Les modèles d'e-mails de recrutement sont un excellent moyen de simplifier votre processus de recrutement et de résoudre des problèmes courants tels que des messages incohérents ou des taux de réponse faibles. Ils aident à créer des lignes d'objet très engageantes, à personnaliser vos démarches et à entrer en contact avec les meilleurs talents pour vos postes à pourvoir.
Que vous contactiez des candidats passifs ou que vous fassiez simplement un suivi après un entretien, ces modèles facilitent le maintien d'un ton professionnel et l'organisation. Continuez à lire pour découvrir comment ces modèles d'e-mails pour recruteurs peuvent simplifier votre processus de recrutement, améliorer la communication et vous aider à trouver les meilleurs candidats.
Comment rédiger un e-mail de recrutement
Les e-mails de recrutement sont un élément essentiel pour trouver les bonnes personnes pour votre équipe. Ils représentent votre première chance de vous connecter avec des candidats potentiels et de leur montrer pourquoi ils devraient envisager de travailler avec vous.
Lorsque vous contactez des chercheurs d'emploi actifs ou des candidats passifs, il est important de garder vos e-mails clairs, engageants et personnalisés. Les e-mails de recrutement à froid ne fonctionneront pas avec cette approche. Voici quelques conseils pour vous assurer que vos e-mails de recrutement atteignent toujours leur objectif lors de la recherche de candidats.
Maintenez l'image de marque de votre entreprise pendant le processus de recrutement
La réputation de votre entreprise compte, même dans un simple e-mail. Lorsque vous contactez des candidats, donnez-leur un aperçu de ce qui rend votre organisation unique. Cela pourrait être vos projets innovants, votre soutien à la culture ou vos opportunités de croissance.
Par exemple, au lieu d'une ouverture générique, essayez:
"Bonjour [Nom], j'ai consulté votre profil et j'ai pensé que vos compétences en [domaine spécifique] pourraient être un excellent atout pour notre équipe chez [Nom de l'entreprise], où nous [souligner quelque chose d'unique à propos de votre entreprise]."
Faire ressortir la personnalité des nouvelles entreprises permet aux candidats de voir la vision globale et de comprendre comment ils s'intègrent dans votre organisation.
Gardez-le simple
Personne n'aime lire des e-mails qui semblent avoir été écrits par un robot ou remplis de jargon inutile. Utilisez un langage simple, accessible et qui ne semble pas aussi mécanique.
Par exemple, au lieu de dire: "Nous mettons actuellement en œuvre une stratégie d'acquisition de talents pour les postes de niveau senior en science des données."
Dites: "Nous recrutons pour un poste de data scientist senior, et j'aimerais vous donner plus de détails sur ce rôle."
Un langage direct montre du respect pour le temps du candidat et rend votre e-mail plus facile à comprendre.
Soyez bref et allez droit au but
Vos e-mails ne devraient pas ressembler à un essai. Restez concis, concentrez-vous sur l'essentiel et assurez-vous que le candidat comprenne pourquoi vous le contactez. Une bonne structure pourrait inclure:
- Une ligne d'objet accrocheuse, comme "Opportunité passionnante: [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]".
- Une brève introduction sur votre entreprise et le poste.
- Les principales responsabilités ou avantages.
- Un appel à l'action clair, comme planifier un appel rapide.
Si vous contactez un candidat à froid, la concision est particulièrement importante – vous voulez capter l'attention du candidat sans l'accabler.
Relisez toujours vos messages pendant le processus d'entretien
Les fautes d’orthographe et les formulations maladroites peuvent donner une mauvaise image de votre entreprise. Prenez un moment pour relire votre e-mail avant de l’envoyer, surtout si vous personnalisez un modèle.
Des petites erreurs peuvent se glisser, et elles peuvent amener le candidat à douter du sérieux de votre processus de recrutement. Relisez tout attentivement pour que votre e-mail paraisse à la fois personnalisé et soigné.
Rendez-le personnel
Les gens répondent mieux aux e-mails qui semblent leur être spécialement destinés. Utilisez le nom du candidat et mentionnez des détails précis concernant son parcours ou ses réalisations. Par exemple:
"J’ai vu votre projet récent sur [sujet spécifique], et il a attiré mon attention. Nous recrutons actuellement un(e) [intitulé du poste] chez [nom de l’entreprise], et je pense que votre expertise serait un atout formidable."
Optimiser pour une visualisation sur mobile
La plupart des gens lisent leurs e-mails sur leur téléphone, alors assurez-vous que votre e-mail de recrutement soit bien visible sur un petit écran. Utilisez des paragraphes courts, des puces et un design épuré
Voici un exemple d'e-mail compatible avec les mobiles:
Objet: Rejoignez notre équipe en tant que [Intitulé du poste] chez [Nom de l’entreprise]
Corps:
Bonjour [Nom],
Je suis [Votre nom] de [Nom de l’entreprise]. Nous recherchons un(e) [Intitulé du poste] pour rejoindre notre équipe, et votre expérience en [domaine spécifique] a particulièrement retenu notre attention.
Ce que nous offrons:
- [Avantage clé 1]
- [Avantage clé 2]
- [Avantage clé 3]
Organisons un appel rapide pour en discuter davantage. Quel est le meilleur moment pour vous?
Ayez un appel à l'action clair
Facilitez la tâche au candidat en lui indiquant clairement ce qu'il doit faire ensuite. Que ce soit pour planifier un entretien, répondre avec ses disponibilités ou cliquer sur un lien, votre appel à l'action doit être simple et clair.
Par exemple:
"Si cela vous intéresse, faites-moi savoir quand vous êtes disponible pour un rapide échange. Je vous enverrai un lien."
Soyez réactif pendant le processus de recrutement
Ne laissez pas trop de temps s'écouler avant de prendre contact. Si vous envoyez une invitation à un entretien ou si vous faites un suivi après un premier email, répondez rapidement pour maintenir l'engagement du candidat. Une réponse rapide montre du professionnalisme et aide les candidats à se sentir valorisés.
Les emails de recrutement ne doivent pas être compliqués. En les gardant personnels, concis et en les alignant avec l'image de votre entreprise, vous pouvez créer des emails qui non seulement se démarquent, mais qui incitent également les bons candidats à passer à l'étape suivante.
Que vous utilisiez des modèles d'emails ou rédigiez des messages de zéro, rappelez-vous que chaque email est une occasion de créer une connexion et de trouver votre prochain collaborateur.
Types d'emails de recrutement
Les emails de recrutement sont essentiels dans tout processus de recrutement – ils vous aident généralement à entrer en contact avec les candidats, à les tenir informés et à vous assurer que tout le processus se déroule toujours sans accroc. De la première introduction aux offres d'emploi, chaque email est une occasion de faire une impression positive et de montrer que vous valorisez les candidats, tout en faisant partie du système de suivi des candidatures.
Un email de recrutement amical, clair et réfléchi peut aider à guider les candidats à chaque étape et leur montrer que votre entreprise est professionnelle, accessible et attentive. Les modèles d'emails de recrutement génériques ne sont pas idéaux pour ce type d'approche. Voici quelques types d'emails de recrutement que vous pourriez envoyer pendant le processus de recrutement.
Email de premier contact pour sourcing de candidats
Le premier email de sourcing est votre introduction auprès d'un candidat, souvent utilisé pour contacter des candidats passifs qui ne sont pas nécessairement à la recherche de nouvelles opportunités. L'objectif ici est d'attirer leur attention et de susciter leur intérêt pour le poste.
Vous devez rester amical, présenter brièvement votre entreprise, le titre du poste de l'intervieweur et expliquer pourquoi ce poste pourrait leur convenir. Vous pouvez essayer de personnaliser l'email en mentionnant leurs compétences ou expériences, cela aidera à montrer que vous avez fait vos recherches et que vous ne vous contentez pas d'envoyer un message générique.
Exemple:
Email d'invitation à un entretien
Une fois qu'un candidat a franchi les premières étapes, l'envoi d'un email d'invitation à un entretien est votre occasion de l'inviter formellement à passer à l'étape suivante. Ces emails doivent inclure tous les détails essentiels: la date, l'heure, les coordonnées, le format (en personne ou virtuel), et un lien si nécessaire.
Vous pouvez également inclure le nom et le titre du poste de la personne qui mènera l'entretien, afin que le candidat idéal sache à quoi s'attendre. Cet email doit trouver un équilibre entre professionnalisme et accueil, afin d'aider le candidat à se sentir confiant et enthousiaste à propos de l'entretien.
Exemple:
Email for a Past Candidate
Sometimes the perfect candidates aren't the ones you’ve just found – they are the ones you have already connected with. This type of email is for reaching out to post candidates who may not have been selected in the past but are now a great fit for a new role.
You can remind them of your previous conversations, let them know about the new job opening, and include details like the job title and a link to the complete job description.
Exemple:
Email de suivi après l'entretien
Après l'entretien, il est important de rester en contact avec le candidat. Un email de suivi après l'entretien lui permet de savoir que vous appréciez le temps qu'il a consacré et l'intérêt qu'il porte au poste.
Vous pouvez utiliser cet email pour confirmer les prochaines étapes, que ce soit pour planifier des entretiens supplémentaires ou pour informer le candidat du moment où il aura de vos nouvelles. Il est essentiel de maintenir l'engagement du candidat et de le rassurer en lui faisant savoir que sa candidature est toujours en cours d'examen.
Exemple:
Email de recommandation d'employé
Les emails de recommandation d'employés sont un excellent moyen de tirer parti du réseau de votre équipe pour trouver des candidats qualifiés, déjà vérifiés par quelqu'un en qui vous avez confiance. Dans cet email, vous devez inclure l'intitulé du poste et la description du poste, ainsi que les détails concernant le fonctionnement du processus de recommandation. Vous pouvez également mentionner les incitations à la récompense pour les recommandations réussies afin d'encourager les employés à participer.
Exemple:
Email d'offre d'emploi
Une fois que vous avez sélectionné le candidat le plus approprié, l'envoi d'un email d'offre d'emploi est l'une des étapes les plus excitantes du processus. Cet email doit préciser l'intitulé du poste, les avantages, le salaire, ainsi que tous les autres détails importants du poste, tels que les horaires de travail ou le lieu.
Lorsque vous souhaitez rendre l'offre officielle, il est également important de veiller à ce que le ton soit chaleureux et enthousiaste. L'objectif est de faire en sorte que le candidat se sente valorisé et enthousiasmé à l'idée de rejoindre votre entreprise.
Email de suivi de candidature
Un email de suivi montre aux candidats que vous avez bien reçu la candidature et que vous l'examinez toujours.
C'est un message simple mais important pour leur faire savoir que la candidature n'a pas été oubliée et que vous progressez dans le processus. C'est aussi l'occasion de préciser les délais, afin que les candidats sachent quand s'attendre à avoir de vos nouvelles.
Email de rejet
Malheureusement, tous les candidats ne peuvent pas être retenus pour le poste. Cependant, les emails de rejet ne doivent pas être impersonnels ni décourageants. Dans l'email de rejet, il est important d'exprimer votre reconnaissance pour le temps et l'effort du candidat, et d'offrir une réponse réfléchie et personnelle. Vous pouvez brièvement expliquer pourquoi ils n'ont pas été sélectionnés, fournir des retours sur l'entretien si cela est approprié, et leur faire savoir que vous seriez ravi de les envisager pour de futures opportunités.
Email de confirmation d'entretien
Avant le grand jour, un email de confirmation d'entretien aide à s'assurer que le candidat sait exactement quand et où se présenter. Ces emails doivent être clairs et concis, en incluant tous les détails essentiels comme l'heure, le lieu (lien pour la réunion virtuelle), et le nom ou le titre de la personne qui mène l'entretien. Si le candidat doit apporter quelque chose, comme un portfolio ou une pièce d'identité, cela doit également être mentionné.
Email de rappel pour l'entretien
Envoyer un email de rappel pour l'entretien un jour ou deux avant l'entretien peut aider à réduire les risques de confusion ou de rendez-vous manqués. C'est une manière simple mais efficace de s'assurer que chaque candidat dispose des informations nécessaires, comme l'heure, le lieu et les documents requis. Envoyer des rappels montre au candidat que vous respectez son temps et permet de rendre le processus d'entretien aussi fluide que possible.
Conclusion
Créer des modèles d'e-mails pour le recrutement et des modèles de demande de réunion est un excellent moyen de rester organisé et de gagner du temps. Bluedot va encore plus loin en vous aidant à gérer tout cela au même endroit et même en rédigeant les e-mails de suivi pour vous. Lorsque vous enregistrez des réunions, surtout lorsque vous partagez votre écran, il est facile d'oublier les détails les plus importants, mais Bluedot s'assure que rien ne soit négligé.
Ce n'est pas seulement la transcription – Bluedot propose également des modèles de réunions personnalisables, génère des emails pour reprogrammer les réunions et stocke en toute sécurité vos enregistrements pour plus tard. Avec la nouvelle fonctionnalité de chat AI, elle offre encore plus de support, vous aidant à rester au courant des choses grâce à des informations intelligentes. Que vous recrutiez des candidats ou animiez des réunions, Bluedot simplifie tout, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus.
