Conocer cómo invitar a una reunión de Teams y añadir a una persona a una llamada de Teams es una habilidad esencial para colaborar eficazmente hoy en día. Con más de 80 millones de usuarios activos diarios en Microsoft Teams (Microsoft 2024), poder invitar rápidamente a alguien a una reunión de Teams ayuda a los equipos a mantenerse conectados y ser productivos.
En 2025, a medida que el trabajo híbrido continúa creciendo, es aún más importante dominar estas habilidades. Según Slack (2023), alrededor del 60 % de las reuniones ahora incluyen una combinación de participantes presenciales y remotos, lo que hace que el acceso para invitados en Teams y la capacidad de añadir participantes sobre la marcha sean elementos clave para una colaboración exitosa.
Esta guía te mostrará las diferentes formas de enviar invitaciones y añadir participantes a tus reuniones en Teams —ya sea antes de que comience la reunión o durante la llamada—, además de consejos para solucionar problemas comunes y recomendaciones de herramientas que pueden hacer que todo el proceso sea más fluido.
Cómo invitar a alguien a una reunión de Teams antes de que comience
Para añadir a alguien a una reunión de Teams antes de que comience, puedes programar la reunión directamente en Microsoft Teams o a través de tu calendario de Outlook. En Teams, ve a la pestaña del calendario de Teams y haz clic en “Nueva reunión”. Desde ahí, completa los detalles de la reunión como el título, la fecha, la hora y los asistentes requeridos. Puedes usar el Asistente de programación para comprobar la disponibilidad y luego invitar a personas ingresando sus nombres o direcciones de correo electrónico. Una vez que hayas añadido a todos, haz clic en “Enviar” para compartir la invitación a la reunión de Teams. La reunión aparecerá en el calendario de todos con los detalles necesarios.
Si estás utilizando Outlook, puedes seleccionar “Nueva reunión de Teams” desde tu calendario de Outlook. Al igual que en Teams, ingresarás la información de la reunión y enviarás la invitación. Ambas opciones incluirán automáticamente un enlace a la reunión que permitirá a los asistentes unirse a la reunión en línea con un solo clic.
También puedes compartir el enlace de la reunión manualmente si deseas añadir a alguien a una llamada de Teams en el último momento o invitar a alguien fuera de tu organización a los detalles de la reunión. Solo abre la reunión programada en tu calendario de Teams, haz clic sobre ella para ver los detalles completos, y luego copia el enlace de la reunión desde la parte superior. Puedes pegar y enviar este enlace por chat, correo electrónico o cualquier otra herramienta de comunicación. Esto da a los participantes acceso fácil para unirse a la reunión, incluso si no fueron incluidos en la invitación original.
Antes de comenzar tu reunión en Teams, prueba tu configuración de Teams para asegurarte de que no haya problemas antes de iniciar la llamada.
Cómo invitar a alguien a una reunión de Teams durante la llamada
Si ya estás en una reunión de Microsoft Teams y necesitas incluir a alguien que no fue invitado originalmente, puedes añadir participantes fácilmente en el momento. Este proceso de invitación en vivo es rápido y funciona tanto para personas de tu organización como para invitados externos, según Microsoft Docs (2025) y prácticas comunes de TI compartidas en Reddit (2023).
Aquí tienes cómo invitar a alguien a una reunión de Teams durante la llamada:
1. Haz clic en el ícono “People” en los controles de la reunión, en la parte superior de la pantalla.
2. En la barra lateral que aparece, escribe el nombre o correo electrónico de la persona en la barra de búsqueda.
3. Selecciona al usuario correcto y haz clic en “share invite” o “Request to join”.
4. La invitación de la reunión de Teams se enviará de inmediato, permitiéndole unirse mediante el enlace de la reunión.
Esta función es especialmente útil si olvidaste añadir a una persona cuando programaste la reunión o necesitas invitar a alguien por un cambio de última hora. Ya sea un miembro interno del equipo o un contacto externo, el acceso para invitados de Teams te permite incluirlos sin complicaciones. Sin embargo, es importante verificar con tu departamento de TI cuál es la capacidad máxima de reunión en Teams para tu organización.
Solución de problemas cuando no puedes añadir a alguien
Si no puedes añadir asistentes requeridos o a alguien a la reunión de Teams, con frecuencia se debe a configuraciones o problemas de disponibilidad. A continuación, se presentan dos razones comunes por las que podrías tener problemas al intentar invitar a alguien a una reunión de Teams, junto con formas prácticas de solucionarlo.
- Permissions or Meeting Settings Are Blocking Invitations
A veces, las opciones de la reunión están configuradas para impedir que ciertas personas, como invitados externos, se unan. Estas configuraciones también pueden bloquear el envío de notificaciones a los participantes.
Fix: Ve al calendario de Teams y localiza la invitación programada.
Haz clic en “Edit”.
Desde ahí, revisa las configuraciones de acceso a la sala de espera, presentadores y permisos de invitados.
Asegúrate de que los asistentes externos puedan omitir la sala de espera y que el acceso de invitados esté habilitado.
- User Is Offline or Unavailable
Es posible que no puedas añadir participantes si el usuario está desconectado o inactivo en Microsoft Teams. Esto sucede a menudo con invitados externos o cuentas que no han iniciado sesión recientemente.
Fix: Verifica de nuevo el correo electrónico de la persona y reenvía la invitación. También puedes copiar el enlace de la reunión desde los detalles y enviarlo manualmente por correo u otra plataforma, como Outlook.
Soluciones comunes a problemas al añadir participantes
Si la resolución de problemas básica no soluciona el inconveniente, considera estos ajustes a nivel organizacional:
- Toggle Guest Access in the Microsoft Teams Admin Center
Como indica TechRadar (2024), el acceso de invitados puede estar deshabilitado por defecto en algunas empresas. Tu equipo de TI puede habilitarlo en la configuración de Teams para permitir que usuarios externos se unan. - Review Organization Policies That Block External Access
Las configuraciones de seguridad en Microsoft Teams pueden restringir a los usuarios que no pertenecen a tu organización. Puede que sea necesario ajustar estas políticas para permitir añadir a determinados participantes.
Ejemplo: Un departamento de TI descubrió que un usuario invitado estaba bloqueado debido a una política predeterminada. Después de actualizar las configuraciones de acceso, el usuario pudo unirse a la reunión en línea mediante el enlace compartido, sin necesidad de un nuevo convite de Teams.
Al revisar las opciones de la reunión, asegurarte de que los permisos de invitados estén habilitados y actualizar la política de tu organización si es necesario, podrás resolver la mayoría de los problemas al intentar añadir empleados o a cualquier persona a una llamada o reunión de Teams.
Herramientas para mejorar las invitaciones a reuniones de Microsoft Teams
Cuando se trata de gestionar y seguir las invitaciones de reuniones en Teams, usar las herramientas adecuadas ahorra tiempo y evita confusiones. Una opción útil es Bluedot, un asistente de reuniones impulsado por IA que no solo captura audio y transcribe tus reuniones en Microsoft Teams, sino que también anota cuándo se añaden nuevos participantes durante la llamada. Esto facilita consultar quién se unió y en qué momento, especialmente útil para llevar registros precisos cuando añades a alguien a mitad de la reunión.
Para funciones básicas, Microsoft Teams también admite el uso compartido de enlaces incorporado. Al programar una nueva reunión en el calendario de Teams, el sistema genera automáticamente un enlace. Puedes copiar ese enlace desde los detalles de la reunión y enviarlo por chat, correo electrónico o cualquier otra plataforma. Así, invitar a alguien resulta rápido —incluso con poca antelación— sin tener que reenviar toda la invitación.
Combinar las funciones nativas de Teams con herramientas como Bluedot te da más visibilidad, mejores anotaciones y un manejo fluido de los cambios de participantes de última hora.
Conclusión
Saber cómo añadir a alguien a una reunión de Microsoft Teams es sencillo una vez que conoces los pasos adecuados. Tanto si envías la invitación con anticipación como si necesitas añadir a una persona después de que la llamada haya comenzado, este recorrido detallado muestra cómo Microsoft Teams ofrece formas intuitivas de mantener tus reuniones inclusivas y organizadas. Usar funciones como el enlace de invitación de Teams y el panel “People” durante las llamadas garantiza que puedas invitar rápidamente a las personas sin interrumpir el flujo de la reunión.
Para facilitar aún más la gestión de tus reuniones, considera usar herramientas como Bluedot. Bluedot no solo te ayuda a grabar una reunión de Teams, sino que también detecta automáticamente cuándo se unen nuevos participantes con identificación de oradores, de modo que nunca pierdas un detalle. Este tipo de asistente inteligente puede mejorar tu flujo de trabajo, simplificar la colaboración y facilitar la revisión de discusiones importantes más adelante.
Prueba Bluedot en tu próxima reunión y comprueba cómo mejora tu experiencia —desde la gestión de invitaciones hasta la captura de cada momento clave—. Es una manera potente de mantenerte organizado y asegurar que todos estén alineados.
Preguntas frecuentes sobre añadir a alguien a una reunión de Teams
¿Puedo añadir a alguien que no está en mi organización?
Sí, se puede. Microsoft Teams permite invitar a personas a las reuniones incluso si no forman parte de tu empresa. Al crear el enlace de invitación, simplemente compártelo con quien quieras y podrá unirse como invitado. Podrás ver quién asistirá en los detalles de la reunión de Teams. Esto resulta muy útil para la colaboración en Teams, especialmente en reuniones híbridas donde clientes o socios externos necesitan acceso. Solo asegúrate de que la configuración de tu organización permita el acceso de invitados; en ocasiones, tu equipo de TI debe habilitarlo.
¿Por qué no puedo añadir a alguien a mi reunión de Microsoft Teams?
Si tienes problemas para añadir a alguien a los detalles de la reunión, puede deberse a varias razones. A veces, las políticas de la empresa bloquean el acceso de invitados o limitan quién puede unirse, un problema habitual de acceso en Teams. En otras ocasiones, la configuración de la reunión se establece para permitir solo a ciertos participantes o exigir que esperen en la sala de espera. Comprueba las opciones de la reunión y la invitación en el calendario para asegurarte de que las autorizaciones sean correctas. Si es necesario, pide a tu departamento de TI que revise las herramientas de reunión o la configuración de programación, o crea una nueva reunión.
¿Cómo añado a alguien después de que la reunión de Teams ya haya empezado?
Si olvidaste añadir a alguien antes de la reunión, no pasa nada. Durante la llamada, solo haz clic en el ícono “People”. Escribe el nombre o correo electrónico de la persona y envíale una invitación al instante. Esto funciona tanto si pertenece a tu organización como si es un invitado. Recibirá un enlace para unirse de inmediato. Es una forma sencilla de mantener la colaboración en Teams sin interrumpir el ritmo de la reunión.
