取締役会の議事録を取ることは、取締役会会議中の重要な決定、行動、議論を文書化するために不可欠です。このガイドでは、取締役会の議事録が将来の参照用の正式な記録として役立つように、重要な詳細を明確かつ正確に記録する方法についての洞察を提供します。客観性の維持や重要な漏れの回避などの一般的な課題に対処しながら、準備、会議中のメモ取り、会議後のプロセスについて段階的に説明されています。
このガイドに従うことで、組織の透明性と説明責任を強化する簡潔で効果的な議事録を作成する方法を学び、取締役会の秘書とメンバーの両方にとって貴重なリソースとなります。
取締役会の議事録はなぜ重要なのですか？
取締役会の議事録は、会議の公式かつ法的な記録を提供し、重要な決定と行動を文書化し、透明性と説明責任を確保し、理事会メンバーや利害関係者が進捗状況を追跡してタスクをフォローアップするのに役立つため、重要です。また、今後の会議の参考資料としても役立ち、法的手続きやコーポレートガバナンス慣行の遵守状況を確認するためにも使用できます。
理事会議事録の種類：オープンセッションとクローズドセッション
取締役会の議事録は、主にオープンセッションとクローズドセッションの2つのタイプに分類できます。
- オープンセッション: これらの議事録には、取締役会の公開部分で行われた議論と決定がまとめられています。これには、政策決定、財務報告、および一般市民や関連する利害関係者がアクセスできるその他の事項などのトピックが記載された取締役会の議事録が含まれます。これらの議事録は通常、行動の公式記録を確認したい人なら誰でも利用できます。取締役会の議事録は、明確かつ簡潔で、かつ議論の内容を正確に反映したものを書く必要があります。
- クローズドセッション: これらの議事録には、取締役会で非公開で議論された機密事項が含まれています。トピックには、人事問題、法的問題、または一般に公開されていないその他のデリケートな問題が含まれる場合があります。非公開の取締役会の議事録は通常、秘密にされ、取締役会のメンバーまたは権限のある担当者にのみ共有できます。これらの議事録は法的記録として役立ち、多くの場合、アクセスが制限されて安全に保管されます。
どちらの議事録も、透明性、法令遵守、効果的な取締役会のガバナンスを維持する上で重要です。取締役会の議事録テンプレートは、取締役会の秘書が両方の種類の会議の議事録を整理するのに役立ちます。
議事録を取る責任者は誰ですか？
取締役会の議事録を作成する責任は、通常、取締役会の秘書にあります。取締役会幹事は、議論、決定、取られた行動が正確に反映されるように、取締役会の議事録を記録する任務を負っています。これらのメモは会議の公式記録であり、明確、簡潔、かつ客観的でなければなりません。
場合によっては、理事会議長または他の指名された理事会メンバーがプロセスを支援することもありますが、通常、取締役会の議事録を管理するのは理事会書記の役割です。さらに、取締役会の秘書が一貫性のある包括的な会議記録を整理して作成するうえで、取締役会の議事録テンプレートを使用することもできます。
取締役会の議事録にはどのような情報が含まれていますか？
会議議事録 取締役会の公式記録となる重要な情報が含まれています。以下は、通常含まれている重要な詳細について簡単に説明したものです。
- 会議の日付、時間、場所：取締役会の会議の日時、場所は参照用に記録されています。
- 出席: 理事会メンバー、取締役会長、および事務局長などの他の参加者を含む会議出席者が一覧表示されます。
- 過去の議事録の承認: 前回の議事録または前回の議事録が会議中に承認または修正されたかどうかに関するメモ。
- アジェンダ項目: 特定の取締役会で取り上げられたトピックを詳述した取締役会の議題の要約。
- 重要な決定と行動: フォローアップの責任者を含め、下された決定、可決された動議、およびアクションアイテムが明確かつ簡潔に記録されていること。
- 投票結果: 会議中に行われたすべての投票の結果（賛成票、反対票、および棄権した理事会メンバーの数を含む）。
- その他の関連ディスカッション: 取締役会、取締役会会長からの最新情報、および提起された重要な事項を含む、会議中に行われた重要な議論。
- 次回のミーティング: 次回の取締役会に関する情報（決定された場合、日付と場所を含む）。
取締役会で議事録を取る方法
取締役会を構成する基本的な要素は次のとおりです。
会議前
- アジェンダを確認: 議題をよく理解しておくと、どのトピックが議論されるかがわかります。適切な計画を立てておくと、意思決定のために議事録に取り込む必要のある重要なポイントを予測するのに役立ちます。何を議論すべきかを明確に把握しておけば、重要な詳細を見逃すことがなくなります。
- 取締役会の議事録テンプレートを作成: テンプレートを使用して取締役会の議事録を作成すると、プロセスが効率的になります。会議の場所、出席者、議題項目、決定、動議、およびアクションアイテムに関するセクションを含めてください。これにより、会議の進行に合わせて情報をすばやく入力できます。
- 会議の準備をする: ノートパソコン、メモ帳、録音デバイスなど、必要なツールがすべて揃っていることを確認します。前回の会議の議事録を参照できるようにしておいてください。議事録は、取締役会で進行中の議論や議事録のアクションを明確にするのに役立つ場合があります。
- 適切な出席管理を確保：出席している役員と欠席している理事会メンバーの名前、および到着時刻と出発時刻を記録します。これにより、議事録の正確な文書化が可能になり、出席記録にも役立ちます。
会議中
- 重要な会議の詳細を記録する: 出席者の場所、日付、時刻、名前を記録します。理事会メンバー、議長、その他の主要参加者の出席を記録します。後で参照できるように重要になりそうなその他の関連情報を書き留めておきます。
- 議題項目を文書化: 議題の各項目が議論されるときに、重要なポイント、決定事項、およびフォローアップアクションの責任者を書き留めてください。動議と決議の文言を正確に書き留めて、正確さを保つようにしてください。
- 動議と投票を記録する: 動議が行われた場合は、議長の指示を記録し、誰が動議を提案したか、誰が支持したか、および投票結果を書き留めてください。決定に至った議論の要点と、動議に関する具体的な詳細を記載することが重要です。
- 重要な議論や決定事項を書き留めておく：会議中は、重要なポイントや決定につながる議論を記録することに集中してください。重要な発言や決定の文言を正確に記録するようにしてください。後で混乱しないように、明確で簡潔な言葉でこれらの点を文書化してください。
- 中立的で客観的な姿勢を保つ: 議事録を書くときは、客観的な発言を心がけてください。個人的な意見を書き込まずに議論や決定事項を記録し、次のことを確実にすることが重要です。 会議議事録 事実に即し、偏りのないままでいましょう。
会議終了後
- 議事録の確認と整理: 会議が終わったら、議事録を見直し、必要な情報がすべて明確かつ簡潔にまとめられていることを確認します。要点に注意を払い、決定事項や取られた措置の正確な文言を確認してください。
- 承認用に送信: 取締役会の議事録を完成させたら、取締役会のメンバーに送って確認と承認を受けます。これにより、公式記録と見なされる前に必要な修正や更新が行われることが保証されます。
- 最終議事録の配布: 取締役会の議事録が承認されたら、取締役会メンバー、その他の利害関係者、および事務局長を含むすべての関係者に文書を配布します。これは組織内の透明性と説明責任を維持するために重要です。
- 議事録を保存：会議の議事録が参照用に正しく保存されていることを確認してください。議事録は取締役会の行動や決定の記録として役立ち、法的な問題や下された決定の履歴を確認する必要がある場合に役立ちます。
- アクションアイテムのフォローアップ: 最後に、議事録に記載されているフォローアップタスクが追跡されていることを確認します。これには、理事会メンバーに割り当てられた項目の進捗状況を確認することや、アクションが迅速に完了していることを確認することが含まれます。これにより、貴重な会議時間を効率的に使用し、取締役会の目標を達成することができます。
取締役会の議事録をより効果的にするためのボーナスヒント
準備がすべてです
取締役会の議事録を効果的に作成するには、しっかりとした準備が不可欠です。会議が始まる前に、議題項目、出席、意思決定、アクションポイントなどの重要な要素のためのスペースを含む取締役会の議事録テンプレートを用意しておいてください。準備しておくと、重要な詳細を効率的に記録できるため、明確で正確な議事録を簡単に作成できます。また、ボードの他のメンバーと同じ認識を保ち、重要な詳細を見逃さないようにするのにも役立ちます。
取締役会のメンバーに説明責任を持たせる
会議中は、特定のタスクまたはアクションアイテムを担当する理事会メンバーを正確に記録してください。これらのアクションアイテムは、メンバーに説明責任を持たせるために、取締役会の議事録にはっきりと記載する必要があります。会議が終わったら、取締役会の議事録を参照して、すべてのタスクが次回の会議で、または締め切り前にフォローアップされていることを確認できます。この説明責任を追跡することは、取締役会の成功につながる効果的な取締役会管理の重要な部分です。
簡潔かつ正確を目指す
取締役会の議事録を取る際のベストプラクティスの1つは、明確さと簡潔さを目指すことです。理事会幹事は、本質的な詳細を省かずに、議論をまとめることに重点を置くべきです。混乱を避けるため、重要なポイントや決定事項を簡潔かつ正確な言葉で記録し、取締役会の議事録が会議の明確な記録となるようにしてください。これは、会議で議事録を確認する場合や、法的な記録を目的とする場合に特に重要です。
恐れずに説明を求めてください
議論や決定が不明確な場合は、遠慮なく議長または関係する理事会メンバーに説明を求めてください。会議中に質問したほうがいいでしょう。これにより、取締役会の議事録を作成するときに議事録が正確になり、取締役会の行動を詳細に伝えることができるため、混乱や記録の間違いを防ぐことができます。
客観的な声を使う
取締役会の議事録を書くときは、常に客観的な口調を保ってください。個人的な意見や会話の解釈は含めないでください。取締役会の議事録は、取締役会のメンバーの決定、議論、動議が偏りなく反映され、会議の進行を中立的かつ事実に基づいて表現したものでなければなりません。これにより、議事録の信頼性が高まり、今後の行動や決定のための信頼できる参考資料として活用できるようになります。
タイミングが重要
取締役会の議事録の正確性と効率性には、タイミングが重要な役割を果たします。重要な詳細事項は、会議後に記憶に頼るのではなく、会議中に発生するとおりに記録することが重要です。これにより、関連する情報をすべて最新の状態で記録できるため、会議のより完全な議事録を作成できます。
議題項目をリアルタイムで把握することで、正確かつタイムリーな効果的な議事録を作成できます。プロセスを遅らせると、詳細を見逃したり、後で議事録を参照するときに混乱したりする可能性があります。したがって、理事会幹事は、将来の参照に使用できる信頼できる正式な記録を確保するために、会議終了後すぐに議事録を完成させることを目指すべきです。
取締役会テンプレート
いくつかご紹介します 取締役会の議題 例:
- 定例取締役会
- 特別理事会
- 年次総会 (AGM)
- エグゼクティブセッション
- 戦略計画会議
- 緊急理事会会議
結論
正確で効果的なボードの作成 会議議事録 重要な議論や決定の明確かつ公式な記録を維持するために不可欠です。ベスト・プラクティスに従って準備を進めることで、 メモを取るそして、会議後のレビューでは、次のことを確認します 会議議事録 包括的です。プロセスをさらに簡素化したい方には、Bluedotが最適なツールです。 会議を録画 そして議事録を作成します。
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