Savoir comment inviter à une réunion Teams et ajouter une personne à un appel Teams est une compétence essentielle pour une collaboration efficace aujourd'hui. Avec plus de 80 millions d'utilisateurs quotidiens sur Microsoft Teams (Microsoft 2024), le fait de pouvoir inviter quelqu'un à une réunion Teams rapidement et facilement aide les équipes à rester connectées et productives.
En 2025, alors que le travail hybride continue de se développer, il est encore plus important de maîtriser ces compétences. Selon Slack (2023), environ 60 % des réunions incluent désormais un mélange de participants au bureau et à distance, ce qui fait de l'accès des invités aux réunions Teams et de la possibilité d'ajouter un participant à la réunion Teams à la volée des éléments essentiels d'une collaboration réussie.
Ce guide vous expliquera les différentes manières d'envoyer des invitations et d'ajouter des participants à vos réunions Teams, que ce soit avant le début de la réunion ou pendant l'appel, ainsi que des conseils pour résoudre les problèmes courants et des recommandations d'outils susceptibles de faciliter l'ensemble du processus.
Comment inviter quelqu'un à une réunion Teams avant qu'elle ne commence
Pour ajouter quelqu'un à la réunion Teams avant qu'elle ne commence, vous pouvez planifier la réunion directement dans Microsoft Teams ou via votre calendrier Outlook. Dans Teams, accédez à l'onglet Calendrier Teams et cliquez sur « Nouvelle réunion ». À partir de là, renseignez les détails de la réunion tels que le titre, la date, l'heure et les participants requis. Vous pouvez utiliser l'assistant de planification pour vérifier la disponibilité, puis inviter des personnes en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail. Une fois que vous avez ajouté tout le monde, cliquez sur « Envoyer » pour partager l'invitation à la réunion Teams. La réunion apparaîtra sur le calendrier de chacun avec tous les détails nécessaires.
Si vous utilisez Outlook, vous pouvez sélectionner « Nouvelle réunion d'équipes » dans votre calendrier Outlook. Comme dans Teams, vous allez saisir les informations de la réunion et envoyer l'invitation. Les deux options incluront automatiquement un lien de réunion qui permettra aux participants de rejoindre la réunion en ligne en un clic.
Vous pouvez également partager le lien de la réunion manuellement si vous souhaitez ajouter quelqu'un à un appel Teams de dernière minute ou inviter une personne extérieure à votre organisation pour les détails de la réunion. Il vous suffit d'ouvrir la réunion planifiée dans votre calendrier Teams, de cliquer dessus pour afficher les détails complets de la réunion, puis de copier le lien de la réunion en haut de la page. Vous pouvez coller et envoyer ce lien par chat, e-mail ou tout autre outil de communication. Cela permet à vos participants d'accéder facilement à la réunion, même s'ils ne figuraient pas sur l'invitation initiale.
Avant de créer vos équipes, testez la configuration de votre équipe pour vous assurer qu'il n'y a aucun problème avant de commencer votre appel.
Comment inviter quelqu'un à une réunion Teams pendant l'appel
Si vous participez déjà à une réunion Microsoft Teams et que vous devez inclure une personne qui n'était pas initialement invitée, vous pouvez facilement ajouter des participants sur place. Ce processus d'invitation en direct est rapide et fonctionne à la fois pour les membres de votre organisation et pour les invités externes, conformément à Microsoft Docs (2025) et aux pratiques informatiques courantes partagées sur Reddit (2023).
Voici comment inviter à une réunion Teams pendant l'appel :
1. Cliquez sur l'icône « Personnes » dans les commandes de la réunion en haut de l'écran.
2. Dans la barre latérale qui apparaît, saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne dans la barre de recherche.
3. Sélectionnez le bon utilisateur et cliquez sur « Partager l'invitation » ou « Demander à rejoindre ».
4. L'invitation à la réunion Teams sera envoyée immédiatement, leur permettant de participer via le lien de la réunion.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez oublié d'ajouter une personne à l'appel Teams lorsque vous avez planifié la réunion pour la première fois ou si vous devez inviter quelqu'un à une réunion en raison d'un changement de dernière minute. Qu'il s'agisse d'un membre interne de l'équipe ou d'un contact externe, l'accès invité aux réunions de Teams vous permet de l'inclure sans problème. Cependant, il est important de vérifier auprès de votre service informatique quelles sont les Capacité de réunion des équipes est destiné à votre organisation.
Résolution des problèmes lorsque vous ne pouvez pas ajouter quelqu'un
Si vous ne parvenez pas à ajouter les participants requis ou quelqu'un à la réunion Teams, cela est souvent dû à des problèmes de paramètres ou de disponibilité. Vous trouverez ci-dessous deux raisons courantes pour lesquelles vous pouvez rencontrer des problèmes lorsque vous essayez d'inviter quelqu'un à une réunion Teams, ainsi que des moyens pratiques pour y remédier.
1. Les autorisations ou les paramètres de réunion bloquent les invitations
Parfois, les options de réunion sont configurées pour empêcher certaines personnes, comme des invités externes, de rejoindre la réunion. Ces paramètres peuvent également empêcher l'envoi de notifications aux participants.
Correctif : Accédez au calendrier Teams, recherchez l'invitation à la réunion planifiée.
Cliquez sur « Modifier ».
À partir de là, passez en revue les paramètres relatifs à l'accès au lobby, aux présentateurs et aux autorisations des invités.
Assurez-vous que les participants externes sont autorisés à contourner le hall et que l'accès des invités est activé.
2. L'utilisateur est hors ligne ou indisponible
Il est possible que vous ne puissiez pas ajouter de participants si l'utilisateur est actuellement hors ligne ou inactif dans Microsoft Teams. Cela se produit souvent avec des invités externes ou des comptes qui ne se sont pas connectés récemment.
Solution : vérifiez l'adresse e-mail de la personne et renvoyez l'invitation à la réunion. Vous pouvez également copier le lien de la réunion à partir des détails de la réunion et l'envoyer manuellement par e-mail ou sur une autre plateforme telle qu'Outlook.
Correctifs courants pour ajouter des problèmes
Si le dépannage de base ne permet pas de résoudre le problème, envisagez les ajustements suivants au niveau de l'organisation :
- Activez l'accès invité dans le centre d'administration Microsoft Teams
Comme l'a noté TechRadar (2024), l'accès des invités aux réunions Teams peut être désactivé par défaut dans certaines entreprises. Votre équipe informatique peut l'activer dans les paramètres de Teams pour permettre aux utilisateurs externes de participer. - Passez en revue les politiques de l'organisation qui bloquent l'accès externe
Les paramètres de sécurité de Microsoft Teams peuvent restreindre les utilisateurs qui ne font pas partie de votre organisation. Ces politiques devront peut-être être ajustées pour permettre l'ajout de certains participants.
Exemple : un service informatique a découvert qu'un utilisateur invité avait été bloqué en raison d'une politique par défaut. Après avoir mis à jour les paramètres d'accès, l'utilisateur a pu rejoindre la réunion en ligne via le lien de réunion partagé sans avoir besoin d'une nouvelle invitation à une réunion Teams.
En vérifiant les options de réunion, en vous assurant que les autorisations des invités sont autorisées et en mettant à jour la politique de votre organisation si nécessaire, vous pouvez résoudre la plupart des problèmes lorsque vous essayez d'ajouter des employés ou une personne à un appel ou à une réunion Teams.
Outils pour améliorer les invitations aux réunions Microsoft Teams
Lorsqu'il s'agit de gérer et de suivre les invitations aux réunions Teams, l'utilisation des bons outils permet de gagner du temps et d'éviter toute confusion. Une option utile est Bluedot, un assistant de réunion alimenté par l'IA qui non seulement capture le son et transcrit vos réunions Microsoft Teams, mais prend également des notes lorsque de nouveaux participants sont ajoutés pendant l'appel. Cela permet de savoir plus facilement qui s'est inscrit et à quel moment, ce qui est particulièrement utile pour conserver des enregistrements précis après l'ajout d'une personne à une réunion en cours d'appel.
Pour les fonctionnalités de base, Microsoft Teams prend également en charge le partage de liens intégré. Lorsque vous planifiez une nouvelle réunion dans le calendrier Teams, le système génère automatiquement un lien vers la réunion. Vous pouvez copier ce lien depuis les détails de la réunion et l'envoyer par chat, e-mail ou toute autre plateforme. Cela permet d'inviter rapidement quelqu'un à une réunion, même dans un bref délai, sans avoir à renvoyer l'invitation complète à la réunion.
En combinant les fonctionnalités natives de Teams avec des outils tels que Bluedot, vous bénéficiez d'une meilleure visibilité, d'une meilleure prise de notes et d'une gestion fluide des modifications de dernière minute apportées par les participants à la réunion.
Conclusion
Il est facile de savoir comment ajouter quelqu'un à une réunion Microsoft Teams une fois que vous connaissez les bonnes étapes. Que vous envoyiez une invitation à une réunion à l'avance ou que vous deviez ajouter une personne à un appel Teams une fois celui-ci démarré, cette procédure détaillée montre comment Microsoft Teams propose des moyens intuitifs de garantir l'inclusion et l'organisation de vos réunions. L'utilisation de fonctionnalités telles que le lien d'invitation Teams et le panneau « Personnes » pendant les appels vous permet d'inviter rapidement et facilement des personnes à une réunion sans perturber le déroulement des réunions planifiées.
Pour faciliter encore plus la gestion de vos réunions, pensez à utiliser des outils tels que Bluedot. Bluedot ne vous aide pas seulement enregistrer une réunion Teams mais reprend également automatiquement lorsque de nouveaux participants se joignent à nous grâce à l'identification du locuteur, afin que vous ne manquiez aucun détail. Ce type d'assistant de réunion intelligent peut améliorer votre flux de travail, simplifier la collaboration et faciliter l'examen ultérieur des discussions importantes.
Essayez d'utiliser Bluedot lors de votre prochaine réunion et découvrez comment il améliore votre expérience de réunion, qu'il s'agisse de gérer les invitations ou de capturer chaque moment clé. C'est un moyen efficace de rester organisé et de garder tout le monde sur la même longueur d'onde.
FAQ sur l'ajout d'une personne à une réunion Teams
Puis-je ajouter une personne qui ne fait pas partie de mon organisation ?
Oui, tu peux. Microsoft Teams vous permet d'inviter des personnes à des réunions, même si elles ne font pas partie de votre entreprise. Lorsque vous créez votre lien d'invitation Teams, vous pouvez simplement le partager avec n'importe qui, qui peut le rejoindre en tant qu'invité. Vous pouvez voir qui sera présent dans les détails de la réunion des équipes. C'est très pratique pour la collaboration entre équipes, en particulier lors de réunions hybrides auxquelles des clients ou des partenaires externes ont besoin d'accéder. Assurez-vous simplement que les paramètres de votre organisation autorisent l'accès des invités. Cela doit parfois être activé par votre équipe informatique.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter quelqu'un à ma réunion Microsoft Teams ?
Si vous ne parvenez pas à ajouter quelqu'un aux détails de votre réunion Teams, cela peut être dû à plusieurs raisons. Parfois, les politiques de l'entreprise bloquent l'accès des invités ou limitent les personnes qui peuvent rejoindre Teams, ce qui est un problème d'accès courant à Teams. D'autres fois, les paramètres de la réunion peuvent être définis pour n'autoriser que certains participants ou pour les obliger à attendre dans le hall. Vérifiez les options de réunion et l'invitation de votre calendrier pour vous assurer que les bonnes autorisations sont en place. Si nécessaire, demandez à votre service informatique d'examiner les outils de réunion ou les paramètres de planification, ou de créer une nouvelle réunion.
Comment ajouter quelqu'un après le début de la réunion MS Teams ?
Si vous avez oublié d'ajouter quelqu'un avant la réunion, pas de soucis. Pendant l'appel, cliquez simplement sur l'icône « Contacts ». Vous pouvez saisir le nom ou l'adresse e-mail de la personne et lui envoyer une invitation immédiatement. Cela fonctionne, qu'il fasse partie de votre organisation ou qu'il s'agisse d'un invité. Ils recevront immédiatement un lien pour rejoindre la réunion. C'est un moyen simple de poursuivre la collaboration entre les équipes sans interrompre le flux.
