Die 10 besten KI-Notizen-Tools 2026

Als Autor bei Bluedot habe ich über 40 KI-Notiz-Apps getestet und sie mit unserem KI-Meeting-Assistenten verglichen.

Natürlich bin ich voreingenommen – deshalb habe ich auch mit über 100 Bluedot-Nutzerngesprochen. Ich habe erfahren, welche anderen KI-Tools unsere Kunden zuvor genutzt haben und warum sie sich für einen Wechsel entschieden haben.

Anschließend habe ich diese Informationen mit Nutzerbewertungen auf G2, Capterra, Reddit und TrustPilot abgeglichen.

Ich erkläre Ihnen, wie KI-Notiz-Tools funktionieren, und stelle hier die 10 besten vor – inklusive ihrer praktischen Anwendung und ihrer Grenzen. Nur wenige Tools haben es in meine engere Auswahl geschafft.

Wichtige Erkenntnisse

• Das beste KI-Notiz-Tool hängt von Ihren Bedürfnissen ab: bot-freie Aufzeichnung, CRM-Synchronisierung, Erfassung von Präsenzmeetings, Compliance oder einfach eine kostenlose Lösung.
• Bluedot ist die erste Wahl für Teams, die keinen sichtbaren Bot in ihren Meetings haben möchten. Es bietet bot-freie Erfassung über Web, Mobilgeräte, Desktop und Apple Watch. Es unterstützt die Synchronisierung mit Salesforce und HubSpot inklusive benutzerdefinierter Felder, Transkription in über 100 Sprachen und unbegrenzte Aufnahmen in den meisten Tarifen.
• Granola ist ideal für Mac- oder Windows-Einzelnutzer, die ihre Notizen gerne selbst machen. Die Audiodaten werden nach der Transkription gelöscht, daher gibt es keine Wiedergabefunktion, und die Sprechererkennung funktioniert nur bei Online-Meetings am Desktop.
• Fathom bietet einen der besten kostenlosen Tarife mit unbegrenzten Aufnahmen und Transkriptionen. Es ist ideal für einzelne Vertriebsmitarbeiter. Das Tool basiert hauptsächlich auf einem Bot (die bot-freie Erfassung befindet sich auf dem Mac noch in der Beta-Phase) und die neue mobile App ist nur für das iPhone verfügbar.
• Otter AI eignet sich für große Teams mit vielen internen Meetings. Der Support ist jedoch langsam und Otter neigt dazu, sich ungefragt in Meetings einzuklinken und aggressives Marketing bei Kollegen zu betreiben.
• Fireflies zeichnet sich durch Stimmungsanalysen und über 15 CRM-Integrationen aus. Achten Sie jedoch auf zusätzliche Kosten: Erweiterte KI-Funktionen verbrauchen KI-Credits, und in den kostenpflichtigen Tarifen ist nur ein geringes einmaliges Kontingent enthalten.
• Gong bietet Revenue Intelligence auf Unternehmensebene, hält seine Preise jedoch geheim und kostet jährlich Tausende von Dollar.

Was ein KI-Notiz-Tool ist (und welches Sie benötigen)

Ein KI-Notiz-Tool transkribiert automatisch Gespräche und erstellt im Anschluss Besprechungsnotizen. Viele zeichnen zudem Audio, Video oder beides auf. 

In der Praxis liefern die meisten KI-Notiz-Tools ähnliche Ergebnisse. Die Wahl des besten Tools für Ihre Anforderungen hängt daher von folgenden Punkten ab:

• Wie ein KI-Notiz-Tool Ihren Besprechungen beitritt,
• Welche Besprechungen es aufzeichnen kann und 
• Wie es Sicherheit, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit in Einklang bringt. 

Mit oder ohne Bot

KI-Notiz-Tools zeichnen auf und transkribieren auf zwei Arten:

1. Ein Bot nimmt als zusätzlicher Teilnehmer am Anruf teil. 
2. Bot-freie Aufzeichnung des System-Audios (und manchmal Videos) direkt von Ihrem Gerät. 

Obwohl Bots dabei helfen, transparent zu machen, dass Sie aufzeichnen, wirken sie oft störend. 

Eine Bluedot-Umfrage aus dem Jahr 2026 unter über 2.000 Arbeitnehmern ergab, dass 47 % der Teilnehmer eine stark negative Einstellung gegenüber aufzeichnenden Bots haben – das reicht vom Gefühl, überwacht zu werden, bis hin zur direkten Forderung, den Bot zu entfernen. 

Meeting-Bots verursachen zudem technische Probleme. Ein Gastgeber kann ihnen den Zutritt verweigern, und manchmal gelingt es dem Bot nicht, eigenständig beizutreten. Sie können sich also nie sicher sein, ob eine Besprechung zuverlässig aufgezeichnet und transkribiert wird. 

Bot-freie Notiz-Tools erfassen Besprechungen über eine Desktop-App oder Browser-Erweiterung – es gibt keinen KI-Teilnehmer im Anruf. 

Je nach Videokonferenzplattform kann das den entscheidenden Unterschied machen. 

Bei Zoom entscheidet der Gastgeber, wer mit dem integrierten Rekorder aufzeichnen darf. Die Nutzung eines KI-Notiz-Tools, um ein Zoom-Meeting ohne Bot aufzuzeichnen gibt Ihnen mehr Kontrolle, wenn Sie als Gast teilnehmen. 

Die integrierte KI-Zusammenfassung in Microsoft Teams ist an eine kostenpflichtige Lizenz gebunden. Daher hilft es, zu wissen, wie man ein Teams-Meeting ohne Copilot aufzeichnet, um Unternehmen die Kosten für eine Lizenz zu ersparen, die nur für Notizen benötigt würde. 

Die integrierte Aufzeichnungsfunktion von Google Meet ist für kostenlose Google-Konten oder den Workspace Business Starter-Plan nicht verfügbar. Für viele ist daher die einzige Möglichkeit, Google Meet aufzuzeichnen, eine Chrome-Erweiterung.

KI-Notizen in Zoom, Teams und Meet

Zoom, Microsoft Teams und Google Meet verfügen jeweils über integrierte KI-Notizfunktionen. Für jede dieser Funktionen ist ein kostenpflichtiger Plan oder ein Zusatzmodul erforderlich.

Zoom AI Companion ist in kostenpflichtigen Zoom Workplace-Plänen ab der Pro-Version enthalten. In diesen Tarifen kann das Tool auch an Google Meet- und Microsoft Teams-Anrufen teilnehmen, allerdings als Meeting-Bot. Wenn Sie Zoom-Notizen ohne zusätzliche Teilnehmer im Anruf wünschen, bieten die besten KI-Notiz-Tools für Zoom von Drittanbietern auch bot-freie Optionen.

Die intelligente Zusammenfassung in Teams erfordert Teams Premium oder eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz und deckt ausschließlich Meetings innerhalb von Teams ab. Da die Copilot-Lizenz für reine Meeting-Notizen sehr kostspielig ist, sollten Sie sich zuerst informieren, was Copilot abdeckt und was nicht. Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, aber ihre Kundengespräche weiterhin über Zoom oder Meet führen, benötigen ein plattformübergreifendes Tool. Das schränkt die Auswahl der besten KI-Notiz-Tools für Microsoft Teams auf eine Handvoll ein.

Die Funktion „Notizen für mich erstellen“ in Google Meet erfordert eine berechtigte Google Workspace-Edition oder einen Google AI-Plan. Sie unterstützt nur acht Sprachen, wobei pro Meeting jeweils nur eine Sprache möglich ist. Zudem ist sie für kostenlose Konten ohne KI-Plan nicht verfügbar – der Hauptgrund, warum Nutzer nach Alternativen suchen, wie den besten KI-Notiz-Tools für Google Meet.

Meetings außerhalb von Videoanrufen

Meeting-Bots sind für persönliche Gespräche, etwa in einem Konferenzraum oder bei einem Vor-Ort-Termin, nutzlos. 

Um diese aufzuzeichnen und zu transkribieren, benötigen Sie Ihr Smartphone oder ein spezielles Gerät.

In den meisten Fällen können Sie einfach ein persönliches Treffen mit einem iPhone aufzeichnen, vorausgesetzt, Sie haben die richtige App. 

Für tägliche oder wöchentliche Meetings vor Ort benötigen Sie einen der besten KI-Notizassistenten für persönliche Treffen, die Transkripte, Zusammenfassungen und Sprechererkennung bieten – nicht nur die reine Aufnahme.

Für längere Sitzungen oder Situationen, in denen ein Smartphone auf dem Tisch unpassend wirkt, sollten Sie einige der besten KI-Diktiergeräte in Betracht ziehen – kleine Geräte, die Sie diskret anstecken und verwenden können. 

Sicherheit und Datenspeicherung

Ein KI-Notizassistent speichert eine vollständige Aufzeichnung und ein Transkript jedes Meetings. Um sicherzustellen, dass Ihr KI-Meeting-Assistent privat und sicher ist, prüfen Sie zunächst:

• wo die Aufnahmen gespeichert werden
• wer in Ihrem Unternehmen darauf zugreifen kann
• wie lange sie aufbewahrt werden
• ob der Anbieter sie zum Training von KI-Modellen verwendet

Bluedot ist ein sicherer, datenschutzorientierter KI-Notizassistent, der Online- und Präsenzbesprechungen aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst, ohne einen Bot in Ihre Anrufe einzuladen. Er erfasst Audio direkt von Ihrem Gerät und unterstützt die Audio- und Videoaufzeichnung über Chrome, macOS, Windows, iOS, Android und Apple Watch.

Bluedot ist DSGVO-konform, SOC 2 Typ II zertifiziert und verwendet niemals Kundendaten zum Training von KI-Modellen. Erfahren Sie mehr auf unserer Sicherheitsseite.

Was sind die besten KI-Notizassistenten im Jahr 2026?

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1. Bluedot: Die erste Wahl für bot-freie Aufzeichnungen mit CRM-Synchronisierung

Bluedot ist ein bot-freier KI-Notizassistent: Er zeichnet Meetings über eine Chrome-Erweiterung oder Desktop-App mit ohne sichtbaren Meeting-Bot auf nimmt am Anruf teil.

Es ist eine hervorragende Wahl für Teams, die Zoom und Microsoft Teams nutzen, sowie für Vertriebsmitarbeiter bei persönlichen Treffen und für Recruiter.

Im Gegensatz zu den integrierten Lösungen von Microsoft ist Bluedot ein KI-Notiztool für Microsoft Teams das ohne Copilot und ohne Copilot-Lizenz funktioniert. Und das KI-Notiztool für Zoom läuft als Desktop-App und zeichnet daher unabhängig davon auf, ob der Gastgeber Cloud-Aufzeichnungen erlaubt oder nicht.

Fazit: Probieren Sie den kostenlosen Plan aus, wenn ein sichtbarer Bot Ihre Online-Meetings unangenehm macht und Sie das Gespräch natürlich halten möchten. Außerdem: Wenn Sie Transkription und Aufzeichnung auf allen Geräten benötigen – Bluedot funktioniert auf Android, iOS und sogar der Apple Watch.

Für wen Bluedot gedacht ist

Ideal für: Vertriebs-, Recruiting-, Rechts- und Finanzteams bei denen ein sichtbarer Bot ein Hindernis darstellt. Außerdem für Teams, die die Dateneingabe aus Meetings in Salesforce oder HubSpot automatisieren möchten oder eine mehrsprachige Transkription für persönliche Treffen mit EU-Datenresidenz benötigen.

Hauptfunktionen

• Bot-freie Aufzeichnung für Google Meet, Zoom, Teams, Webex, Slack Huddles und jede andere Videoplattform via Bildschirmaufnahme.
• Aufzeichnung von persönlichen Treffen, Sprachnotizen und WhatsApp über die iOS-/Android-App, Apple Watch und Desktop-App
• Echtzeit-Transkription in über 100 Sprachen mit einem benutzerdefinierten Vokabular, in das Sie Fachbegriffe oder schwer erkennbare Wörter aufnehmen können
• Sprecher-Analysen — Sprechanteil, längster Monolog, Wörter pro Minute und gestellte Fragen für jeden Sprecher
• KI-Meeting-Notizen und Zusammenfassungen aus integrierten und benutzerdefinierten Vorlagen (SPIN, Sales, CS, Q&A).
• KI-Chat mit dem Sie Fragen zu Meeting-Inhalten in Ihrem Arbeitsbereich stellen können
• Salesforce- & HubSpot-Synchronisierung mit Unterstützung für benutzerdefinierte Felder (Business+)
• MCP-Connector der Claude oder ChatGPT direkten Zugriff auf Ihre Meeting-Aufzeichnungen und Transkripte gewährt
• Benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie — Sie entscheiden, wann Aufzeichnungen, Transkripte und Notizen gelöscht werden

Was Bluedot gut macht

✅ Ohne Bot, damit Gespräche natürlich bleiben
✅ Funktioniert in Browsern, auf Smartphones, Laptops und Apple Watches
✅ Voice-to-CRM für Salesforce und HubSpot
✅ Meeting-Zusammenfassungen basierend auf Sales-Frameworks
✅ Transkription in über 100 Sprachen mit hoher Genauigkeit
✅ Daten werden standardmäßig in der EU gespeichert (AWS Frankfurt), mit freier Regionswahl; Aufzeichnungen werden niemals zum Training der KI verwendet
✅ Transkripte und Notizen lassen sich einfach mit externen Personen teilen

Nachteile der Nutzung von Bluedot

❌ Der kostenlose Plan umfasst nur 5 Aufzeichnungen auf Lebenszeit, danach endet der Dienst
❌ Der Basic-Tarif (14 $) ist nur für Audio verfügbar

Bluedot-Preise

• Free — 0 $: 5 Aufzeichnungen über die gesamte Laufzeit des Kontos, jeweils 1 Stunde
• Basic — 14 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (18 $ monatlich): unbegrenzte Audio-Meetings mit maximal 1 Stunde pro Aufzeichnung, keine Videos, keine Importe
• Pro — 20 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (25 $ monatlich): Video, benutzerdefinierte Vorlagen und begrenzte Importe
• Business — 32 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (39 $ monatlich): Salesforce, HubSpot, SSO und SCIM, erweiterte Admin-Kontrollen, individuelle Datenaufbewahrung und unbegrenzte Importe
• Flat rate — ein fester Preis für Ihr gesamtes Unternehmen, unabhängig davon, wie viele Personen Bluedot nutzen

2. Granola: Am besten für Einzelnutzer, die ihre eigenen Notizen machen

Granola ist eine KI-Notiz-App für Mac und Windows (mit Apps für iPhone, Android und Apple Watch), die das Audio eines Meetings direkt von Ihrem Gerät aufzeichnet – ganz ohne Bot – und es in strukturierte Notizen umwandelt.

Sie ist für alle gedacht, die während Anrufen und Brainstorming-Sitzungen weiterhin selbst Notizen machen möchten. Granola nutzt Ihre Notizen, um die KI zu steuern und ihr zu zeigen, was bei der Verarbeitung des Transkripts Priorität hat. Das Ergebnis sind Notizen, die speziell für Sie nützlich sind.

Audio wird nur vorübergehend für die Transkription gespeichert und anschließend gelöscht, sodass nichts für die Wiedergabe aufgezeichnet oder aufbewahrt wird.

Granola ist ideal, wenn Sie keine Aufzeichnungen wünschen. Sie müssen jedoch weiterhin manuell Notizen schreiben, wenn Sie das Beste aus den KI-generierten Meeting-Zusammenfassungen herausholen möchten.

Für wen Granola gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Einzelanwender auf Mac oder Windows die ihre Notizen lieber selbst machen und keine Aufzeichnungen wünschen.

Suchen Sie nach Granola-Alternativen wenn Sie eine Wiedergabefunktion für Aufnahmen, Transkription eingehender Telefonanrufe oder Sprechererkennung für persönliche Treffen benötigen.

Hauptfunktionen

• Lokale Aufnahme ohne Bot – zeichnet sowohl Ihr Mikrofon (Ihre eigene Stimme) als auch den Systemton auf dem Gerät auf
• Ihre eigenen Notizen bestimmen die Zusammenfassung – was Sie tippen, wird in die generierten Notizen integriert
• Keine gespeicherten Aufnahmen – Audio wird nach der Transkription gelöscht, ohne Wiedergabe- oder Videofunktion
• Granola Chat – durchsuchen Sie ein einzelnes Meeting oder alle Ihre vergangenen Meetings, mit Auswahl des KI-Modells

Was Granola gut macht

✅ Wirklich bot-frei
✅ Ihre manuellen Notizen leiten die KI-Zusammenfassungen
✅ Audio wird nach der Transkription gelöscht und Granola ist SOC 2 Typ II zertifiziert

Nachteile der Nutzung von Granola

❌ Die mobile App kann keine virtuellen Meetings aufzeichnen, da Smartphones den System-Audiozugriff blockieren. Daher sind die iPhone- und Android-Apps für persönliche Treffen (sowie ausgehende Anrufe auf dem iPhone) vorgesehen.
❌ Sprechernamen werden nur bei Online-Anrufen am Desktop erkannt; wenn mehrere Personen in einem Raum dasselbe Mikrofon nutzen, können sie nicht unterschieden werden.
❌ HIPAA-Konformität (mit BAA) nur im Enterprise-Tarif, kein ISO 27001 und Datenspeicherung ausschließlich in den USA.
❌ Gelegentlich schlägt die Aufnahme ohne Vorwarnung fehl.

Granola-Preise

• Basic (kostenloser Tarif) — 0 $/Nutzer/Monat: KI-Notizen und Chat, nur die letzten 30 Tage sichtbar, keine Integrationen oder API
• Business — 14 $/Nutzer/Monat (nur monatliche Abrechnung): unbegrenzter Verlauf, Integrationen, API und Pre-Meeting Briefs
• Enterprise — ab 35 $/Nutzer/Monat: SSO, SCIM und Admin-Kontrollen, wobei SSO mindestens 50 Nutzer erfordert

Bei keinem Tarif gibt es eine jährliche Abrechnung, daher gibt es auch keinen Jahresrabatt. Gründer und Studierende erhalten 12 Monate Business kostenlos.

3. Fathom: Am besten zum Ausprobieren eines kostenlosen KI-Notiztools

Fathom ist ein bot-basierter KI-Meeting-Assistent, was nicht ideal ist. Ein Bot nimmt an Ihrem Anruf teil, zeichnet ihn auf und liefert nach Abschluss ein Transkript sowie Zusammenfassungen des Meetings.

Der Hauptvorteil der Plattform ist ihr großzügiger kostenloser Plan: unbegrenzte Aufzeichnungen, unbegrenzte Meeting-Transkripte und über 15 Vorlagen für Zusammenfassungen für verschiedene Verkaufsmethoden.

Für einen einzelnen Vertriebsmitarbeiter, der keine Notizen mehr selbst machen möchte, ist die kostenlose Version ein hervorragender Ausgangspunkt – auch wenn Sie wahrscheinlich irgendwann auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden möchten, um erweiterte KI-Funktionen zu nutzen.

Kostenpflichtige Pläne bieten zusätzlich Team-Arbeitsbereiche, CRM-Feldsynchronisierung und Coaching-Analysen.

Der Haken: Meeting-Bots sind nervig und zeichnen manchmal ohne Vorwarnung nicht auf. Die mobile App ist neu und nur für das iPhone verfügbar: kein Android, keine Offline-Aufzeichnung und noch kein „Ask Fathom“ in der App.

Für wen Fathom gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Einzelne Vertriebsmitarbeiter, die ein kostenloses Notiztool suchen.

Erwägen Sie Fathom-Alternativen wenn Sie eine Aufzeichnung ohne Bot benötigen, Microsoft Teams-Anrufe aufzeichnen müssen, die nicht in Ihrem Kalender stehenoder wenn Sie CRM-Ereignisse (keine Aufgaben) in Salesforce protokollieren möchten.

Hauptfunktionen

• Über 15 KI-Zusammenfassungsvorlagen – Sandler, SPICED, MEDDPICC, BANT, REACH; im kostenlosen Plan auf 5 pro Monat begrenzt, unbegrenzt in Premium+
• Fathom fragen – KI-Chat, der Fragen zu Ihren vergangenen Meetings beantwortet. Derzeit durchsucht er in jedem Plan Ihren gesamten Meeting-Verlauf, wobei Fathom darauf hinweist, dass ab November 2026 Nutzungslimits für den kostenlosen Plan eingeführt werden könnten.
• CRM-Synchronisierung (HubSpot, Salesforce, Close) – in jedem Plan für bis zu 3 Benutzer pro Domain verfügbar; CRM-Feldzuordnung und unbegrenzte Benutzer erfordern Business

Was Fathom gut macht

✅ Der komplett kostenlose Plan bietet unbegrenzte Aufzeichnungen und Transkriptionen
✅ Neue Konten erhalten eine 30-tägige Premium-Vorschau und jeder kostenpflichtige Plan beinhaltet eine 90-tägige Geld-zurück-Garantie
✅ Bot-freie Erfassung für Mac verfügbar (Beta) – Windows in Entwicklung

Nachteile der Nutzung von Fathom

❌ Der Bot schlägt manchmal ohne Benachrichtigung fehl
❌ Erweiterte KI-Zusammenfassungen sind im kostenlosen Plan auf 5 Anrufe pro Monat begrenzt
❌ Die CRM-Synchronisierung protokolliert Meetings in Salesforce als Aufgaben, nicht als Ereignisse

Fathom-Preise

• Free — 0 $: unbegrenzte Aufzeichnung und Transkription für eine Person. Erweiterte Zusammenfassungen sind auf 5 Anrufe pro Monat begrenzt, einfache Zusammenfassungen sind unbegrenzt. Das CRM ist auf 3 Nutzer pro Domain beschränkt.
• Premium — 16 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung: alles freigeschaltet, ohne Begrenzungen — für Einzelnutzer. Kein Team-Workspace.
• Team — 15 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, mindestens 2 Nutzer: vollständiger gemeinsamer Workspace. Scorecards sind nur 30 Tage lang verfügbar.
• Business — 25 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, mindestens 2 Nutzer: fügt CRM-Feldzuordnung und Deal View hinzu. Hebt die CRM-Beschränkung pro Domain auf.

4. Otter AI: Am besten für große Teams & interne Meetings

Otter AI ist einer der beliebtesten KI-Meeting-Assistenten auf dem Markt. Er transkribiert Anrufe, fasst sie zusammen und synchronisiert Notizen mit Ihrem CRM.

Es gibt eine Desktop-App für bot-freie Aufnahmen, und die Chrome-Erweiterung kann Google Meet-Anrufe auf Ihrem Gerät aufzeichnen. Für Zoom- und Teams-Meetings im Browser benötigen Sie jedoch den Otter Notetaker-Bot, der automatisch aus Ihrem Kalender an Meetings teilnimmt. Otter funktioniert mit Zoom, Teams und Google Meet.

Während die starke CRM-Integration von Vertriebsteams geschätzt wird, ist der Support langsam und reagiert kaum. Der Bot ist zudem schwer wieder loszuwerden. Nutzer berichten, dass es schwierig ist, ihn daran zu hindern, an Anrufen teilzunehmen, und ihre Otter-Konten zu löschen.

Viele Nutzer beklagen, dass Otter, sobald eine Person sich mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse anmeldet, ihre Kollegen anschreibt und sogar Konten für sie erstellt. Außerdem gibt es ständige Abrechnungsprobleme.

Für wen Otter AI gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: große Teams, die viele interne Meetings und virtuelle Anrufe abhalten und denen es egal ist, ob ein Aufnahme-Bot erscheint.

Suchen Sie nach Otter-Alternativen , wenn Compliance und Sicherheit Priorität haben.

Hauptfunktionen

• Automatisch teilnehmender Notetaker-Bot — nimmt aus Ihrem Kalender an Zoom-, Teams- und Meet-Meetings teil und teilt automatisch Meeting-Zusammenfassungen
• Bot-freie Desktop-App — zeichnet Desktop-Audio unter macOS 12.3+ oder Windows 10+ auf
• KI-Chat über den gesamten Besprechungsverlauf – Durchsuchen Sie vergangene Besprechungen, Ordner und Kanäle

Was Otter.ai gut macht

✅ Desktop-App ohne Bot
✅ Otter AI Chat durchsucht Ihren gesamten Besprechungsverlauf, nicht nur ein Transkript nach dem anderen
✅ Umfassende Integrationen – Salesforce, HubSpot, Slack, Notion und Zapier

Nachteile der Nutzung von Otter.ai

❌ Bot nimmt an Besprechungen teil, die Sie gar nicht aufzeichnen wollten
❌ Otter erstellt manchmal ungefragt Konten für Kollegen
❌ Unautorisierte Abbuchungen von alten Karten, Tarifänderungen, verweigerte Rückerstattungen
❌ Der Support antwortet manchmal erst nach Wochen, wenn überhaupt

Otter.ai-Preise

• Basic — 0 $: kostenlos für die begrenzte Einzelnutzung. 300 Minuten pro Nutzer und Monat sowie 3 Importe über die gesamte Laufzeit des Kontos.
• Pro — 8,33 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (16,99 $ monatlich): für kleine Teams. 1.200 Minuten pro Nutzer und Monat, CRM-Synchronisierung für einen Nutzer.
• Business — 19,99 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (30 $ monatlich): für Teams, die Admin-Kontrollen und Massenexport benötigen. Unbegrenzte Transkription von Meetings, wobei importierte Dateien auf 6.000 Minuten pro Nutzer und Monat begrenzt sind, sowie CRM-Synchronisierung für fünf Nutzer.
• Enterprise — individueller Preis auf Anfrage: für SSO, HIPAA und API-Zugriff. SSO erfordert mindestens 100 Nutzer, und HIPAA ist ein kostenpflichtiges Add-on.

5. Fireflies: Am besten für Sentiment-Analyse

Fireflies AI ist in erster Linie ein bot-basierter KI-Meeting-Assistent. Die Desktop-App zeichnet jedoch Zoom-, Meet-, Teams- und andere Anrufe ohne Bot auf, und die Chrome-Erweiterung sowie die Google Meet-Integration können Meet-Anrufe ohne Bot aufzeichnen.

Mit einem kostenpflichtigen Plan lässt es sich mit mehr CRMs integrieren als die meisten anderen KI-Notiz-Tools auf meiner Liste – über 15 CRMs, darunter Salesforce, HubSpot und Pipedrive.

Zwei Probleme bei Fireflies: Standardmäßig sendet es Meeting-Zusammenfassungen an alle Teilnehmer und drängt sie dazu, der Plattform beizutreten. Zudem basieren erweiterte KI-Funktionen auf KI-Credits. Jeder Plan enthält nur ein kleines einmaliges Kontingent, sodass Vielnutzer zusätzlich zu ihrem Abonnement Credit-Pakete kaufen müssen – monatliche Team-Pakete, ab 5 $/Monat für 50 Credits.

Für wen Fireflies gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Teams, denen Sentiment-Analyse wichtiger ist als Datenschutz und ihr Budget.

Ziehen Sie Alternativen zu Fireflies AI in Betracht, wenn Kunden oder Compliance-Teams sichtbare Bots ablehnenund Sie transparente Preise erwarten.

Hauptfunktionen

• CRM-Synchronisierung – automatische Übertragung von Notizen an über 15 CRMs, darunter Salesforce, HubSpot und Dynamics 365; erfordert Pro oder höher
• KI-Konversationsanalyse – Sentiment-Analyse pro Meeting, Fragenerkennung, Sprechzeit- und Themen-Tracker ab Pro; das teamweite Dashboard für Konversationsanalyse ist nur in Business/Enterprise verfügbar

Was Fireflies gut macht

✅ Benannte Sprecher-Labels und Sprecher-Gedächtnis bei Google Meet und Zoom
✅ Echtzeit-Transkription in über 100 Sprachen, mit simultanem mehrsprachigem Modus ab Business

Nachteile der Nutzung von Fireflies

❌ Zusätzliche KI-Credits werden als monatliche Team-Pakete verkauft, ab 5 $/Monat für 50 Credits
❌ Sendet Meeting-Zusammenfassungen standardmäßig per E-Mail an alle Teilnehmer
❌ Meeting-Bots können auch nach dem Löschen Ihres Kontos weiterhin an Meetings teilnehmen
❌ Kein Video im kostenlosen Tarif. Videoaufzeichnung beginnt mit Pro (720p)

Fireflies-Preise

• Free — 0 $/Nutzer/Monat: der Einstieg für Einzelnutzer. Begrenzt auf 400 Minuten Speicher und nur Audio.
• Pro — 10 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (18 $/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung): der Einstiegstarif für Teams. Unbegrenzte Transkription, alle CRM-Integrationen, Videoaufzeichnung in 720p und Downloads. Kein Analyse-Dashboard für Teams.
• Business — 19 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $/Nutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung): umfasst zusätzlich das Conversation Intelligence Dashboard, mehrsprachige Transkription und unbegrenzten Speicher.
• Enterprise — 39 $/Nutzer/Monat (nur jährliche Abrechnung): für strengere Compliance-Anforderungen. Umfasst zusätzlich SSO, SCIM und individuelle Datenaufbewahrung.

Zusätzliche KI-Credits werden als monatliche Teampakete verkauft, beginnend bei 5 $/Monat für 50 Credits. Sie werden für AI Skills, AskFred und benutzerdefinierte Zusammenfassungen benötigt.

6. tl;dv: Am besten für Sales-Coaching geeignet

tl;dv ist eine weitere beliebte KI-Notiz-App, die Meetings aufzeichnet, transkribiert und anschließend strukturierte Notizen daraus erstellt.

Die höherpreisigen Tarife richten sich an SDRs und Vertriebsleiter, die von erweiterten Analysen profitieren möchten.

Im Business-Plan bewerten Playbooks jedes Gespräch anhand von Frameworks wie BANT und MEDDICC. Auch wenn ich weiß, dass die meisten Vertriebsmitarbeiter nicht begeistert davon sind, von einer KI bewertet zu werden, können die Berichte von tl;dv nützlich sein, um zu sehen, wie Mitarbeiter mit Einwänden umgehen.

Die Plattform kann zudem Kundeneinblicke und Meeting-Inhalte aus Gesprächen extrahieren, was für Marketing-Teams nützlich ist.

Für wen tl;dv gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Einzelne Vertriebsmitarbeiter und kleine Teams, die Anrufanalysen wünschen.

Achten Sie auf tl;dv-Alternativen wenn Sie langfristig ein kostenloses Tool benötigen oder botfreie Aufzeichnung im Browser.

Hauptfunktionen

• CRM-Synchronisierung – Senden Sie Notizen und Zusammenfassungen automatisch per Feldzuordnung an HubSpot, Salesforce oder Pipedrive
• KI fragen – Chatten Sie mit einem oder mehreren Meetings aus Ihrer Bibliothek
• Wahl des KI-Hostings – Wählen Sie die KI-Verarbeitung über Anthropic in den USA oder Mistral
• Benutzerdefinierte Notizvorlagen – Passen Sie jede Zusammenfassung an Ihre Bedürfnisse an

Was tl;dv gut macht

✅ Keine Begrenzung der Gesamtzahl an Aufzeichnungen oder Transkriptionen in irgendeinem Plan, auch nicht im kostenlosen. Web-Aufzeichnungen sind jedoch pro Woche begrenzt (40 im kostenlosen Plan) und jede Aufzeichnung ist auf maximal 3 Stunden beschränkt
✅ Transkribiert über 30 Sprachen direkt ab Werk
✅ Integrierte Einholung der Zustimmung bittet Teilnehmer vor dem Anruf um die Genehmigung der Aufzeichnung

Nachteile der Nutzung von tl;dv

❌ Botfreie Aufzeichnung nur über die Desktop-App und nur für Audio
❌ Vollständige KI-Notizen nur für die ersten 10 Meetings im kostenlosen Plan (lebenslang, nicht monatlich). Danach werden nur die ersten 10 Minuten jedes Meetings zusammengefasst
❌ Transkriptionen sind in Sprachen außer Englisch weniger genau
❌ Der Support ist langsam und löst Abrechnungsprobleme nicht immer zuverlässig

tl;dv-Preise

• Free — 0 $: zum individuellen Testen. Aufzeichnungen werden nach 3 Monaten gelöscht und können nur in den 4 Wochen vor der Löschung heruntergeladen werden.
• Pro — 18 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $ monatlich): für einzelne Vertriebsmitarbeiter und Marketingfachleute. Ask AI ist für einzelne Meetings unbegrenzt verfügbar, Fragen über mehrere Meetings hinweg sind jedoch insgesamt auf 10 begrenzt, und dieses Kontingent wird nicht erneuert.
• Business — 29 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (39 $ monatlich): für Vertriebsteams, die KI-gestütztes Coaching wünschen. Schaltet Premium-Transkription mit Whisper, Playbook-Bewertungen und unbegrenzte KI-Nutzung über mehrere Meetings hinweg frei.
• Enterprise — individueller Preis: für SSO, SCIM und privat gehostete KI. Die Preise werden nicht öffentlich angegeben.

7. Metaview: Am besten für Recruiter

Metaview ist ein beliebtes Tool für Notizen und die Kandidatensuche, das speziell für das Recruiting entwickelt wurde.

Es kann Meeting-Notizen auf Basis von 11 Interview-Vorlagen erstellen und Scorecards in Greenhouse und Ashby automatisch ausfüllen.

Nach Abschluss eines Meetings kann Metaview Kandidatenprofile mit den Meeting-Notizen in über 40 ATS-Systemenaktualisieren. Die Notizen selbst sind jedoch nicht immer hilfreich und erfordern eine manuelle Nachbearbeitung.

Mit 60 $ pro Nutzer ist es eines der teuersten Notiz-Tools in dieser Liste. Zudem lässt es sich praktisch nur für das Recruiting einsetzen.

Für wen Metaview gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Interne Recruiter, die Kandidateninterviews führen, insbesondere Teams, die Greenhouse oder Ashby nutzen.

Ziehen Sie Metaview-Alternativen in Betracht, wenn Sie persönliche Treffen mit dem Smartphone aufzeichnen müssen (Metaview hat keine mobile App) oder ein Tool für Gespräche außerhalb des Recruitings suchen.

Hauptfunktionen

• Interview-Vorlagen – 11 integrierte Formate, darunter Recruiter-Screening, technisches Debriefing und Coding-Interview
• Automatisches Ausfüllen von Scorecards – füllt die objektiven Teile der Greenhouse- und Ashby-Scorecards aus
• ATS-Übertragung – Senden von Notizen, TLDRs und Aufzeichnungslinks mit nur einem Klick an über 40 ATS-Systeme

Was Metaview gut macht

✅ Notizen sind nach Einstellungsphasen strukturiert, nicht als allgemeine Zusammenfassungen
✅ Umfassende ATS-Abdeckung für über 40 Systeme
✅ Trainiert seine Modelle nicht mit Ihren Daten und ist SOC 2 Typ II zertifiziert

Nachteile der Nutzung von Metaview

❌ Nur für Kandidateninterviews konzipiert
❌ KI-Notizen sind oft repetitiv und müssen manuell gekürzt werden. Bei langen technischen Interviews können Notizen komplett fehlen
❌ Online-Anrufe erfordern einen stets sichtbaren Bot, es sei denn, Sie zeichnen über die Desktop-App auf, die jedoch nur Audio unterstützt
❌ Kalendersynchronisierung schlägt bei Terminverschiebungen fehl

Metaview-Preise

• Free — 0 $: für einzelne Recruiter, die das Tool ausprobieren möchten. 25 Anrufe pro Nutzer und Monat, maximal 60 Anrufe pro Unternehmen und 14 Tage Verlauf.
• Pro — 60 $/Nutzer/Monat: für schnell wachsende Teams. Unbegrenzte Anrufe und vollständiger Verlauf.
• Enterprise — individueller Preis: für große Unternehmen, die individuelle Nutzungskontingente, dedizierten Support und Enterprise-Sicherheitsfunktionen benötigen. SSO ist ein kostenpflichtiges Add-on.

AI Sourcing und Application Review sind separate Produkte, die zusätzlich berechnet werden und ab 100 $ bzw. 150 $ pro Monat erhältlich sind.

8. Fellow: Am besten für Meeting-Management

Fellow AI ist eine Plattform für Meeting-Management, die zusätzlich KI-gestützte Notizen bietet.

Mit Fellow wird jedem Kalenderereignis eine geteilte Agenda, zugewiesen, die von den Teilnehmern vor dem Meeting ausgefüllt wird. Fellow weist Agenda-Abschnitte bestimmten „Verantwortlichen“ zu, sodass jeder weiß, worauf er sich für das Gespräch vorbereiten muss.

Damit alles reibungslos läuft, erinnert Fellow alle Teilnehmer vor dem Gespräch an ihre Follow-ups und Aufgaben. Unerledigte Aufgaben werden automatisch in zukünftige Meetings übernommen.

Nach dem Meeting erstellt Fellow eine Zusammenfassung und ein Transkript. Die KI generiert basierend auf dem Gesagten die wichtigsten Punkte, Entscheidungen, Follow-ups und Aufgaben, bevor sie diese per Slack oder E-Mail teilt.

Integrationen sorgen für Kritik, allerdings: eine fehlerhafte HubSpot-Synchronisierung, begrenzte Jira-Felder und ein manueller Export zu Notion. Meetings werden zudem nicht immer korrekt in Fellow synchronisiert und die App ist anfällig für Abstürze. Einige Nutzer sind zudem mit dem Detailgrad der Aufgaben unzufrieden.

Für wen Fellow gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Teams, die sich nicht mit der Verwaltung von Meeting-Details aufhalten wollen.

Wählen Sie eine Alternative zu Fellow AI , wenn Sie einen KI-Notizassistenten suchen, der Daten zuverlässig mit CRMs synchronisiert.

Hauptfunktionen

• Meeting-Management – kollaborative Agenden, Erinnerungen und optionale automatische Absage bei fehlender Agenda (ab Team-Tarif), automatisierte Zusammenfassungen und Meeting-Recaps
• Vier Aufnahmemodi – Bot, botlose Desktop-App, Zoom-Aufnahme ohne Bot sowie mobile Apps für iOS und Android
• Ask Fellow – KI-Chat für Ihre gesamte Meeting-Historie, in jedem Plan enthalten

Was Fellow gut macht

✅ Mehrere botfreie Optionen: Desktop- und Mobil-Apps sowie native Zoom-Aufnahme in kostenpflichtigen Plänen
✅ Agenda- und Automatisierungstools beschleunigen die Meeting-Vorbereitung
✅ Ask Fellow ist im kostenlosen Plan enthalten

Nachteile der Nutzung von Fellow

❌ Meetings erscheinen manchmal nicht in Fellow und die App stürzt ab
❌ Aufgaben können vage formuliert sein und über wiederkehrende Meetings hinweg den Kontext verlieren
❌ Keine automatische Synchronisierung mit Notion und eine fehlerhafte HubSpot-Verbindung
❌ Gastzugang ist kostenpflichtig und die Freigabe für externe Gäste kann verwirrend sein

Fellow-Preise

• Free — 0 $ (bis zu 5 Nutzer): zum Testen für ein Team. Fünf Aufzeichnungen pro Nutzer über die gesamte Laufzeit des Kontos, und nur die Notizen der letzten 14 Tage sind einsehbar.
• Solo — 19 $/Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $ monatlich): für Einzelnutzer. Unbegrenzte Aufzeichnungen sowie HubSpot- und Salesforce-Integration.
• Team — 7 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (11 $ monatlich): für kleine Teams, die Agenden und Automatisierungen benötigen. Die Aufzeichnungs-Credits sind auf 10 pro Nutzer und Monat begrenzt und werden gemeinsam genutzt.
• Business — 15 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (23 $ monatlich): der erste Team-Tarif mit unbegrenzten Aufzeichnungen und Salesforce-/HubSpot-Synchronisierung.
• Enterprise — 25 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, mindestens 10 Nutzer: SSO, SCIM, HIPAA und Schwärzung sensibler Daten.

9. Jamie: Am besten für DSGVO-Konformität

Jamie ist eine in Deutschland entwickelte KI-App für Notizen, die Meetings ohne Bot transkribiert. Sie läuft unter macOS und Windows; für persönliche Treffen gibt es Apps für iOS und Android. Da keine Videos aufgezeichnet werden und das Audio nach der Transkription gelöscht wird, gibt es keine Aufzeichnung zum nachträglichen Anhören.

Das Hauptargument ist Datenschutz und Compliance für europäische Finanzteams. Die Audiodaten werden auf Servern in Frankfurt verarbeitet und nach der Transkription gelöscht. Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

Aufgrund von Fehlern und Abstürzen ist die App nicht so zuverlässig wie ihre Konkurrenten im Mittelstand – zudem ist sie teurer und zeichnet weder Video noch abspielbares Audio auf. Abgesehen von der Datensicherheit gibt es kaum einen Grund, sie zu nutzen.

Für wen Jamie gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Europäische Teams, die eine bot-freie Transkription mit Datenspeicherung in der EU wünschen.

Erwägen Sie Alternativen zu Jamie AI , wenn Sie große persönliche Meetings oder Gespräche mit vielen Teilnehmerndurchführen, Telefonate aufzeichnen müssen oder eine Videobibliothek benötigen.

Hauptfunktionen

• Bot-freie Aufzeichnung — erfasst Audio lokal auf dem Desktop
• EU-Datenverarbeitung — wird in Frankfurt verarbeitet und nach der Transkription gelöscht
• Über 80 Sprachen — kann Besprechungsnotizen in einer anderen Sprache erstellen als der gesprochenen

Was Jamie gut macht

✅ Kein sichtbarer Notiz-Bot
✅ Ideal für die DSGVO-Konformität dank EU-Speicherung und Audiolöschung
✅ Die Desktop-App ist gut optimiert

Nachteile der Nutzung von Jamie

❌ Abstürze während der Verarbeitung können zum Verlust des gesamten Transkripts und aller Notizen führen
❌ Es ist teurer als vergleichbare Konkurrenzprodukte
❌ Die Transkription ist bei vielen Teilnehmern in einem Meeting nicht präzise genug

Jamie-Preise

• Free — 0 €: zum schnellen Ausprobieren. 10 Meetings pro Monat, maximal 30 Minuten pro Meeting.
• Plus — 21 €/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (25 € monatlich): für Einzelnutzer, die bereit sind, ein Abonnement abzuschließen. 20 Meetings pro Monat, maximal 2 Stunden pro Meeting.
• Pro — 39 €/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (47 € monatlich): der erste Tarif mit CRM- und API-Zugriff. Unbegrenzte Meetings, maximal 5 Stunden pro Meeting.
• Team — 33 €/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (39 € monatlich, mindestens 2 Nutzer): für gemeinsam genutzte Workspaces. Umfasst zusätzlich Admin-Kontrollen und gemeinsame Vorlagen.
• Enterprise — individueller Preis (mindestens 10 Nutzer): für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen. Umfasst zusätzlich SAML SSO, SCIM, DPAs, Audit-Logs und individuelle Datenaufbewahrung.

10. Gong: Am besten für Enterprise-Vertriebsteams geeignet

Gong ist eine Revenue-Intelligence-Plattform für Unternehmen, die Verkaufsgespräche aufzeichnet, transkribiert und analysiert.

Die Plattform nutzt Informationen aus Ihren Verkaufsgesprächen für KI-gestützte Prognosen und das Coaching von Vertriebsmitarbeitern. Auch wenn dies weit über einfache Notizen hinausgeht, nutzt Gong diese als Hauptquelle für sein Analyse-System.

Gong erstellt ein Transkript und nutzt dieses anschließend, um Ihre Mitarbeiter zu bewerten, Geschäftsabschlüsse vorherzusagen, Follow-ups und nächste Schritte vorzuschlagen, gefährdete Konten zu identifizieren und Coaching-Simulationen auf Basis echter Gespräche zu generieren.

Obwohl die Plattform sehr wertvoll ist, ist sie auch enorm teuer — und die Preise sind nicht öffentlich einsehbar. Neben einem kostspieligen Abonnement pro Nutzer fällt zusätzlich eine hohe Plattformgebühr an. Berichten zufolge übersteigt diese 5.000 $.

Für wen Gong gedacht ist (und für wen nicht)

Ideal für: Enterprise-Vertriebsteams mit mehr als 20 Mitarbeitern und einem praktisch unbegrenzten Budget.

Ziehen Sie Gong-Alternativen in Betracht, wenn Sie ein kleineres Team sind, bei dem die Kosten pro Nutzer zu hoch sind.

Hauptfunktionen

• AI Briefer – liefert Vertriebsmitarbeitern vor anstehenden Meetings Kontext auf Basis von Aufzeichnungen, E-Mails, CRM-Daten und Webquellen
• AI Data Extractor – extrahiert strukturierte Daten aus Anrufen und E-Mails und füllt CRM-Felder aus. Unterstützt Salesforce, HubSpot und Dynamics 365.
• Gong Forecast – KI-gestützte Deal-Bewertung basierend auf über 300 Signalen sowie eine KI-Umsatzprognose, die das Ergebnis für den Monat oder das Quartal vorhersagt (separater Kauf zusätzlich zur Foundation-Basisversion)
• AI Trainer – Rollenspiel-Simulationen, die auf echten Gesprächsaufzeichnungen basieren

Was Gong gut macht

✅ Gesprächsaufzeichnungen liefern automatisch Informationen für Analysen
✅ Kundendaten werden nicht zum Training generativer KI-Modelle verwendet
✅ Über 300 Integrationen über das Gong Collective

Nachteile der Nutzung von Gong

❌ Preise sind nicht öffentlich
❌ Der Massenexport in Ihr eigenes Data Warehouse erfordert Data Cloud, ein separat zu erwerbendes Add-on
❌ Umsatzanalysen erfordern das Gong Forecast Add-on
❌ Nutzer berichten häufig, dass Gong Engage hinter Outreach und Salesloft zurückbleibt

Gong-Preise

• Gong Foundation — umfasst die wichtigsten Funktionen: Anrufaufzeichnung, Transkription, AI Briefer, Gong Assistant (ehemals AI Ask Anything), AI Data Extractor, Deal Boards (nur Ansicht) und grundlegende Team-Analysen
• Add-ons — alle werden separat berechnet:
  • Enable Essentials (Scorecards, Coaching-Posteingang)
  • Enable (AI Trainer, strukturiertes Lernen)
  • Forecast Essentials (Deal Boards, AI Deal Reviewer)
  • Gong Forecast (Abgabe von Prognosen, AI Revenue Predictor, Dashboards)
  • Gong Engage (Sequenzen, Dialer, AI Composer)
  • Data Cloud (Snowflake, BigQuery, Redshift, Databricks, S3-Export)

Gong veröffentlicht keine Preise, aber aktuelle und ehemalige Nutzer sind sich einig, dass es eine der teuersten verfügbaren Optionen ist.

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Welchen KI-Notizassistenten benötigen Sie?

Der richtige KI-Notizassistent hängt davon ab, wer an Ihren Meetings teilnimmt und wo diese stattfinden. Hier sind einige Richtlinien für verschiedene Anwendungsfälle und Teams.

Kundenorientierte Teams

Für kundenorientierte Teams sollte der Notizassistent im Hintergrund bleiben und Details automatisch in ein CRM übertragen, ohne dass diese manuell neu eingegeben werden müssen.

Die besten KI-Notizassistenten für Kundengespräche füllen nach jedem Gespräch CRM-Felder aus und protokollieren das Meeting in Salesforce als Ereignis statt als Aufgabe.

Agenturen senden nach den meisten Gesprächen eine Zusammenfassung an den Kunden. Daher sollte ein KI-Notizassistent für Agenturen das Teilen von Notizen mit Personen ermöglichen, die kein eigenes Konto haben.

Es ist zudem hilfreich, wenn die Meetings jedes Kunden in eigenen Ordnern und Unterordnern verwaltet werden können.

Regulierte Kundenarbeit

Teams, die vertrauliche oder finanzielle Gespräche aufzeichnen, benötigen Kontrolle darüber, wo Aufzeichnungen gespeichert werden, wie lange sie aufbewahrt werden und ob sie zum Training von KI-Modellen verwendet werden.

Die besten KI-Notizassistenten für Anwaltskanzleien zeichnen ohne Bot auf und ermöglichen es Ihnen, eigene Aufbewahrungsfristen für Daten festzulegen.

Viele Finanzteams protokollieren Kundengespräche ebenfalls in einem CRM, daher sind die besten KI-Notizassistenten für Finanzberater beinhalten diese Datenkontrollen sowie eine Synchronisierung mit Salesforce oder HubSpot.

Arbeiten abseits des Schreibtischs

Teams, die nicht am Schreibtisch arbeiten, benötigen einen Notizassistenten, der über das Smartphone aufzeichnet, da ihre Besprechungen persönlich stattfinden.

Die besten KI-Notizassistenten für das Baugewerbe zeichnen Baustellenbegehungen mühelos auf, auch in lauten Umgebungen ohne Internetzugang oder Mobilfunkempfang. Ein benutzerdefiniertes Vokabular – eine Liste von Wörtern, die Sie hinzufügen, damit das Transkript sie korrekt schreibt – hilft bei fachspezifischen Begriffen.

Die besten KI-Notizassistenten für Recruiter bewältigen sowohl persönliche Vorstellungsgespräche als auch Videoanrufe und senden die Notizen direkt an Ihre Recruiting-Software, wie etwa Ashby oder Greenhouse.

Studierende und Dozierende

Studierende benötigen einen Notizassistenten, der Vorlesungen im Raum über das Smartphone aufzeichnet und preislich in ein studentisches Budget passt.

Die besten KI-Notizassistenten für Vorlesungen verwandeln eine einstündige Vorlesung in ein durchsuchbares Transkript und eine Zusammenfassung, unabhängig von der Akustik oder dem Fachjargon. Prüfen Sie vor der Nutzung, ob Ihre Hochschule Tonaufnahmen erlaubt.

Weitere nützliche Ratgeber

Ein KI-Notizassistent zeichnet Meetings auf und erstellt Ihre Protokolle, doch die Qualität der Notizen hängt maßgeblich von den Vorlagen ab, die Ihr KI-Tool verwendet. Neben 50 Standardvorlagen unterstützt Bluedot benutzerdefinierte Meeting-Vorlagen, die Sie mithilfe von Prompts erstellen können – so extrahiert die KI aus jedem Meeting genau die Informationen, die Sie benötigen.

Um die besten benutzerdefinierten Prompts zu erstellen, ist es hilfreich, zu wissen, wie man Meeting-Protokolle schreibt – besonders wenn Sie formellere Dokumentationen benötigen, etwa für Vorstands- oder Ausschusssitzungen. Um nicht vor einem leeren Blatt zu sitzen, nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für Meeting-Notizen.

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Häufig gestellte Fragen

Lohnt sich ein KI-Notizassistent?

Für jeden, der wöchentlich mehrere Stunden in Meetings verbringt: ja. Ein KI-Notizassistent spart Ihnen Zeit beim Schreiben von Notizen und Nachbereitungen und ermöglicht es Ihnen, sich voll auf das Gespräch zu konzentrieren.

Gibt es einen kostenlosen KI-Notizassistenten?

Ja, mehrere KI-Notizassistenten bieten kostenlose Tarife an, doch jeder hat seine Einschränkungen: sei es bei der Aufnahmedauer, der Anzahl der Meetings oder den KI-Zusammenfassungen.

Der kostenlose Tarif von Fathom bietet unbegrenzte Aufzeichnung und Transkription für eine Person, jedoch mit einem Limit von maximal 5 KI-Zusammenfassungen pro Monat. Der kostenlose Basic-Tarif von Otter umfasst 300 Transkriptionsminuten pro Monat. tl;dv zeichnet im kostenlosen Tarif unbegrenzt auf, begrenzt KI-Notizen jedoch auf insgesamt 10 Meetings. Welcher der besten kostenlosen KI-Notizassistenten zu Ihnen passt, hängt davon ab, welches Limit Sie zuerst erreichen würden.

Kann ChatGPT Meeting-Notizen erstellen?

Ja, aber nur in der ChatGPT-Desktop-App für macOS und nur mit kostenpflichtigen Tarifen:

• Der Aufnahmemodus funktioniert mit Plus-, Pro-, Business-, Enterprise- und Edu-Tarifen. Er zeichnet Ihr Mikrofon und den Systemton auf und wandelt das Gespräch in eine Zusammenfassung um. Die Sitzungen sind auf vier Stunden begrenzt.
• Das Meetings-Plugin befindet sich für Pro- und Business-Tarife in der Beta-Phase. Es erstellt Notizen bei Online-Anrufen und persönlichen Gesprächen, ohne dass ein Bot am Anruf teilnehmen muss.

Keines davon informiert andere Teilnehmer darüber, dass sie aufgezeichnet werden, und OpenAI bittet Sie, vorab die Zustimmung aller Beteiligten einzuholen. Unter Windows, auf Mobilgeräten oder mit dem kostenlosen ChatGPT-Tarif So nutzen Sie KI für Ihre Besprechungsnotizen läuft es darauf hinaus, einen speziellen Notiz-Assistenten zu verwenden oder nach dem Gespräch ein Transkript in ChatGPT einzufügen.

Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Notiz-Assistenten und einem KI-Meeting-Assistenten?

Ein KI-Notiz-Assistent zeichnet Besprechungen auf, transkribiert sie und fasst sie zusammen.

Die besten KI-Meeting-Assistenten leisten all das und noch mehr. Sie automatisieren weitere Aufgaben rund um das Meeting, wie das Erstellen von Tagesordnungen, das Nachverfolgen von Aufgaben über verschiedene Meetings hinweg oder das Coaching bei Verkaufsgesprächen.

Ist es legal, Besprechungen mit einem KI-Notiz-Assistenten aufzuzeichnen?

Das hängt davon ab, wo Sie und die anderen Teilnehmer sich befinden:

• An manchen Orten ist die Aufzeichnung zulässig, wenn eine Person im Gespräch zustimmt.
• Andere erfordern die Zustimmung aller Beteiligten. In den USA gilt dies unter anderem für Kalifornien, Florida und Washington.
• In der EU gilt die DSGVO für Aufzeichnungen identifizierbarer Personen. Unternehmen benötigen daher eine Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung und müssen die Teilnehmer darüber informieren.

Die sicherste Vorgehensweise ist es, überall zu Beginn des Meetings darauf hinzuweisen, dass es aufgezeichnet wird.

Wissen andere Teilnehmer, wenn ich einen bot-freien Notiz-Assistenten verwende?

Nicht, wenn Sie es ihnen nicht sagen. Ein bot-freier Notiz-Assistent zeichnet direkt von Ihrem Gerät aus auf, sodass in der Teilnehmerliste nichts erscheint. Damit liegt die Offenlegungspflicht bei Ihnen: Erwähnen Sie es zu Beginn des Gesprächs oder fügen Sie einen Hinweis in die Einladung ein. Einige Tools können eine Benachrichtigung über die Aufzeichnung für Sie versenden; Bluedot bietet beispielsweise optionale Aufzeichnungsbenachrichtigungen an.