Nous en sommes arrivés au point où les réunions Zoom font partie de notre routine quotidienne, à tel point que nous ne pouvons pas imaginer passer la journée sans elles. Si vous lisez ceci, il y a de fortes chances que vous passiez également des appels Zoom la plupart du temps, comme beaucoup d'autres.
Tant d'informations sont discutées lors de ces réunions qu'il est facile d'oublier quels sont les principaux points si vous ne prenez pas de notes efficaces. Après tout, il est impossible de suivre tout ce qui se passe dans votre tête, et sans prendre de notes, beaucoup de choses peuvent passer entre les mailles du filet.
Alors, comment allez-vous rester concentré sur la conversation pour recueillir des informations et suivre les détails à l'avenir ? La réponse est simple : trouvez l'outil qui le fait pour vous.
Nous sommes là pour vous expliquer comment prendre des notes de réunion sur Zoom qui dureront toute une vie et pourquoi il est si important de rester organisé et précis. Nous avons également quelques conseils pour ne rien manquer lors de votre appel Zoom.
Avant votre réunion Zoom
Avant même de cliquer sur « Rejoindre » et avant le début de la réunion, prenez une minute pour consulter l'ordre du jour de votre réunion. Cette étape simple vous aidera à définir des objectifs clairs pour votre prise de notes. Savoir ce qui va se passer ensuite vous donne une longueur d'avance et vous aide à rester organisé pendant la réunion. Qu'il s'agisse de mettre en évidence des sujets importants ou de noter des points à l'ordre du jour, une petite préparation suffit.
Une fois que vous participez à la réunion Zoom, assurez-vous d'être configuré pour prendre des notes à la fois sur les applications de bureau et mobiles. Consultez les commandes en cours de réunion et le bouton de notes sera votre meilleur ami ! Vous pouvez l'utiliser pour ouvrir votre application de prise de notes ou garder un bloc-notes numérique à portée de main pour ne rien manquer d'important.
Il peut être difficile de rester concentré, mais si vous vous préparez longtemps à l'avance, vous êtes déjà à mi-chemin. Connaître les principaux points que vous devez aborder vous aide à rester sur la bonne voie et vous évite de vous perdre dans les mauvaises herbes. Essayez de prêter attention aux points clés et aux prochaines étapes au fur et à mesure qu'ils se présentent afin de ne pas avoir à vous bousculer pour les aborder plus tard.
Enfin, essayez de préparer votre compte Zoom avant le début de votre prochaine réunion. Configurez votre application de bureau Zoom pour y accéder facilement. Une fois que tout est configuré, vous pouvez participer à votre réunion sans craindre de manquer quoi que ce soit.
Comment prendre des notes lors d'une réunion Zoom
Pour prendre de bonnes notes de réunion, il ne suffit pas de tout noter ; il s'agit d'obtenir les bons détails. Au cours de votre réunion, concentrez-vous sur les principaux points, les mesures à prendre et tous les détails importants qui se présentent. Ce sont les choses qui comptent le plus et qui vous permettront de rester sur la bonne voie au moment du suivi.
Pour vous assurer que vos notes Zoom sont concises et précises, n'écrivez pas chaque mot que quelqu'un dit. Concentrez-vous plutôt sur les messages et les décisions importants. Si quelque chose est important, mettez-le en surbrillance pour pouvoir y faire référence plus tard. Il s'agit de saisir l'essentiel de la réunion sans se mêler de tous les détails de la réunion.
L'utilisation d'une application de prise de notes est l'une des meilleures décisions que vous puissiez prendre. Vous pouvez facilement organiser et mettre en évidence les points et sections clés de la discussion tout en prenant des notes rapides sur Zoom. De nombreuses applications vous permettent même d'étiqueter ou de classer vos notes Zoom. Ainsi, lorsque vous avez besoin de revenir en arrière et de les réviser, il est très facile de trouver les points ou les points de l'ordre du jour que vous recherchez.
Il est important de suivre la conversation de près. La meilleure façon de rester au courant des choses est de s'engager et d'écouter activement ces sujets importants ou ces informations cruciales.
Au fur et à mesure de la réunion, n'oubliez pas de mettre l'accent sur les points clés au fur et à mesure qu'ils se présentent. Vous n'avez pas besoin de transcrire l'intégralité de la conversation, mais résumer les sujets les plus importants vous aidera à rester organisé.
Fonctionnalités de zoom pour faciliter la prise de notes
Zoom possède de nombreuses fonctionnalités en temps réel qui peuvent faciliter la prise de notes. L'un des outils les plus utiles est la transcription des réunions. Ces Transcriptions Zoom capturez automatiquement la conversation de votre réunion. Ils vous donnent un compte rendu clair de ce qui a été discuté pour référence future et vous aident à obtenir ces détails importants sans manquer les petites choses.
Les preneurs de notes alimentés par l'IA jouent également un rôle important dans l'automatisation de votre processus de prise de notes. Ces outils peuvent vous aider à organiser l'ordre du jour de la réunion et à mettre en évidence les points importants et les mesures à prendre au fur et à mesure qu'ils se présentent. Ils vous font gagner du temps et vous permettent de ne rien manquer, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est discuté.
Bluedot va encore plus loin avec sa fonction d'enregistrement sans bot. Contrairement à d'autres outils où des robots peuvent interrompre vos réunions, Bluedot enregistre vos réunions Zoom sans aucune distraction ni aucun robot ne se joigne à votre appel. Cela permet à l'hôte et aux participants de se concentrer plus facilement sur la conversation sans avoir à gérer un robot pendant la réunion.
Bluedot fonctionne discrètement en arrière-plan, récupérant toutes les notes de la réunion et générant des mesures à prendre au fur et à mesure de la réunion. Il peut également vous aider à ordres du jour des prochaines réunions. Pendant que vous êtes dans la conversation, Bluedot s'assure que rien d'important n'est oublié lors de la prise de notes. Et une fois la réunion terminée, l'accès aux résumés des réunions de Bluedot est la partie la plus simple du processus.
Comment prendre des notes Zoom avec Bluedot
- Téléchargez et installez l'extension Bluedot.
- Ouvrez Zoom et démarrez une nouvelle réunion.
- Cliquez sur l'icône de l'extension Bluedot dans votre navigateur.
- Choisissez si vous souhaitez enregistrer avec ou sans l'appareil photo.
- Choisissez votre micro.
- Définissez la langue.
- Cliquez sur « Démarrer l'enregistrement ».
- Choisissez la fenêtre que vous souhaitez enregistrer
- Partagez le son du système.
- Après avoir cliqué sur « Partager », retournez à votre réunion Zoom.
- Bluedot enregistrera tout en arrière-plan.
- Lorsque la réunion est terminée, cliquez sur « Terminer l'enregistrement » dans votre navigateur.
- Bluedot ouvrira un nouvel onglet avec votre réunion enregistrée, y compris une transcription et un résumé de l'IA.
Partage de vos notes et suivi
Après votre réunion, il est important de partager les notes de réunion avec tous les participants à la réunion afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde que votre ordre du jour des réunions. Vous pouvez télécharger vos notes de réunion dans un dossier partagé ou les envoyer par e-mail afin que tout le monde puisse les consulter ou collaborer.
L'envoi de notes Zoom et le partage de vos notes de réunion peu de temps après la réunion constituent un excellent moyen de maintenir l'élan. Il permet aux participants de vérifier les éléments d'action et les détails afin de ne rien manquer. De plus, le partage rapide des notes de réunion garantit que les actions sont effectuées à temps.
Les prochaines étapes après une réunion sont en fait très importantes. Une fois les notes de réunion partagées, prenez le temps de passer en revue les points et de décider immédiatement ce qui nécessite une attention particulière. Assurez-vous que chacun des participants à votre réunion comprend ses tâches et ses délais afin que vos progrès puissent rester sur la bonne voie. Pour accéder facilement aux notes de réunion à l'avenir, stockez-les dans un emplacement partagé et facilement accessible. L'utilisation d'une application de prise de notes peut vous aider à organiser vos notes de réunion par date de réunion, sujet ou projet afin de pouvoir les consulter en cas de besoin.
Utilisez vos notes de réunion Zoom pour suivre l'avancement des tâches et rappeler aux participants à la réunion leurs tâches. Un plan d'action clair décrit dans vos notes de réunion permettra à l'équipe de rendre des comptes, et rien ne passera entre les mailles du filet.
Des preneurs de notes IA dans Zoom Meetings
Les preneurs de notes IA changent la donne pour les réunions Zoom. En intégrant un outil de prise de notes IA à vos réunions, vous pouvez gagner du temps et améliorer la précision de votre prise de notes. Au lieu d'essayer de capturer tout ce qui est dit, un preneur de notes IA transcrira et organisera automatiquement les notes de réunion Zoom, de la même manière que les fonctionnalités de Google Meet, afin que vous puissiez vous concentrer sur la discussion.
L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un outil de prise de notes IA est la possibilité de capturer et de modifier les transcriptions des réunions. Au fur et à mesure de la réunion, l'outil d'intelligence artificielle peut mettre en évidence les sections et les éléments importants auxquels vous pourrez vous référer ultérieurement après vos appels Zoom. Cela vous évite non seulement d'avoir à prendre des notes manuellement, mais améliore également la précision des informations capturées.
Les outils d'IA peuvent ensuite générer des comptes rendus de réunion qui résument l'ensemble de votre discussion, en identifiant les points et les décisions importants. Ces outils créent également une transcription complète, idéale pour une consultation rapide et un partage avec d'autres personnes. Que vous ayez besoin de revoir des détails spécifiques ou de partager vos notes de réunion avec des collègues, un outil de prise de notes basé sur l'IA rend le processus fluide et efficace.
Conclusion
Prendre de bonnes notes pendant les réunions Zoom permet de garder les choses claires. En vous concentrant sur les points principaux et les mesures à prendre, vous pouvez rester organisé et rien ne se perdra dans le remaniement. Que vous preniez des notes manuellement, que vous prévoyiez de partager des notes de réunion ultérieurement ou que vous utilisiez des preneurs de notes IA, les bons outils pour prendre des notes peuvent faire toute la différence.
Nous vous recommandons d'utiliser des applications de prise de notes, et meilleurs preneurs de notes IA comme Buedot pour améliorer vos notes de réunion. Ces outils d'IA vous aident à capturer les informations importantes sans vous laisser distraire et à partager ces notes en un clin d'œil.
C'est le bon moment pour améliorer vos habitudes de prise de notes. Avec un petit effort, vous obtiendrez des comptes rendus de réunion plus clairs et un flux de travail plus fluide et mieux organisé.
