Beaucoup de professionnels ont du mal à retenir les points essentiels des réunions, ce qui entraîne confusion et délais non respectés. Notre guide propose des solutions pour résoudre ce problème. Nous vous offrons une méthode étape par étape pour rédiger un compte rendu de réunion clair, concis et informatif.
Vous apprendrez à identifier les décisions cruciales, à attribuer des actions claires et à garantir que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Nous avons inclus des exemples et des modèles, pour que vous soyez bien préparé à rédiger des comptes rendus de réunion efficaces qui vous feront gagner du temps, augmenteront la productivité et feront avancer vos projets.
Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion?
Un compte rendu de réunion est un document qui rassemble tous les points clés d’une réunion. C’est en gros un résumé des discussions importantes, des décisions prises et des actions à suivre.
Voici ce que contiennent généralement les comptes rendus de réunion:
- Décisions principales: Quelles ont été les principales décisions prises lors de la réunion?
- Actions à entreprendre: Qui est responsable de quelles tâches, et quelles sont leurs échéances?
- Points clés abordés: Quels ont été les sujets les plus importants traités dans les notes de la réunion?
L’objectif principal d’un compte rendu de réunion est de fournir un compte rendu clair et facile à comprendre de ce qui s’est passé lors de la réunion. Cela aide les participants à rester alignés et à se souvenir de ce qu’ils doivent faire ensuite. Cela peut également être utile pour les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion afin de se mettre rapidement au courant de ce qu’elles ont manqué.
Les comptes rendus de réunion sont généralement plus courts et moins formels que les procès-verbaux. Les procès-verbaux sont habituellement plus détaillés que les comptes rendus.
Qui est responsable de la rédaction des comptes rendus de réunion?
La responsabilité de rédiger un bon résumé de réunion revient généralement à l’organisateur de la réunion, au président ou à une personne désignée pour prendre des notes ou assurer le secrétariat. Voici quelques rôles courants qui peuvent être chargés de cette tâche:
- Organisateur de la réunion: La personne qui a organisé la réunion assume souvent la responsabilité d’en faire le résumé, surtout dans les réunions plus petites ou moins formelles.
- Président: Lors des réunions formelles, le président peut s’assurer qu’un résumé soit rédigé, soit en le faisant lui-même, soit en déléguant cette tâche.
- Priseur de notes désigné: Parfois, une personne spécifique est chargée de prendre des notes et de rédiger le résumé. Ce rôle peut être tournant ou attribué à un individu particulier pour toutes les réunions.
- Secrétaire ou assistant administratif: Dans de nombreuses organisations, un secrétaire ou un assistant administratif est chargé de rédiger le procès-verbal et de préparer le résumé.
Peu importe qui est responsable du résumé complet de la réunion, il est important que la personne qui rédige le résumé soit attentive pendant la réunion et capable de saisir précisément les points clés.
Comment rédiger des notes de réunion parfaites
Remerciez tout le monde pour leur présence
Commencez votre résumé en exprimant votre gratitude à tous les participants pour leur présence et leurs contributions. Cela instaure une ambiance positive et reconnaît leur effort ainsi que le temps consacré.
Résumez les points clés
Fournissez un résumé très concis et un aperçu des principaux points abordés lors de la réunion. Cela doit inclure chaque point à l’ordre du jour ainsi que les éléments majeurs qui ont été discutés.
Joignez les documents de référence
Incluez tous les autres documents ou supports pertinents qui ont été évoqués ou mentionnés pendant la réunion. Cela peut comprendre des rapports, des présentations ou des documents distribués, apportant un contexte ou des détails supplémentaires.
Mettez en évidence les points d’action de la réunion
Énumérez clairement les actions décidées lors de la réunion. Précisez qui est responsable de chaque tâche ainsi que les délais de réalisation.
Organisez les éléments par ordre d’importance et d’impact
Classez les points clés et les actions à entreprendre selon leur importance et leur impact potentiel. Cela permet de prioriser les actions à suivre et de s’assurer que les questions cruciales soient traitées rapidement.
Incluez un rappel de la date de la prochaine réunion
Si une réunion de suivi est prévue, indiquez la date, l’heure et le lieu pour les réunions en présentiel (ou les détails de la réunion virtuelle). Cela permet à chacun d’être informé des prochaines étapes et de s’organiser en conséquence.
Partagez-le avec votre équipe
Distribuez le compte rendu de réunion à tous les participants ainsi qu’aux parties prenantes concernées qui n’étaient pas présentes. Assurez-vous qu’il soit facilement accessible, que ce soit par e-mail, sur un disque partagé ou via un outil de gestion de projet.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer un compte rendu complet et efficace de la première réunion, qui permet de maintenir votre équipe alignée et bien informée.
Comment simplifier la rédaction d’un compte rendu de réunion
Attribuer des actions
Pendant la réunion, veillez à attribuer clairement les actions à mesure qu’elles apparaissent dans les comptes rendus. Cela permet non seulement de garder la réunion organisée, mais aussi de faciliter la synthèse des discussions clés par la suite. Pour chaque action, notez:
- Description de la tâche: Ce qui doit être fait.
- Personne responsable: Qui est chargé d’accomplir la tâche.
- Date limite: Quand la tâche doit être terminée.
Par exemple:
- Action à réaliser: Mettre à jour le calendrier du projet
- Personne responsable: John Doe
- Date limite: 10 juillet 2024
Disposer de ces informations à portée de main vous permet de les intégrer rapidement au compte rendu.
Rassembler les documents essentiels
Avant la réunion, rassemblez tous les documents nécessaires tels que les ordres du jour, les rapports et les présentations. Pendant la réunion, assurez-vous que tous les documents ou ressources supplémentaires discutés sont collectés et notés.
Par exemple, si un rapport budgétaire est discuté, prenez note de l’inclure en pièce jointe ou en lien dans le résumé général de la réunion ci-dessous:
- Documents à inclure:
- Tableau de planification de projet
- Diapositives de présentation de l’équipe marketing
Prendre des notes collaboratives
Encouragez les participants à prendre des notes collaboratives en utilisant un document partagé ou un outil de prise de notes pour un compte rendu de réunion efficace. Cela permet à chacun de contribuer à la capture des points clés de la discussion et réduit la charge pour une seule personne. Les notes de réunion garantissent que différentes perspectives sont prises en compte et que les détails importants ne sont pas oubliés.
Créez un document partagé (par exemple, Google Docs) où les participants peuvent ajouter leurs notes en temps réel. Désignez quelqu’un pour nettoyer et organiser ces notes après la réunion, ce qui facilitera la création du compte rendu final.
Enregistrez la réunion
L’enregistrement de la réunion, qu’il soit vidéo ou audio, peut être extrêmement utile. Cela vous permet de revenir sur les notes de la réunion si vous devez clarifier certains points ou détails lors de la rédaction du compte rendu. Assurez-vous que tous les participants sont informés et donnent leur consentement avant l’enregistrement.
Utilisez un outil ou un logiciel d’enregistrement fiable pour capturer l’intégralité de la réunion. Après la réunion, utilisez l’enregistrement pour vérifier l’exactitude de vos notes et combler les éventuelles lacunes. Cela peut être particulièrement utile pour citer des propos exacts ou comprendre le contexte de discussions complexes.
En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez simplifier le processus de rédaction d’un compte rendu de réunion, en veillant à ce qu’il soit complet, précis et efficace.
Modèle de compte rendu de réunion
Titre de la réunion: [Titre de la réunion]
Date: [Date de la réunion]
Heure: [Heure de début - Heure de fin]
Lieu: [Lieu de la réunion ou lien virtuel]
Participants:
Ordre du jour:
- [Point à l'ordre du jour 1]
- [Etc.]
Résumé des points clés
Point à l’ordre du jour 1: [Titre/Sujet]
- Discussion: [Résumé de la discussion]
- Conclusion: [Résumé des décisions ou accords]
Point à l’ordre du jour 2: [Titre/Sujet]
- Discussion: [Résumé de la discussion]
- Conclusion: [Résumé des décisions ou accords]
Actions à entreprendre
- Action: [Description de la tâche]
- Personne responsable:
- Date limite:
- Action: [Description de la tâche]
- Personne responsable:
- Date limite:
- Action: [Description de la tâche]
- Personne responsable:
- Date limite:
Documents justificatifs
- [Lien ou pièce jointe 1]
Prochaine réunion
- Date:
- Heure:
- Lieu:
Notes supplémentaires
[Ajouter ici toutes notes ou commentaires supplémentaires]
Merci
Merci à tous d'avoir participé et contribué à la réunion.
Exemples de résumé d'ordre du jour de réunion
- Résumé de la réunion sur la mise à jour de la stratégie marketing
- Résumé de la réunion de revue du développement produit
- Résumé de la réunion de revue financière du T2
- Résumé de la réunion sur la mise à jour de la politique RH
- Résumé de la réunion de session de retour client
Conclusion
Rédiger des résumés de réunion ne doit pas être une corvée. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez simplifier le processus et garantir que chacun repart avec une compréhension claire des points clés de la réunion.
Pour faciliter encore davantage la création de résumés percutants, envisagez d’utiliser un outil de gestion de réunions performant comme Bluedot. Bluedot va au-delà de l’enregistrement simple en proposant une suite complète de fonctionnalités conçues pour simplifier la prise de notes et la rédaction des résumés de réunion.
L’un des avantages de Bluedot est ses capacités d’enregistrement. Cela est particulièrement précieux lorsque quelqu’un partage son écran pendant une réunion.
Mais Bluedot ne se limite pas à l’enregistrement. Il propose également une transcription assistée par IA pour que vous ne manquiez jamais un détail et offre une bibliothèque de modèles de réunion personnalisables. Bluedot peut générer automatiquement des e-mails de suivi résumant les points clés et les décisions, créer des notes avec son générateur de notes IA, vous faisant ainsi gagner un temps précieux. Enfin, Bluedot stocke en toute sécurité vos enregistrements Google Meet pour une utilisation ultérieure, facilitant la consultation des résumés de réunion générés par l’IA et le rappel des détails importants.
