La création d'une réunion WebEx est l'un des moyens les plus simples de communiquer avec votre équipe, vos camarades de classe ou vos amis, que vous travailliez à distance, étudiiez en ligne ou que vous restiez simplement en contact. Si vous vous demandez comment démarrer une réunion WebEx, comment passer un appel WebEx, ou si vous avez besoin d'un guide de démarrage rapide des réunions WebEx, cette procédure pas à pas est faite pour vous.
Nous vous montrerons comment organiser une réunion en quelques étapes à l'aide de l'application WebEx, qu'il s'agisse de choisir le type et l'heure de votre réunion ou d'envoyer l'invitation à la réunion, y compris l'identifiant de la réunion pour un accès plus facile. Qu'il s'agisse d'une session unique ou d'une partie de la création de votre réunion WebEx habituelle, vous apprendrez également à personnaliser les paramètres de votre réunion pour un meilleur contrôle. À la fin, vous saurez exactement comment créer et gérer vos réunions en toute confiance, sans perdre un instant.
Ce dont vous avez besoin avant de créer une réunion WebEx
Avant de vous lancer dans la configuration de votre réunion WebEx, y compris les réunions planifiées, vous devez mettre en place quelques éléments pour garantir une expérience fluide.
- Un compte WebEx: Vous pouvez soit créer un compte gratuitement sur le site WebEx, soit utiliser celui fourni par votre lieu de travail ou votre école. Les forfaits gratuits sont parfaits pour les réunions en ligne de base, tandis que les forfaits payants proposent des fonctionnalités avancées telles que des sessions en petits groupes, des hôtes alternatifs et des paramètres de réunion supplémentaires.
- Une connexion Internet fiable: WebEx étant un outil de visioconférence, une connexion solide permet de garantir que votre réunion commence sans retard ni interruption.
- Un appareil compatible: qu'il s'agisse de votre ordinateur portable, de votre tablette ou de votre téléphone, assurez-vous que votre appareil peut exécuter l'application ou les réunions via un navigateur. Vous aurez besoin d'accéder à des options de connexion audio (comme votre micro ou vos numéros d'appel internationaux) et idéalement à une webcam.
- Connectez-vous d'abord: Cela peut sembler simple, mais connectez-vous toujours à votre compte WebEx avant de configurer une réunion WebEx. Il vous permet de gagner du temps et de localiser toutes vos sessions planifiées et modèles de réunions.
Comment créer une réunion WebEx en quelques minutes
Il est facile d'apprendre à démarrer une réunion une fois que vous avez compris la mise en page, ce qui facilite la navigation dans la réunion. Que vous souhaitiez vous réunir instantanément ou planifier à l'avance, ce guide de réunion WebEx vous guide tout au long du processus de création de réunions.
Étape 1 : Accédez à l'onglet Réunions
Ouvrez l'application WebEx et cliquez sur l'onglet Réunions sur le côté gauche. Au centre de l'écran, vous verrez une icône de calendrier. Cliquez dessus, puis sélectionnez Planifier une réunion.
C'est ici que vous commencez à configurer votre réunion, qu'il s'agisse d'un appel unique ou d'une session récurrente à l'aide de modèles de réunion pouvant inclure du contenu partagé.
Si vous recherchez un moyen rapide de vous connecter, vous pouvez également utiliser votre salle de réunion personnelle pour démarrer immédiatement.
Étape 2 : Réglez la date, l'heure et les détails
Renseignez les informations de la réunion : donnez-lui un nom, choisissez la date et l'heure et choisissez les paramètres de votre réunion.
- Choisissez un type de réunion
- Définissez un mot de passe de réunion si nécessaire
- Choisissez un type de connexion audio (audio de l'ordinateur ou appel téléphonique, par exemple)
- Ajoutez un hôte alternatif si quelqu'un d'autre peut avoir besoin de diriger
Il s'agit du cœur du processus de configuration des réunions WebEx et garantit le bon déroulement de votre réunion en ligne.
Étape 3 : Envoyer des invitations
Une fois que vous avez renseigné les informations, ajoutez les e-mails des participants ou copiez et collez le lien de la réunion dans une invitation ou un e-mail de calendrier distinct.
Si vous prévoyez de passer un appel WebEx avec des membres de l'équipe répartis sur différents sites, assurez-vous de vérifier les numéros d'appel internationaux dans l'invitation pour vous assurer que tout le monde peut participer à la réunion sans problème.
Cliquez sur Enregistrer, et c'est terminé ! Voici comment créer et démarrer une réunion WebEx en quelques minutes seulement.
Comment planifier une réunion à partir du calendrier WebEx
Si vous utilisez WebEx pour la première fois et que vous vous demandez comment créer une réunion WebEx, voici la bonne méthode à suivre à l'aide du calendrier intégré WebEx. Le processus de configuration des réunions est simple une fois que vous savez où chercher.
1. Ouvrez l'application WebEx et assurez-vous d'être connecté.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Réunions.
3. Dans la zone principale de l'écran, vous verrez une icône de calendrier.
4. Cliquez ensuite sur le bouton Planifier une réunion.
5. Renseignez le sujet de la réunion, choisissez la date et l'heure, puis sélectionnez votre type de réunion (par exemple, une réunion en salle personnelle ou une réunion standard).
6. Ajoutez des participants, affectez un hôte alternatif si nécessaire et choisissez votre type de connexion audio (téléphone ou ordinateur, par exemple).
7. Personnalisez d'autres paramètres de réunion, tels que l'activation d'un mot de passe de réunion, la sélection d'un modèle de réunion ou la modification des paramètres avancés.
8. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Planifier pour terminer la création de votre réunion WebEx.
Une fois planifiée, le lien de votre réunion apparaîtra dans l'invitation de votre calendrier et vous pourrez le partager avec tous les participants. Vous pouvez également copier manuellement le lien pour l'envoyer par e-mail ou par chat.
Que vous planifiez une visioconférence rapide ou une réunion en ligne structurée, cette méthode garantit que votre réunion WebEx commence en douceur et à temps.
Résolution des problèmes courants de configuration des réunions WebEx
Vous rencontrez des problèmes lors de la configuration de votre réunion WebEx ? Tu n'es pas seul. Que vous essayiez de créer une réunion WebEx ou de planifier votre réunion, de petits problèmes peuvent parfois vous gêner. Voici quelques problèmes courants et les moyens de les résoudre.
Vous ne trouvez pas l'option de planification ?
Si le bouton Planifier ou planifier une réunion est absent lorsque vous essayez de configurer une réunion WebEx, procédez comme suit :
- Vérifiez les autorisations de votre compte: si vous utilisez un compte WebEx professionnel ou scolaire, votre administrateur a peut-être limité votre capacité à planifier une réunion ou à désigner un autre hôte.
- Déconnectez-vous et reconnectez-vous: Parfois, une déconnexion et une connexion rapides vous permettent d'accéder à des fonctionnalités clés telles que les modèles de réunion, l'outil d'invitation aux réunions ou la fonction d'invitation au calendrier.
Les invitations ne sont pas envoyées ?
Vous essayez d'envoyer une invitation à une réunion, mais vos participants ne reçoivent rien ?
- Vérifiez vos paramètres de messagerie: Parfois, votre application de messagerie par défaut n'est pas correctement liée à WebEx ou Microsoft Outlook, ce qui peut vous empêcher d'envoyer des invitations au calendrier ou des informations sur les réunions.
- Copiez le lien de la réunion manuellement: En guise de sauvegarde, copiez et collez toujours le lien de la réunion et envoyez-le directement par e-mail ou par chat. Cela garantit que tous les participants reçoivent l'invitation, même en cas de problème du côté de WebEx.
Vous pouvez également vérifier l'heure, la date, l'heure et l'objet de la réunion avant de renvoyer pour vous assurer que tout semble correct.
Conclusion
La création d'une réunion WebEx est plus facile que vous ne le pensez. Accédez simplement à l'onglet Réunions, cliquez sur Planifier une réunion ou en démarrer une immédiatement, choisissez votre date et votre heure, ajoutez un sujet de réunion clair et configurez tous les détails importants tels que les mots de passe ou les sessions en petits groupes. Envoyez ensuite vos invitations à la réunion avec le lien de la réunion afin que tout le monde sache quand et où participer.
Pour améliorer encore vos réunions, essayez Bluedot, un outil pratique qui enregistre vos réunions WebEx et prend automatiquement des notes pour vous. Offres Bluedot ordres du jour des réunions, ainsi réunions de vente individuelles. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier de manquer quelque chose d'important et vous pouvez vous concentrer sur la conversation.
Qu'il s'agisse de votre première réunion WebEx ou que vous soyez un utilisateur régulier, la mise en place de votre appel et l'utilisation d'outils tels que Bluedot peuvent vous aider à organiser les choses et à en assurer le bon fonctionnement. Alors pourquoi attendre ? Organisez votre première réunion WebEx dès aujourd'hui et découvrez à quel point la collaboration en ligne peut être simple.
FAQ sur la création d'une réunion WebEx
Ai-je besoin d'un compte WebEx pour créer une réunion ?
Oui, il est essentiel de disposer d'un compte WebEx si vous souhaitez créer une réunion WebEx, notamment définir un sujet de réunion clair, ou gérer vos réunions efficacement. Avec un compte, vous pouvez facilement accéder à l'application WebEx ou au site Web pour configurer des réunions WebEx et personnaliser vos paramètres de réunion. Tout le monde peut participer à une réunion WebEx sans avoir de compte, mais seuls les titulaires de compte peuvent planifier, organiser ou démarrer des réunions. Si vous n'en avez pas encore, vous pouvez rapidement souscrire à un plan gratuit ou utiliser le compte existant de votre entreprise ou de votre école.
Puis-je créer une réunion WebEx sur mon téléphone ?
Oui, l'application WebEx est conçue dans un souci de flexibilité. Vous pouvez donc créer une réunion WebEx directement depuis votre smartphone ou votre tablette, en utilisant l'icône de recherche pour y accéder rapidement. Que vous soyez en déplacement ou loin de votre bureau, vous pouvez ouvrir l'application, toucher pour planifier une réunion, sélectionner votre type de réunion, définir l'heure de la réunion et inviter des participants. L'application mobile vous permet également de démarrer des réunions instantanées, de gérer les invitations aux réunions et d'ajuster les paramètres des réunions à la volée. Il est donc très pratique de garder votre équipe connectée à tout moment et en tout lieu.
Combien de personnes peuvent participer à une réunion WebEx ?
Le nombre maximum de participants à une réunion dépend de votre plan d'abonnement. La plupart des forfaits peuvent accueillir de 50 à 1 000 participants, ce qui rend WebEx adapté à tout, des appels en petite équipe aux grands webinaires. En outre, si votre réunion comprend de nombreux participants, vous pouvez utiliser des fonctionnalités utiles telles que les réunions en petits groupes, signalées par une icône en forme de flèche, pour diviser la réunion en petits groupes ou les réunions personnelles pour des discussions plus privées. Connaître les limites de votre forfait vous aide à planifier vos réunions de manière efficace.
Puis-je planifier une réunion WebEx à l'avance ?
La planification à l'avance est l'une des principales fonctionnalités de WebEx. Vous pouvez utiliser l'application ou le site Web Webex pour planifier une réunion à la date et à l'heure futures qui vous conviennent, à vous et à vos participants. Lorsque vous définissez une heure de réunion planifiée, vous pouvez saisir le sujet de la réunion, définir un mot de passe de réunion pour des raisons de sécurité et sélectionner des options telles qu'un hôte alternatif, le type de connexion audio préféré et même la coche de langue pour l'accessibilité. Une fois que tout est configuré, vous pouvez envoyer l'invitation à la réunion par e-mail ou partager le lien de la réunion directement avec les participants. Cela permet de garantir le bon déroulement de votre réunion en ligne et de préparer tout le monde.
