les sujets qui seront discutés lors d’une réunion du conseil, les procès-verbaux consignent ce qui a été discuté, décidé et mis en œuvre pendant la réunion. Ils se complètent pour garantir la transparence, la responsabilité et la continuité dans la gouvernance du conseil.
Conclusion
Des réunions de conseil efficaces reposent sur une communication claire et un ordre du jour bien défini. En suivant les conseils énoncés ci-dessus, vous pouvez créer des ordres du jour qui facilitent les discussions, favorisent une prise de décision ciblée et garantissent que tous les participants quittent la réunion avec une compréhension commune.
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FAQ
Peut-on ajuster l'ordre du jour de la réunion du conseil pendant la réunion?
Oui, l'ordre du jour peut être ajusté pendant la réunion si nécessaire. Des ajustements peuvent être faits pour tenir compte de nouveaux développements, de questions urgentes ou pour re-prioriser les points en fonction des besoins du conseil. Cependant, ces ajustements doivent être faits avec discernement afin de préserver l'efficacité de la réunion.
Comment les ordres du jour des réunions du conseil doivent-ils être distribués?
Les ordres du jour des réunions du conseil doivent être distribués aux membres du conseil avant la réunion, généralement accompagnés des documents et supports nécessaires. Cela permet aux membres de prendre connaissance de l’ordre du jour, de se préparer aux discussions et de contribuer efficacement à la prise de décisions.
À quelle avance doit-on distribuer l’ordre du jour d’une réunion du conseil?
Les ordres du jour des réunions du conseil sont généralement distribués aux membres au moins plusieurs jours avant la tenue de la réunion. Cela laisse suffisamment de temps aux membres pour examiner l’ordre du jour, rassembler les documents nécessaires et préparer questions ou commentaires pour assurer le bon déroulement de la réunion.
Que se passe-t-il si un point à l’ordre du jour d’une réunion du conseil n’est pas discuté pendant la réunion?
Si un point à l’ordre du jour n’est pas discuté pendant la réunion en raison de contraintes de date, d’heure, de lieu ou pour d’autres raisons, il peut être reporté à l’ordre du jour d’une réunion future ou traité par d’autres moyens, tels qu’une discussion en comité ou une correspondance par courriel.
