Las reuniones por Zoom ya forman parte de nuestra rutina diaria, tanto que no podemos imaginar el día sin ellas. Si estás leyendo esto, es muy probable que también pases la mayor parte del tiempo en llamadas por Zoom, como muchas otras personas.
En estas reuniones se habla de muchísima información, por lo que es fácil olvidar los puntos principales si no tomas notas de forma efectiva. Después de todo, es imposible recordar todo solo con la memoria, y sin anotar, se pueden escapar muchas cosas importantes.
Entonces, ¿cómo vas a mantener la concentración en la conversación para recopilar información y no perder ningún detalle? La respuesta es simple: encuentra una herramienta que lo haga por ti.
Estamos aquí para guiarte sobre cómo tomar notas de reuniones de Zoom que realmente te sirvan a largo plazo y por qué es tan importante mantener todo organizado y preciso. También te compartimos algunos consejos para asegurarte de que no te pierdas nada durante tu llamada de Zoom.
Antes de Tu Reunión en Zoom
Antes incluso de hacer clic en “Unirse” y de que empiece la reunión, tómate un minuto para revisar la agenda. Este paso tan simple te ayudará a establecer objetivos claros para tus notas. Saber qué viene a continuación te da ventaja y te permite mantener el orden durante la reunión. Ya sea que marques los temas importantes o anotes los puntos del orden del día, un poco de preparación marca una gran diferencia.
Una vez que estés en la reunión de Zoom, asegúrate de estar preparado para tomar notas tanto desde el escritorio como desde la app móvil. Revisa los controles de la reunión: ¡el botón de notas será tu mejor aliado! Puedes usarlo para abrir tu app de notas o tener a mano un bloc digital, así no se te escapa nada importante.
Mantenerse concentrado puede ser complicado, pero si te preparas con antelación, ya tienes medio camino hecho. Saber cuáles son los puntos clave que necesitas cubrir te ayuda a mantenerte enfocado y evita que te pierdas en los detalles innecesarios. Trata de prestar atención a los temas centrales y próximos pasos a medida que surjan, para no tener que buscarlos más tarde con apuro.
Por último, intenta dejar tu cuenta de Zoom lista antes de que empiece la próxima reunión. Configura la app de escritorio para tener acceso fácil. Una vez que todo esté listo, podrás entrar en la reunión sin preocuparte por perderte nada.
Cómo Tomar Notas Durante una Reunión de Zoom
Tomar buenas notas de una reunión no se trata solo de escribir todo lo que se dice; se trata de capturar los detalles correctos. Durante la reunión, enfócate en los puntos principales, las tareas asignadas y cualquier información importante que surja. Estos son los elementos que realmente importan y te ayudarán a mantener el rumbo cuando llegue el momento de hacer seguimiento.
Para asegurarte de que tus notas del Zoom sean concisas y precisas, no anotes cada palabra que diga alguien. En su lugar, concéntrate en los mensajes clave y las decisiones tomadas. Si algo es importante, resáltalo para poder consultarlo más adelante. Se trata de captar la esencia de la reunión sin perderte en cada pequeño detalle.
Usar una aplicación para tomar notas es una de las mejores decisiones que puedes tomar. Puedes organizar fácilmente los puntos clave y las secciones importantes de la conversación mientras haces anotaciones rápidas durante la reunión. Muchas aplicaciones incluso permiten etiquetar o categorizar tus notas del Zoom, así que cuando necesites revisar algo, te será muy fácil encontrar los elementos o temas del orden del día que estás buscando.
Es fundamental seguir la conversación con atención. La mejor manera de estar al tanto de todo es participar y escuchar activamente esos temas importantes o información clave.
A medida que avanza la reunión, recuerda resaltar los puntos principales conforme vayan apareciendo. No necesitas transcribir toda la conversación, pero resumir los temas más importantes te ayudará a mantener el orden.
Funciones de Zoom que Ayudan a Tomar Notas
Zoom tiene muchas funciones en tiempo real que pueden facilitar mucho la toma de notas. Una de las herramientas más útiles es la transcripción de reuniones. Estas transcripciones de Zoom capturan automáticamente la conversación de la reunión. Te ofrecen un registro claro de lo que se discutió para futuras consultas y te ayudan a captar esos detalles importantes sin perder lo más pequeño.
Los anotadores con inteligencia artificial también cumplen un papel clave en la automatización del proceso de tomar notas. Estas herramientas te ayudan a organizar la agenda de la reunión y a destacar los puntos importantes y las tareas a medida que surgen. Te ahorran tiempo y aseguran que no se te escape nada, para que puedas concentrarte en lo que se está discutiendo.
Bluedot lleva esto un paso más allá con su función de grabación sin bots. A diferencia de otras herramientas que pueden interrumpir tus reuniones con bots, Bluedot graba tus reuniones de Zoom sin distracciones ni bots que se unan a la llamada. Esto facilita que tanto el anfitrión como los participantes se concentren en la conversación sin tener que gestionar un bot durante la reunión.
Bluedot trabaja en segundo plano de forma silenciosa, capturando todas las notas de la reunión y generando tareas conforme avanza la conversación. Incluso puede ayudarte a preparar la agenda para futuras reuniones. Mientras estás participando, Bluedot se asegura de que no se pierda nada importante en tus anotaciones. Y cuando la reunión termina, acceder a los resúmenes generados por Bluedot es la parte más fácil del proceso.
Cómo Tomar Notas en Zoom con Bluedot
- Descarga e instala la extensión de Bluedot.
- Abre Zoom e inicia una nueva reunión.
- Haz clic en el ícono de la extensión de Bluedot en tu navegador.
- Selecciona si deseas grabar con o sin cámara.
- Elige tu micrófono.
- Configura el idioma.
- Haz clic en “Iniciar grabación”.
- Elige la ventana que deseas grabar.
- Comparte el audio del sistema.
- Después de hacer clic en “Compartir”, vuelve a tu reunión en Zoom.
- Bluedot grabará todo en segundo plano.
- Cuando termine la reunión, haz clic en “Finalizar grabación” en tu navegador.
- Bluedot abrirá una nueva pestaña con la grabación de tu reunión, incluyendo la transcripción y el resumen generado por IA.
Compartir Tus Notas y Dar Seguimiento
Después de la reunión, es importante compartir las notas con todos los participantes para que todos estén alineados con la agenda de la reunión. Puedes subir tus notas a una carpeta compartida o enviarlas por correo electrónico para que todos puedan revisarlas o colaborar.
Enviar las notas de Zoom y compartirlas poco después de la reunión es una excelente manera de mantener el impulso. Permite que los participantes revisen las tareas asignadas y los detalles, asegurando que nada se pase por alto. Además, compartir las notas rápidamente garantiza que las acciones se lleven a cabo a tiempo.
Los pasos posteriores a una reunión son en realidad bastante importantes. Una vez que se hayan compartido las notas, tómate un momento para repasar los puntos tratados y decidir qué requiere atención inmediata. Asegúrate de que cada participante entienda bien sus tareas y los plazos, para que el progreso del equipo siga en camino. Para facilitar el acceso a las notas más adelante, guárdalas en un lugar compartido y de fácil acceso. Usar una aplicación para tomar notas puede ayudarte a organizar tus notas por fecha de reunión, tema o proyecto, y así consultarlas cuando lo necesites.
Utiliza tus notas de reuniones de Zoom para hacer seguimiento del avance de las tareas y recordar a los participantes sus responsabilidades. Un plan de acción claro, reflejado en tus notas, ayudará a mantener al equipo enfocado y a que nada se pierda por el camino.
Tomadores de Notas con IA en Reuniones de Zoom
Los tomadores de notas con inteligencia artificial son un cambio radical para las reuniones en Zoom. Al integrar una herramienta de IA en tus reuniones, puedes ahorrar tiempo y mejorar la precisión de tus anotaciones. En lugar de intentar capturar todo lo que se dice, un tomador de notas con IA transcribirá y organizará automáticamente las notas de la reunión en Zoom, de forma similar a las funciones disponibles en Google Meet, para que tú puedas concentrarte en la conversación.
Uno de los mayores beneficios de usar un tomador de notas con IA es la capacidad de capturar y editar transcripciones de reuniones. A medida que avanza la reunión, la herramienta puede resaltar secciones e ítems importantes para que puedas consultarlos más tarde, después de tus llamadas en Zoom. Esto no solo te ahorra el esfuerzo de tomar notas manualmente, sino que también mejora la precisión de la información registrada.
Estas herramientas de IA también pueden generar actas que resumen toda la conversación, destacando los puntos importantes y las decisiones tomadas. Además, crean una transcripción completa ideal para consultar rápidamente o compartir con otros. Ya sea que necesites revisar detalles específicos o compartir tus notas con colegas, un tomador de notas con IA hace que todo el proceso sea más ágil y eficiente.
Conclusión
Tomar buenas notas durante las reuniones en Zoom ayuda a mantener todo claro. Al enfocarte en los puntos principales y en las tareas acordadas, podrás mantenerte organizado y asegurarte de que nada se pierda entre tanto contenido. Ya sea que anotes a mano, planifiques compartir notas más adelante o utilices herramientas con IA, contar con los instrumentos adecuados puede marcar una gran diferencia.
Recomendamos usar aplicaciones para tomar notas y tomadores de notas con IA como Bluedot para mejorar significativamente tus anotaciones de reuniones. Estas herramientas te permiten capturar lo más importante sin distracciones y facilitan compartir las notas con tu equipo.
Este es un buen momento para mejorar tus hábitos de toma de notas. Con un poco de esfuerzo, tendrás actas más claras y un flujo de trabajo más fluido y organizado.
