Activer la transcription dans vos réunions Microsoft Teams permet de capturer les échanges verbaux et de conserver une trace des discussions clés, des actions à entreprendre et même des décisions importantes. Les transcriptions sont générées automatiquement, ce qui permet à votre équipe d’améliorer l’accessibilité, de revoir les sections importantes et de répondre à d’éventuelles exigences oubliées.
Avec la transcription activée, votre équipe peut revenir au récapitulatif et rechercher les sections importantes qu’elle aurait pu manquer pendant la réunion. Que vous souhaitiez surmonter les barrières linguistiques, assurer une documentation précise ou améliorer l’efficacité des réunions, la transcription dans Teams renforce la productivité de l’équipe. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment démarrer la transcription et tirer le meilleur parti de vos réunions.
Qu’est-ce que la transcription dans Microsoft Teams?
La transcription dans Microsoft Teams est une fonctionnalité remarquable qui permet aux organisateurs de réunions de transcrire leurs réunions Teams. En utilisant cette fonctionnalité, les participants peuvent consulter les transcriptions générées pendant la réunion et y accéder par la suite s’ils ont besoin d’un récapitulatif de ce qui s’est dit durant la réunion.
Cette transcription est enregistrée dans le chat de la réunion et liée à la qualité audio de l’enregistrement de la réunion Microsoft Teams, ce qui permet aux membres de l’équipe de revoir les échanges en détail. Le processus de transcription inclut l’identification des intervenants ainsi qu’une transcription précise.
Vous pouvez choisir une langue de transcription parmi 41 langues différentes, y compris l'anglais, l'arabe, le chinois, le tchèque, le danois, le néerlandais, le français, le finnois, l'allemand, le grec, l'hébreu, l'hindi, le hongrois, l'italien, le japonais, le coréen, le norvégien, le polonais, le portugais, le roumain, le russe, le slovaque, l'espagnol, le suédois, le thaï, le turc, l'ukrainien, le vietnamien et le gallois.
Comment activer la transcription dans Microsoft Teams
Il y a deux façons d'activer la transcription des réunions Teams.
Administrateurs informatiques
- Connectez-vous au centre d'administration Microsoft Teams et accédez directement aux paramètres d'administration de Teams.
- Sous vos réunions, cliquez sur "Politiques de réunion".
- Sélectionnez la politique que vous souhaitez modifier, ou créez-en une nouvelle.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à "Audio et vidéo" et activez l'interrupteur de transcription.
- Cliquez sur "Enregistrer".
Organisateurs de réunions
1. Ouvrez Microsoft Teams
2. Démarrez ou rejoignez une réunion comme vous le feriez normalement.
3. Cliquez sur les trois points en haut dans la section de contrôle de la réunion.
4. Recherchez "Enregistrer et transcrire", puis cliquez dessus.
5. Activez vos transcriptions en cliquant sur "Démarrer la transcription".
6. Une fois que vous souhaitez mettre fin à la réunion, vous pouvez cliquer sur "Arrêter la transcription".
Conseils supplémentaires
- Pour activer les sous-titres, allez dans les trois points en haut de votre écran et cliquez dessus. Ensuite, dans le menu contextuel, cliquez sur "langue et discours". Sous langue et discours, vous verrez l'option "afficher les sous-titres en direct". Il vous suffit de la sélectionner et vos sous-titres apparaîtront à l'écran.
- Pour une précision optimale de la transcription, essayez de maintenir un environnement calme.
- Examinez et modifiez la transcription par la suite pour vous assurer qu'il n'y a pas d'informations inutiles dans vos notes et résumés.
Autres options pour la transcription des réunions Teams
Microsoft Teams propose une excellente transcription automatique et un enregistrement des réunions, mais certaines entreprises choisissent parfois d'explorer des outils tiers tels que Bluedot, qui offrent davantage de fonctionnalités. Ces outils peuvent s'intégrer aux réunions Teams et proposent des paramètres de transcription avancés, l'identification des intervenants, et même des e-mails de suivi après la fin de la réunion. Ces fonctionnalités vont au-delà de ce que Microsoft Teams offre. D'autres fonctionnalités, telles que l'automatisation de la transcription, le stockage dans le cloud, les notes de réunion et les modèles de réunion, peuvent aider les équipes à mieux collaborer.
Sous-titres traduits en temps réel dans Teams
Les réunions Teams offrent des sous-titres de transcription en temps réel, vous permettant de traduire en direct pendant les réunions.
Cette fonctionnalité de transcription propose une gamme de langues différentes, afin que les participants aux réunions puissent voir les sous-titres dans la langue de leur choix. Les sous-titres aident à combler l'écart entre les réunions internationales, rendant ainsi la collaboration toujours plus efficace. En choisissant d'activer les sous-titres traduits en temps réel, vous pouvez communiquer au-delà des frontières et des barrières linguistiques.
Pourquoi transcrire les réunions Microsoft Teams?
Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez activer la transcription lors des réunions Teams.
Conformité et conservation des enregistrements
La transcription des réunions Microsoft Teams permet aux entreprises de maintenir la conformité et de conserver des enregistrements précis pour les audits, les conversations sensibles et les examens juridiques. En activant la transcription, les organisateurs peuvent choisir de transcrire manuellement ou de définir une transcription automatique lorsque la réunion commence.
Une fois la réunion terminée, la transcription de la réunion est automatiquement enregistrée et stockée dans le chat ou dans le cloud, de sorte que vous disposerez toujours d'un enregistrement permanent des points importants. Des descriptions précises signifient que vous ne manquerez jamais un moment ou un mot. Microsoft Teams propose cette fonctionnalité dans le cadre de ses outils de conformité pour aider à suivre vos enregistrements.
Formation améliorée
Les transcriptions dans Teams signifient que vos réunions deviennent des ressources précieuses. Vous pouvez enregistrer l'audio des réunions pour les transcrire, afin que les nouveaux membres de l'équipe puissent se mettre à jour sur les nouveaux travaux et les sujets clés.
Les organisateurs et co-organisateurs transcrivent souvent les sessions de formation pour rendre l'intégration plus efficace. Cela garantit que les points clés et les discussions sont faciles à retrouver une fois la réunion terminée. L'outil de transcription prend également en charge plusieurs langues, facilitant ainsi la communication au sein des équipes mondiales, quel que soit la barrière linguistique.
Récapitulatif de la réunion
La transcription de Microsoft Teams permet aux équipes de revisiter fréquemment les sujets importants en consultant le chat de la réunion qui stocke la transcription. Une fois la réunion terminée, le fichier de transcription complet sera enregistré dans le chat de la réunion. Ces récapitulatifs permettent également aux employés de savoir ce qu'ils doivent faire après la réunion et leur permettent de revenir en arrière pour s'assurer qu'ils travaillent sur la bonne section de leur projet ou tâche.
Support client
Les équipes de support client peuvent enregistrer et transcrire les réunions Microsoft Teams pour offrir un service personnalisé et précis. Les enregistrements de réunion avec transcription automatique précise permettent aux représentants du support client de revenir sur les conversations passées et d'extraire des détails importants pour un meilleur suivi des clients. Grâce à la transcription automatique, les responsables du service client peuvent surveiller la qualité du service et générer des informations pour la formation des équipes. La fonctionnalité de transcription de Microsoft aide les équipes de vente et de support client à offrir des interactions réactives et précises avec les clients.
Accessibilité de la transcription dans Microsoft Teams
La transcription de Microsoft Teams la rend plus accessible en offrant des sous-titres en temps réel et des sous-titres en direct dans différentes langues. Les participants à la réunion ayant des problèmes de audition ou des locuteurs non natifs pourront suivre la réunion facilement.
Conclusion
La transcription dans Microsoft Teams est un excellent moyen de capturer et d'organiser les discussions lors des réunions et d'obtenir des informations précises. Teams vous permettent de mieux collaborer avec votre équipe, et même de surmonter les barrières linguistiques au sein de la même organisation.
Cependant, si vous souhaitez une expérience d'enregistrement et de transcription plus efficace, Bluedot est le meilleur outil pour transcrire les réunions. Bluedot va au-delà de la transcription pour Teams. Il enregistre vos réunions de manière transparente, même lorsque vous êtes occupé à partager votre écran. De cette manière, les visuels importants et les discussions sont conservés pour une utilisation ultérieure. Avec Bluedot, vous pouvez enregistrer des réunions, générer des transcriptions de réunions, générer des résumés IA, ainsi que recevoir des e-mails générés automatiquement avec les notes de la réunion.
Bluedot propose également des modèles d'événements de réunion personnalisables et un stockage cloud sécurisé pour les options de réunion. Bluedot a intégré une fonctionnalité de chat IA pour vous permettre d'interagir avec le contenu de votre réunion et de gérer les suivis après la réunion. Bluedot facilite l'enregistrement, la transcription et l'édition afin que les équipes puissent toujours rester à jour dans leurs collaborations de manière sécurisée et efficace.
