La pratique d'enregistrer les réunions devient de plus en plus courante. Cependant, il est toujours important de s'assurer que vos clients potentiels se sentent à l'aise avec cela.
Avant d'appuyer sur le bouton d'enregistrement, il est essentiel de demander le consentement de tous les participants. Cela favorise non seulement un climat de confiance et de transparence parmi les participants, mais c'est aussi la démarche éthique à suivre. De plus, en fonction de votre emplacement et des lois en vigueur, obtenir une autorisation explicite peut être une exigence légale.
Demander la permission avant d'enregistrer
Pour un processus d'enregistrement fluide et respectueux, nous vous recommandons d'attendre d'avoir obtenu le consentement de tous avant d'appuyer sur le bouton d'enregistrement. Cela garantit la transparence et est conforme aux réglementations sur la vie privée, telles que le RGPD.
Voici des exemples de la façon dont vous pouvez demander la permission:
- "J'aime enregistrer mes réunions pour pouvoir me concentrer sur notre conversation au lieu de prendre des notes. Est-ce que cela vous convient?"
- "Est-ce que cela vous dérangerait si j'enregistrais cette session pour que d'autres puissent s'y référer plus tard ?"
- "Est-ce que ça vous va si je commence l'enregistrement ? Cela m'aidera à garder toutes les informations importantes que nous avons discutées."
- "J'aimerais enregistrer la réunion à des fins d'apprentissage. Est-ce que cela vous convient?"
- "Avant de commencer, je tiens à confirmer qu'il est d'accord pour que j'enregistre notre conversation. Puis-je procéder à l'enregistrement?"
Respecter les préférences
Il est important de tenir compte du niveau de confort de chacun. Après avoir demandé la permission, prenez un moment pour prendre en compte les réponses. Si quelqu'un hésite ou s'oppose à l'enregistrement, respectez sa préférence et continuez sans enregistrer. N'oubliez pas que l'obtention du consentement total est essentielle.
Si quelqu'un exprime son inconfort à l'idée d'être enregistré, vous pouvez répondre en utilisant l'une des deux options ci-dessous.
Option 1: reconnaître et proposer des alternatives
- "Absolument, je comprends et respecte votre préférence. Préféreriez-vous que je prenne des notes détaillées et que je les partage avec tout le monde après la réunion?"
- "Pas de problème du tout! L'enregistrement est principalement destiné à référence, et nous pouvons tout à fait continuer sans. Seriez-vous tout de même intéressé(e) à recevoir un résumé des points clés abordés?"
- "Merci de m'en informer. Créer un environnement confortable et inclusif est important."
Option 2: expliquer la flexibilité et réitérer les avantages
- "Aucun problème! L'enregistrement est principalement destiné à des fins de référence, et nous pouvons tout à fait continuer sans lui. Seriez-vous toujours intéressé par un résumé des points clés abordés?"
Indications concernant l'enregistrement d'une réunion
Au-delà de la demande verbale de permission, voici d'autres étapes à considérer pour informer vos participants qu'une réunion est enregistrée:
- Message de chat de la réunion: Publiez une notification claire dans le chat de la réunion au début, indiquant que la session est enregistrée. (ajouter une image)
- Outils automatisés: Explorez des outils comme Bluedot qui peuvent automatiser le processus d'envoi de notifications d'enregistrement au sein de la plateforme de votre choix.
Ces mesures créent un environnement transparent et offrent une garantie supplémentaire aux participants quant à leur connaissance de l'enregistrement.
Consentement après le début de l'enregistrement
Pour être en sécurité, nous vous recommandons de clarifier une deuxième fois que la réunion est enregistrée. Ainsi, vous avez une protection totale puisque il est clairement enregistré que vous avez demandé la permission. Vous pouvez utiliser ces exemples:
- "Bien, juste un rappel que la réunion est maintenant enregistrée, et vous devriez voir la notification dans la boîte de chat. Après la réunion, vous recevrez un e-mail contenant un résumé et l'enregistrement."
- "Excellent, l'enregistrement a commencé. Pourriez-vous confirmer que cela vous convient?"
- "Fantastique! L'enregistrement est en cours, et je vous remercie pour votre confirmation. Continuons."
Partage des enregistrements après la réunion
Après la réunion, des plateformes comme Bluedot peuvent automatiquement partager l'enregistrement de la réunion et le résumé avec les participants. Pour un partage continu des récapitulatifs, il suffit de sélectionner "partager toujours", et cela sera fait par défaut.
Une fois la réunion partagée, tous les participants recevront un e-mail contenant un résumé, les actions à entreprendre et un lien vers la vidéo elle-même.
En ouvrant le lien, les participants trouveront une transcription, la vidéo et un résumé généré par IA avec les actions à entreprendre.
