Imaginez un ordre du jour qui maintient les discussions sur la bonne voie, garantit une prise de décision claire et favorise l’équité entre les participants. C’est toute la force d’un modèle d’ordre du jour fondé sur le règlement de Robert.
Notre guide vous révélera comment utiliser ce cadre pour transformer vos réunions en environnements calmes et maîtrisés. Nous explorerons les précieuses perspectives qu’il offre, telles que l’identification précise des sujets de discussion et la simplification des procédures de vote.
Découvrez comment cette approche peut résoudre les problèmes courants de discussions décousues et de points d’action oubliés. Alors, poursuivez votre lecture et découvrez les secrets pour mener des réunions efficaces et productives qui dynamisent votre équipe.
Qu'est-ce que c'est?
Le modèle d’ordre du jour selon " Robert’s Rules of Order" est un format structuré utilisé pour mener des réunions de manière organisée et efficace, en s’appuyant sur les directives établies par le manuel largement reconnu de procédure parlementaire "Robert’s Rules of Order". Ce modèle aide les dirigeants à s’assurer que les réunions se déroulent de façon équitable, démocratique et avec un objectif clair: atteindre les buts fixés pour la réunion.
L’utilisation de ce modèle garantit que les réunions se déroulent de manière systématique, favorisant des discussions ordonnées, une prise de décision claire et une gestion efficace du temps. Il encourage la transparence et la responsabilité, ce qui permet à tous les participants de suivre facilement le déroulement de la réunion et d’y contribuer de manière significative.
Que ce soit pour de petites organisations ou pour une grande réunion de conseil, ce modèle offre un cadre fiable pour maintenir l’ordre et atteindre des résultats productifs dans tout contexte de réunion formelle.
Réunion selon les règles de procédure de Robert
Voici une liste de ce à quoi vous pouvez vous attendre avec le modèle d’ordre du jour selon les règles de procédure de Robert:
Ouverture de la séance:
- Le président ouvre la séance, marquant le début des travaux.
- Donne le ton pour des discussions organisées et structurées.
Appel nominal:
- Le secrétaire appelle les noms des participants pour confirmer leur présence.
- Détermine si un quorum est atteint pour la prise de décisions officielles.
Lecture et approbation du procès-verbal:
- Le procès-verbal de la réunion précédente est lu à voix haute.
- Les membres examinent l'exactitude et proposent des corrections si nécessaire.
- Le procès-verbal est officiellement approuvé pour constituer un enregistrement officiel.
Rapports des comités permanents, conseils et responsables:
- Des rapports sont présentés sur les activités, les conclusions et les recommandations.
- Informe les membres de l’avancement des projets en cours et de la situation financière.
Ordres du jour standards:
- Questions de procédure courantes telles que l’approbation de l’ordre du jour et la gestion de la correspondance.
- Assure la cohérence et l’efficacité dans la gestion des réunions.
Ordres spéciaux:
- Les points à l’ordre du jour d’importance ou d’urgence spécifique sont programmés à des moments précis.
- Nécessite une attention particulière et une résolution rapide de l’assemblée.
Affaires en cours:
- Les points non terminés des réunions précédentes sont réexaminés.
- On discute des progrès réalisés et on détermine les prochaines étapes pour la résolution.
Nouvelles affaires:
- Présentation de nouveaux points à l’ordre du jour pour discussion et action.
- Cela comprend les initiatives proposées, les résolutions ou les questions urgentes.
Annonces:
- Informations partagées concernant les événements à venir, les échéances ou d’autres sujets pertinents.
- Garantit que les membres sont informés et préparés pour les activités futures.
Clôture:
- Une proposition est faite et appuyée pour clôturer la réunion.
- Le président annonce la clôture de la réunion et, le cas échéant, les détails de la prochaine réunion.
Séance à huis clos:
- Séance à huis clos pour des discussions confidentielles (par exemple, questions de personnel, affaires juridiques).
- La participation est limitée aux membres autorisés sous des règles strictes de confidentialité.
Points clés sur la structure du procès-verbal selon les règles de Robert
Voici quelques points clés à retenir lors de l’élaboration de la structure des règles de procédure de Robert pour la dernière réunion et pour toute réunion future du conseil avec un ordre du jour strict.
Le paragraphe d’ouverture
Le paragraphe d’ouverture du procès-verbal pose le cadre en fournissant les informations essentielles sur la réunion. Il inclut la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que le type de réunion (par exemple, ordinaire, extraordinaire, annuelle). Il mentionne également le nom de la personne qui a déclaré la séance ouverte et l’heure exacte à laquelle la réunion a commencé.
Le corps du procès-verbal
Le corps du procès-verbal contient le cœur du contenu de la réunion, en détaillant toutes les discussions, décisions et actions importantes. Il commence par des résumés des rapports présentés par les dirigeants, les comités et d’autres parties prenantes clés, mettant en évidence les points critiques et les résultats.
La section des affaires anciennes traite des sujets non terminés lors de la réunion précédente, en résumant les discussions, les propositions et les résolutions. La section des affaires nouvelles présente de nouveaux sujets, en enregistrant toutes les discussions, propositions et décisions prises.
De plus, cette partie du procès-verbal indique clairement toutes les motions, y compris les noms des personnes qui les ont proposées et appuyées, ainsi que les résultats des votes des procès-verbaux des réunions précédentes.
Signature du secrétaire et approbation
À la fin du procès-verbal, le secrétaire ou la personne chargée de la prise de notes signe le document, attestant de son exactitude et de son authenticité. La signature est accompagnée de la date de signature.
Le procès-verbal est ensuite généralement approuvé lors de la réunion suivante. Cette approbation est consignée dans le procès-verbal de la réunion suivante, en notant les éventuelles corrections apportées lors du processus d’approbation. Cela garantit que la version finale du procès-verbal est exacte et approuvée par les membres du conseil eux-mêmes.
Corrections
Les corrections apportées au procès-verbal sont une étape essentielle pour garantir son exactitude. Ces corrections sont généralement effectuées lors du processus d’approbation à la réunion suivante. Lorsqu’un amendement est effectué, il doit être inscrit dans le procès-verbal de la réunion en cours.
Si le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvé "avec corrections", les modifications spécifiques doivent être consignées afin de garantir un compte rendu clair et précis.
Forme finale des rapports du procès-verbal
Une fois le procès-verbal approuvé, une version finale corrigée est préparée après la tenue des affaires. Cette copie finalisée doit être claire, exacte et complète, reflétant toutes les corrections apportées lors du processus d’approbation. Le procès-verbal final est ensuite archivé de manière permanente et organisée, afin de garantir son accessibilité pour des consultations futures.
Exemples de modèles d’ordre du jour selon les règles de procédure de Robert
Voici quelques modèles pour un ordre du jour selon les règles de procédure de Robert:
1. Réunion d'affaires ordinaire
2. Animateur de l'assemblée générale annuelle
3. Réunion extraordinaire pour la modification des statuts
4. Animateur de la réunion du conseil d'administration
5. Ordre du jour de la réunion du comité
6. Ordre du jour de la réunion du comité d'organisation de la conférence
7. Ordre du jour de la retraite du conseil d'administration à but non lucratif
8. Réunion des présidents de comité
9. Réunion du groupe de travail
10. Réunion du comité d'adhésion
Exemple d'ordre du jour de réunion selon les règles de Robert
Exemple: Réunion mensuelle ordinaire
Nom de l'organisation: Association Communautaire XYZ
Date: 10 juillet 2024
Heure: 19h00
Lieu: Centre communautaire, salle principale
- Ouverture de la séance
- Le président ouvre la séance à 19h00.
- Appel nominal
- Le secrétaire procède à l’appel nominal et enregistre la présence.
- Approbation du procès-verbal de la réunion précédente
- Examen et approbation du procès-verbal de la réunion du 10 juin 2024.
- Rapports des dirigeants et des comités
- Rapport du trésorier
- Rapport du comité d'adhésion
- Rapport du comité des événements
- Anciennes affaires
- Mise à jour sur le projet de rénovation du parc communautaire
- Suivi des retours sur le festival de printemps
- Nouvelles affaires
- Proposition pour un nouveau programme de sensibilisation communautaire
- Discussion sur l’allocation du budget pour les événements à venir
- Annonces
- Opportunités de bénévolat à venir
- Date du gala annuel de collecte de fonds
- Ajournement
- Proposition de lever la séance
- Réunion levée à 20h30
Conseils pour mieux rédiger le procès-verbal selon les règles de Robert
- Préparez-vous à l'avance:
- Avant la réunion, consultez l’ordre du jour et tous les documents liés pour vous familiariser avec les sujets à aborder, surtout si vous faites partie de l’équipe dirigeante. Préparez votre modèle à l’avance en remplissant les informations de base telles que la date, l’heure, le lieu et les noms des participants prévus. Cette préparation vous aidera à suivre la réunion plus efficacement et à vous assurer de noter tous les détails nécessaires.
- Prenez des notes avec précision:
- Pendant la réunion, concentrez-vous sur la prise de notes précises des points clés. Notez exactement les motions, les noms de ceux qui les ont proposées et appuyées, ainsi que les résultats des votes. Évitez de résumer les discours mot à mot, mais veillez à bien consigner les arguments essentiels et les décisions prises. La précision est essentielle pour garantir l’intégrité du procès-verbal et en faire un compte rendu fiable de la réunion.
- Résumez les discussions:
- Résumez les discussions de manière succincte en capturant les points principaux et les résultats sans détails superflus. Mettez en évidence l’essentiel des débats, les décisions prises et les actions attribuées. Cela permet de garder le procès-verbal concis et centré sur les aspects importants de la réunion, facilitant ainsi sa lecture et sa consultation.
- Organisez dans l’ordre chronologique:
- Suivez l’ordre du jour et structurez vos notes selon les points abordés, en traitant les affaires en suspens pendant la réunion. Cette organisation chronologique garantit que le procès-verbal suit un déroulement logique et est facile à suivre. Elle facilite également la correspondance entre les discussions et l’ordre du jour, ce qui rend la vérification et la relecture du procès-verbal plus simples par la suite.
- Relisez et corrigez:
- Après la réunion, relisez rapidement vos notes tant que les détails sont encore frais dans votre esprit. Corrigez-les pour plus de clarté, de complétude et d’exactitude. Assurez-vous que toutes les sections sont complétées et que le procès-verbal reflète fidèlement le déroulement de la réunion pour les affaires à venir. Distribuez le projet de procès-verbal à chaque participant pour relecture et corrections avant de le finaliser pour les rapports concernés.
Conclusion
En suivant le modèle d’ordre du jour des réunions selon les règles de Robert, vous pouvez garantir que vos réunions soient bien organisées, efficaces et productives. Cette approche structurée des convocations maintient les discussions ciblées, permet une prise de décision claire et favorise un sentiment d’équité parmi les participants.
Pour gérer efficacement les réunions et rédiger les procès-verbaux, Bluedot se distingue comme l’outil de référence. Proposant des modèles de réunion détaillés conformes aux règles de Robert, Bluedot garantit le respect d’un ordre du jour structuré, facilitant ainsi des discussions et des décisions ordonnées.
L'une de ses caractéristiques phares est la capacité à enregistrer les réunions en toute sécurité, particulièrement utile lorsqu'il y a partage d'écran. Cela garantit que chaque détail et décision prise pendant la réunion est capturé avec précision pour une référence future, ainsi que des transcriptions exactes.
Bluedot va au-delà de la simple transcription; il inclut des emails générés automatiquement, des modèles de réunion et le stockage sécurisé des enregistrements Google Meet, en faisant une solution complète pour les organisations souhaitant optimiser leurs processus de réunion tout en conservant des archives rigoureuses.
Installer l’extension gratuite
FAQ
Pourquoi cela s'appelle-t-il les Règles de procédure de Robert?
Les Règles de procédure de Robert tirent leur nom du colonel Henry Martyn Robert, qui a publié ce manuel alors qu’il était ingénieur militaire. Le colonel Robert a créé cet ensemble de règles pour offrir un cadre standardisé permettant de tenir des réunions de manière ordonnée et équitable.
Il visait à garantir que les réunions des comités se déroulent de manière fluide et démocratique, en donnant à chaque membre une égalité de chances pour participer aux discussions et aux processus de prise de décision. Depuis, ces règles sont devenues le manuel de procédure parlementaire le plus utilisé aux États-Unis.
Un ordre du jour peut-il être modifié selon les Règles de procédure de Robert?
Oui, un ordre du jour peut être modifié selon les Règles de procédure de Robert. Le processus standard pour modifier l’ordre du jour implique une motion formelle présentée par un membre, suivie d’un deuxième appui à cette motion. Les modifications proposées sont ensuite ouvertes à la discussion et doivent être approuvées à la majorité. Par exemple, si les membres votent, ils auraient besoin d’une majorité d’environ deux tiers pour que la modification soit adoptée.
Pourquoi je dois suivre l'ordre du déroulement de l'ordre du jour selon les règles de Robert
Suivre l’ordre du jour selon les règles de Robert est essentiel pour les réunions informelles ou les réunions du conseil pour plusieurs raisons:
- Structure et efficacité
- Équité et démocratie
- Cohérence
- Responsabilité
- Résolution des conflits
Ces raisons permettent de garantir que toutes les affaires en cours des comités soient réglées avant la fin de chaque réunion.
