Du résumé des points clés à l’attribution des tâches, apprenez à rédiger des relances efficaces qui empêchent le chaos après la réunion.
Vous venez de tenir une réunion super réussie — félicitations! Mais comment maintenir cet élan une fois que la poussière (réelle ou virtuelle) est retombée?
C’est là que les relances après réunion entrent en jeu. Ces petits outils puissants servent à résumer les discussions, attribuer les tâches et maintenir tout le monde sur la bonne voie.
Dans cet article, nous allons explorer les éléments indispensables d’un email de relance après réunion réussi, ainsi que quelques ajouts intéressants qui peuvent améliorer considérablement votre communication.
Pourquoi les relances après réunion sont-elles si importantes?
Les suivis peuvent sembler être de simples compléments aux réunions efficaces, mais ils sont en réalité de véritables boosters de productivité. Continuez votre lecture pour découvrir 6 façons dont les suivis de réunion peuvent améliorer l’efficacité de votre équipe et générer des résultats comme jamais auparavant.
- Récapitulatif et rappel: Vous êtes-vous déjà retrouvé à la fin d’une réunion en ayant l’impression d’avoir oublié la moitié de ce qui a été dit? Les comptes rendus de réunion agissent comme une séance de remise à niveau, rappelant à chacun les points essentiels pour que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Cela sera particulièrement utile lors de la planification de projets, car cela vous permettra de revenir en arrière et de revoir le contexte des décisions prises au début et leurs raisons.
- Assurer la responsabilité: c’est-à-dire plus de "Mais je pensais que c’était toi qui le faisais!" Vos comptes rendus de réunion tiendront chacun responsable en partageant les prochaines étapes et les échéances, garantissant que tout le monde sait qui fait quoi. Ils sont comme un GPS qui guide votre équipe vers la même destination, veillant à ce que les objectifs et les délais soient respectés.
- Réduire la taille des réunions: des comptes rendus complets vous permettent de limiter les réunions uniquement à ceux qui doivent y assister. Si vous attribuez les responsabilités selon la méthode RACI (c’est-à-dire assigner les rôles de responsable, accountable, consulté et informé), vous pouvez simplement envoyer votre compte rendu aux personnes qui doivent être informées, leur faisant ainsi gagner un temps précieux.
- Stimuler la productivité: des comptes rendus de réunion efficaces signifient qu’aucun temps n’est perdu ! Lorsque tout le monde sait ce qu’il doit faire, le travail avance sans accroc, et personne ne reste perdu ou à ne rien faire.
- Maintenir tout le monde aligné: les comptes rendus garantissent que même ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion restent informés. C’est comme s’assurer que chacun reçoit une copie du mémo pour que personne ne soit laissé de côté.
- Mettez vos notes de réunion à profit: ignorer vos notes de réunion, c’est comme oublier votre montre connectée à la maison; vous passez à côté du suivi des progrès et de l’atteinte de vos objectifs. Vous avez pris ces notes pour une raison, alors utilisez-les dans votre compte rendu de réunion.
- Excellente occasion de planifier votre prochaine réunion: si vous êtes en contact direct avec les clients, maintenir un contact régulier avec eux fait partie intégrante du travail. Profitez de ces comptes rendus pour envoyer votre lien de prise de rendez-vous et rester en relation avec vos clients.
Que devez-vous inclure dans vos comptes rendus de réunion?
Maintenant que vous savez ce que les suivis de réunion peuvent accomplir, passons en revue les meilleures pratiques pour les rédiger. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments indispensables pour des suivis efficaces, ainsi que quelques ajouts facultatifs à inclure selon votre convenance.
Indispensables 💯
- Résumé des décisions clés — Récapitulez les décisions importantes prises lors de la réunion afin que tout le monde reste informé.
Exemple 👉 "Après une discussion approfondie, l’équipe a décidé d’opter pour l’option A pour la nouvelle campagne publicitaire et a convenu de la lancer le mois prochain."
- Prochaines étapes — Il s’agit d’une feuille de route pour les semaines à venir, détaillant les actions à entreprendre et les prochaines étapes importantes.
Exemple 👉 "Les prochaines étapes consistent à finaliser le calendrier du projet et à revoir l’allocation des ressources."
- Points d'action — Décrivez clairement les tâches attribuées à chaque participant, en précisant les responsabilités et les échéances.
Exemple 👉 "Sarah préparera les diapositives de la présentation, Tom rédigera la proposition de projet, et Emily contactera les partenaires potentiels d’ici vendredi."
- Notes de réunion — Elles serviront de compte rendu complet de la réunion, informant chacun des points essentiels abordés, des questions posées et des idées importantes évoquées.
Exemple 👉 "Les notes de la réunion d’aujourd’hui ont été compilées et sont jointes pour référence. Merci de les consulter et de me faire savoir si quelque chose doit être clarifié ou approfondi."
💡 Astuce: Gagnez du temps et évitez les tracas en utilisant un outil alimenté par l’IA comme Bluedot pour générer automatiquement les notes de réunion à envoyer dans vos comptes rendus. Une seule étape, et c’est fait.
Sympas extensions 👏
- Note personnelle — Remerciez et ajoutez une petite phrase pour personnaliser votre relance.
Exemple 👉 "Merci à tous pour la réunion d’aujourd’hui. C’était super de découvrir le plan d’entraînement Ironman de Rita!"
- Ordre du jour pour la prochaine réunion — Si applicable, ajoutez le plan de votre prochaine réunion afin que les participants puissent contribuer à l’avance.
Exemple 👉 "Notre prochaine réunion sur la stratégie marketing est prévue mardi à 10h00. J’ai joint l’ordre du jour au cas où quelqu’un aurait des remarques."
- Références supplémentaires — Incluez tous les documents, liens ou ressources pertinents abordés pendant la réunion.
Exemple 👉 "Vous trouverez en pièce jointe les diapositives de la présentation d’aujourd’hui ainsi qu’un lien vers le rapport d’étude de marché pour référence."
💡 Astuce: Vous craignez que l’envoi de suivis prenne trop de temps? Essayez un outil de planification en ligne (comme YouCanBookMe) pour envoyer automatiquement des suivis personnalisés à tous les participants.
Maximisez l'impact de votre réunion grâce aux suivis
❌ Sans suivis de réunion, votre équipe sera confuse, désorganisée et risque de perdre de vue des objectifs et des échéances importants.
✅ Avec des suivis de réunion, votre équipe sera informée, alignée et prête à accomplir ses tâches avec clarté et confiance.
Du résumé des points forts à l’attribution des tâches, les suivis de réunion permettront non seulement de maintenir l’élan après chaque réunion, mais aussi de favoriser une culture de collaboration et de responsabilité qui fera fonctionner votre équipe à plein régime.
Psst… si vous avez besoin de conseils supplémentaires, consultez ces 15 modèles d’e-mails de suivi de réunion pour vous inspirer.
