会議オプションをマスターすることで、Microsoft Teams 会議を最大限に活用できます。小規模なチームディスカッションを主催する場合でも、大規模なオンラインセミナーを開催する場合でも、これらの設定をカスタマイズすることで時間を節約し、中断を減らし、より生産的な会議体験を実現できます。
誰が参加できるかの制御から、画面共有や参加者の権限の管理まで、Teamsは会議をよりスムーズかつ安全にするために設計されたさまざまなツールを提供しています。これらの機能がどのようにバーチャルコラボレーションを変革し、目標を簡単に達成するのに役立つかを、詳しく見ていきましょう。
会議オプションについて
Microsoft Teams会議には、出席者のさまざまなニーズや好みに合わせて仮想会議をカスタマイズできる強力な会議オプションが用意されています。これらの設定を理解して効果的に使用することで、Teams の会議体験を向上させることができます。
会議への招待、専用電話番号の追加、会議に参加できるユーザーの制御、音声とビデオの権限の管理など、会議オプションによって会議環境を完全に制御できます。小規模なチーム会議でも大規模なウェビナーでも、シームレスで効率的なコラボレーションを実現するには、これらの設定を調整することが重要です。
発信者が参加または退出したときにアナウンス
主催者は、参加者がダイヤルイン番号を使用して自分の電話を使用して会議に参加したときに、参加時間と退出時間の両方を通知するアラートを送信するように設定できます。
誰がプレゼンテーションできますか？
主催者は、会議のビデオプレゼンターロールを誰に自動的に割り当てるかを設定できます。
ロビーを迂回できるのは誰ですか？
- あなただけ: 直接参加できるのは、主催者であるあなただけです。これは、準備が整うまで全員を待たせたい場合に理想的です。
- 私の組織の人々: 会社の同僚のみ マイクロソフトチームに参加する 直接。外部のゲストに承認を待たせたい場合に便利です。
- 組織のメンバーとゲスト: 同僚と招待されたゲスト（メールドメインとコールイン番号が異なる）の両方が直接入力します。これは、外部の出席者にロビーで待たせたい場合に適しています。
- 信頼できる組織とゲスト: 特にコールイン番号を割り当てている場合は、社内の人、信頼できるパートナー組織、招待されたゲストが直接参加できます。これは、一部の外部参加者のアクセスを制御したい場合に役立ちます。
- 全員: 会議リンクまたはダイヤルイン番号を直接持っているすべてのユーザー (専用の電話番号オプションを使用して参加するユーザーを含む)。これは、事前に誰かを承認する必要がなく、会議ブリッジを有効にする場合に最適です。
リアクション
マイクロソフト・リアクション は、ユーザーが完全な返信を送らなくても、Teamsカンファレンスで自分の気持ち、生の反応、意見をすばやく表現できる機能です。これは多くのソーシャルメディアプラットフォームのリアクション機能に似ています。さまざまな絵文字やアイコンから選択して、話された内容に反応させることができます。
出席者にミュート解除を許可
大規模な会議を効果的に管理するために、主催者は自動ミュート解除機能を無効にすることができます。 この設定では、参加者はバーチャルハンドを上げて発言時間をリクエストする必要があります。その後、主催者は参加者を手動でミュート解除またはミュートすることで、誰が発言できるかをきめ細かく制御できます。この方法では、主催者による積極的なモデレーションが必要ですが、予期せぬ中断や周囲の雑音を大幅に減らすことができます。
ケースバイケースで発言権限を付与することで、主催者はTeamsアプリ内で構造化された集中的な会議環境を維持できます。この方法は、複数の参加者を同時に管理するのが難しい大規模なグループで特に役立ちます。
カートキャプション
会議の主催者は、会議の CART キャプションを有効にできます。これにより、キャプションプロバイダーが参加するための共有可能なリンクが作成されます。
ミーティングチャット
会議の主催者は、電話番号を制限したり、チャットメッセージを禁止して議論に集中したりできます。これは、それほど時間がかからないことについて、すぐにチームに最新情報を伝える必要がある場合に適しています。
会議の設定へのアクセス
Outlook または Teams Calendar で新しいチームの会議をスケジュールすると、会議の詳細の設定に関連する [会議オプション] リンクが表示されます。Outlook には、会議オプションへのアクセスポイントが他にもあります。
チームコール
Teams カンファレンス中のミーティングオプションを探すには、以下までお電話ください。
- 会議ウィンドウの上部にある3つのドットのアイコンをクリックします。
- [設定] をクリックします。
- [会議オプション] アイコンを選択します。
マイクロソフトアウトルックを通じて
Outlook の [会議オプション] にアクセスするには、Microsoft Outlook Web アプリまたはデスクトップクライアントアプリを起動し、[設定] に移動して [会議オプション] リンクを選択します。
すべての会議詳細
「会議オプション」は、Teamsへの招待メールのすべての会議招待情報の下にあります。
チームカレンダー
Teams カレンダーで目的の会議を開き、画面の右側にある [会議オプション] を探します。
マイクロソフトチームズのデフォルトオプション
Microsoft Teams 管理センターは、会議のセキュリティや利用可能な機能へのアクセスに影響する可能性のあるデフォルトの会議オプションを設定します。
Microsoft Teams ネットワークが停止した場合、会議の設定がこれらのデフォルトオプションに戻ることがあります。会議の設定が希望どおりであることを確認するには、会議が始まる前に設定を確認してください。ネットワークの問題が解決したら、設定は通常に戻るはずです。
問題が引き続き発生する場合は、IT 管理者サポートに連絡してください。
会議オプションの変更
会議の主催者は、会議の設定をカスタマイズできます。その方法は次のとおりです。
スケジュールされた会議の場合:
- チームカレンダーを開きます。
- 変更する会議または会議 ID 番号を選択します。
- [オプション] をクリックし、[その他のオプション] をクリックします。新しいブラウザウィンドウが開きます。
会議中:
- ミーティングコントロールの [その他のアクション] をクリックします。
- [設定]、[会議オプション] の順に選択します。
会議をロックする
専用の電話番号があっても、不要な参加者が Teams ミーティングに参加するのを防ぐため、ミーティングをロックできます。いったんロックすると、ダイヤルイン番号を使ってロビーを迂回することはできなくなります。
会議をロックするには:
- をクリックします 人々 ミーティングコントロールのアイコン。
- [選択] その他のアクション そして選択してください マイクロソフトチームミーティングをロックする。
注記: 会議をロックしても、出席者がチャット、録画、その他の会議情報にアクセスできなくなるわけではなく、ロビーを迂回しようとするのを防ぐだけです。
結論
会議の詳細に関するTeamsオプションの可能性を最大限に引き出すことで、バーチャルコラボレーションが大幅に改善され、セッションの生産性と魅力が高まります。会議を録画する（特に 1 人以上が参加する場合） 画面を共有するは、重要な詳細情報を確実にキャプチャし、後で参照できるようにするために不可欠です。
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